テレワーク下で明らかになった、労務・人事担当者の課題とは！？

企業規模別の調査結果　＜労務担当者の実態について＞

新型コロナウイルスの感染防止策により、2020年は既存の働き方が大きく変わった節目の年となりました。
もちろん、これまでも働き方改革のもと、時間・場所を問わない個々の環境を尊重したテレワークを推進する働き方は模索されてきましたが、コロナ禍の状況で急加速。緊急事態宣言以降は、多くの企業がテレワークに取り組むことになりました。

そこで、株式会社ミナジンが今年9月17日から9月27日に、50名未満企業、50名～299名企業、300名～999名企業、1,000名以上企業の各カテゴリーから抽出した200名の人事・総務担当者を対象にテレワークの実態と勤怠管理の調査を実施。
テレワークの状況と勤怠管理の課題を示す調査結果から、あらためて「就業管理システム」の有用性を確認することとなりました。

＜実態調査の質問と調査対象＞

・調査項目
①総務人事部門でのテレワーク進捗について
②企業での、”総務・人事・労務部門”でのテレワーク推奨について
③テレワーク実施実態について
④”新型コロナ”の影響によるテレワーク導入について
⑤テレワークでの課題について
⑥”勤怠管理”方法について
⑦勤怠管理システムを導入されている企業での課題について

・調査対象：以下の各カテゴリーで200SAMPLE
50名未満企業
50名～299名企業
300名～999名企業
1,000名以上企業


●人事・総務部門のテレワークは難しい
まず、人事・総務部門におけるテレワークの実態を①～③の結果から考察していきます。①のテレワークの進み具合は、企業規模に関係なく、すべてオフィス勤務、4～8割がオフィス、2割がオフィスという具合で、ほぼ均等に3割という結果でした。②の総務人事部門でのテレワーク推奨は、50名未満企業を除き、約4割（どちらともいえないを含む）は推奨していると言えるでしょう。ただし、③の実際にテレワークを実施しているかどうかの調査では、どの企業の実施率は軒並み2割以下という結果となりました。

人事・総務部門の出社理由には郵送物の確認、押印作業、電話対応などがあるようですが、ペーパーレス化やワークフロー、テレプレゼンスなどを推進していけば、テレワークへの移行は可能。コストの問題はあるにせよ、今後これらへの取り組みは必須と言えるかもしれません。
 

 

 

 

 

●コロナ禍でテレワーク導入企業が増加

新型コロナウイルスがテレワークに影響したかどうかの調査が④。50名未満企業を除けば、約4割の企業が新型コロナウイルスの影響を受けてテレワークが進んだと回答しています。実際、緊急事態宣言が発動された4月は多くの企業がテレワーを実施。緊急事態宣言解除後も、週の半分程度はテレワークという企業が少なくないようです。
 

 

これだけテレワークが増加してくると、テレワークという働き方の課題も浮彫になってきます。そのテレワークの課題について調査したのが⑤。自分一人でモチベーションを高めること自体が難しいうえ、家族がいる自宅だと会社と同じモチベーションで仕事をするのはさらに難しいかもしれません。

 

業務量の増加は、人とのコミュニケーション手段もかかわっているかもしれません。出社していれば、面と向かって話すことで終わりますが、テレワークではメールやチャットが主体。情報を共有する場合はテレビ会議となります。一般的には、こうしたコミュニケーションも業務の一部ですから、業務量の増加という認識につながってもおかしくはありません。

●テレワークの課題で目立つ勤怠管理
テレワークの課題で目立つのは、社員の勤務管理、社員の勤務環境管理、さらには給与計算まで含めた勤怠管理。会社なら50名未満企業でもタイムカードがあれば容易に管理できますが、テレワークとなるとそうはいきません。会社の目が届かないなか、社員一人ひとりの業務を把握し給与に反映させるのは非常に困難と言えます。

 そもそも企業では、どういった方法で勤怠管理を行っているのでしょうか。その調査結果が⑥。50名未満企業、50名～299名企業の中小企業で圧倒的に多いのが前述したタイムカードです。300名～999名企業の中堅企業でも多くがタイムカードを利用しています。
 

1,000名以上企業になってくると勤怠管理システムの活用が大多数。その理由は、2016年頃から長時間労働、サービス残業などの労働問題が多く報道され、働き方改革の推進、労働関連法規の遵守を求められ始めたことが挙げられると思います。その後、2018年には経済産業省がDX推進のためのガイドラインを発表し、デジタル技術、システム活用への社会的気運が高まり、さらに2019年4月には「働き方改革関連法」が施行されました。

 つまり、この調査結果は、大企業を中心に勤怠管理システムの導入が始まり、急激な市場拡大が反映されていると言えます。従来型のタイムカードや紙、Excelでの勤怠管理では働き方改革の推進、労働関連法規の遵守は困難。今後は中堅・中小企業にも勤怠システムの導入が拡大していくと予想しています。


●勤怠管理システムに山積する課題
ところが、勤怠管理システムを導入している企業でも、様々な課題に直面しているようです。その調査結果が⑦です。これを見ると企業規模を問わず、サポート、導入・運用コスト、機能不足、給与計算ができない、不正のない打刻、法改正などへの迅速な対応、使い勝手など、満遍なく課題に直面しているのが分かります。
 

勤怠管理システムの多くはSaaSのアプリケーションとして提供されており、サポート・機能・コストなどをメリットに掲げています。ただし、基本的には「システムに人が合わせる」スタイルですから、カスタマイズが可能でも限界があります。

そもそも、勤怠管理は人事制度や労務規則に結びつく企業文化・風土にかかわるところ。企業それぞれに独自のルールがあるため、完成されたシステムには合わせにくい面があります。結局、見えてくるのは調査結果通りの課題。サポートはシステム部分のみ、欲しい機能はない、自社に合わないところを補うとコストの増加などが多くの勤怠管理システムに見られる課題と言えます。


●「MINAGINE 就業管理システム」のアドバンテージ
この調査結果をもとに、勤怠管理に求められるシステムを考察すると、「企業それぞれの運用にフィットした、永く使える勤怠管理システム」が着地点。そして、この着地点に存在する勤怠管理システムこそ、ミナジンの「MINAGINE 就業管理システム」であると考えています。
 
その理由は「MINAGINE 就業管理システム」はSaaSの勤怠管理システムながら、柔軟な設計が可能という大きなアドバンテージがあるためです。導入前に顧客となる企業の就業状況をリサーチし、ミナジンに所属する社労士が法令と社内状況に合わせた制度設計を実施。導入後も社内体制として運用できる仕組みを継続的に構築していきます。これにより、業務の効率化はもちろん、永続的なデータ運用が可能。調査結果の課題に対しても、労務の専門家によるサポート、機能不足に陥らないための制度設計、リソース削減によるコスト減などで解決することができます。

【会社概要】
会社名：株式会社ミナジン
設立：1976年10月
資本金：40,000干円
代表：代表取締役社長 佐藤 栄哲（さとう ひであき）
本社所在地：〒530-0003 大阪府大阪市北区堂島1丁目5番17号 堂島グランドビル6F
事業内容： HRMクラウドサービス事業、コンサルティング事業、BPOサービス事業、社労士ネットワーク事業

会社HP：https://minagine.jp/
就業管理システム：https://minagine.jp/system/