中小企業の書類の郵送業務を在宅ワークでも実現可能 PDF一括送付機能 追加機能を2月25日リリース

〜検索機能追加・画面デザイン変更で運用効率の向上に貢献〜

・2011年よりサービス提供しているクラウド型請求管理ソフト「MakeLeaps(メイクリープス)」のオプション機能「PDF一括送付」に新機能が追加。
・新型コロナウイルス感染症の流行により、在宅ワークの推奨が呼びかけられている。しかし東京商工リサーチによるアンケート調査結果よると、在宅ワークの実施率は大企業と中小企業では実施率に倍以上の差がある。
・PDF一括送付機能を使うことで、請求業務時に出社の必要性を削減することができる。また、今回の機能追加によってさらに効率的に運用できるようになる。
クラウド型請求管理ソフトの開発・運営を行うメイクリープス株式会社(本社:東京都目黒区、代表取締役社長:児玉哲、以下メイクリープス)が運営するビジネス向けのクラウド型請求管理ソフト『MakeLeaps(メイクリープス)』は、経理業務の多角化や在宅ワークの需要に対応するためのオプション機能「PDF一括送付機能」の追加機能を2月25日に正式リリース致します。

  PDF一括送付機能は、『MakeLeaps』以外のシステムで作成されたPDF書類を取り込み、『MakeLeaps』から郵送代行・電子送付ができる有料オプション機能です。
新型コロナウイルス感染症の流行により、在宅ワークの推奨が呼びかけられていますが、東京商工リサーチによるアンケート調査結果(※1)によると、 在宅勤務を「実施した」企業の規模別の割合は、大企業が33.7%(2,805社中、946社)「実施した」と回答したのに対し、中小企業は14.1%(12,792社中、1,813社)にとどまり、大企業と中小企業では実施率に倍以上の差が出ました。

実施率を狭めるひとつの要因として、根強い紙文化の定着などの理由が考えられます。本機能を利用することで、社外からでも印刷された紙書類の郵送送付ができるようになり、中小企業の在宅ワークの実現を支援します。また、今回の機能アップデートにより、運用時の操作がより容易となるため、業務効率の更なる向上に貢献致します。
※1 (株)東京商工リサーチ 「第二回 新型コロナウィルスに関するアンケート調査(2020年3月12日公開)」 https://www.tsr-net.co.jp/news/analysis/20200312_01.html

【追加機能の詳細】
1. アップロード結果の検索機能追加
画面上部に検索ボックスが追加され、アップロード結果の検索が行えるようになりました。
  • 取引先名
  • ファイル名
  • 結果
  • 取り込み日時(期間指定可能)
2. 画面デザイン変更
画面上部のタブで、アップロード画面とアップロード結果の確認画面を切り替えられるようになりました。

PDF一括送付機能概要:テレワーク環境の課題である書類の郵送業務をMakeLeapsで解決

 従来の『MakeLeaps』送付機能では、同ソフトウェア内で作成された書類の送付、あるいは、外部ソフトウェアで作成されたPDF書類(※2)を追加書類として送付することはできましたが、外部ソフトウェアで作成された書類を単独で送付することはできませんでした。

PDF一括送付機能を利用することで、『MakeLeaps』以外の販売管理システムや会計管理システムなどで作成したPDF書類を一括で『MakeLeaps』に取り込み、郵送代行(※3)やセキュア送信(※4)ができるようになります。

【具体的な利用例】
  • 販売管理システムで在庫一覧PDFを作成した。通常は『MakeLeaps』を介して請求書と一緒に送付をするが、イレギュラーケースとして在庫一覧PDFのみ送付したい。
  • ・見積書は『MakeLeaps』で作成・送付するが、請求書は先方指定の書類形式で送付する必要がある。請求書のみ表計算ソフトなどで作成し、PDFとして送付したい。

※2 Portable Document Formatの略称で、アドビシステムズが開発および提唱する、電子上の文書に関するファイルフォーマットです。『MakeLeaps』で指定するPDFはA4縦型サイズに限ります。
※3 郵送代行とは、書類の作成後、ポスト投函までに必要となる手間を代行できる『MakeLeaps』の機能です。
※4 セキュア送信とは、通常のメール添付形式の書類送付とは異なり、メール文面に設置されたダウンロードURLを介して書類の受け渡しを行う機能です。


■ 書類の電子化を促進し、さまざまな働き方に対応する「郵送代行」

電子帳簿保存法の認知拡大や普及に伴い、見積書や請求書などの書類の電子化への期待も年々高まっています。しかし印刷し、原本送付の慣習があるなど、請求関連業務は紙文化が根強く残っているのが現状です。
その理由のひとつとして、帳票・伝票は受取手である取引先の希望により電子化に切り替えることが難しいことなども挙げられます。そのため、請求関連書類は完全に電子化へ移行することは非常に難しく、経理担当者の業務負荷を押し上げ、押印や印刷などの作業がテレワーク実現の妨げになっていました。

郵送代行を利用することにより、今まで手作業で行っていた、印刷・封入・切手貼付・ポスト投函などの郵送に必要な一連の業務を外部委託することができ、経理担当者の工数の削減や出社の必要性を下げることができます。『MakeLeaps』は標準機能として郵送代行が搭載されており、1通 148円(1封筒あたり5枚同封まで同料金)で利用できます。

MakeLeaps』 製品概要:毎月の請求書管理をより簡単に。事務作業の効率化から働き方を改革

 『MakeLeaps』は、クラウド上で簡単に見積書や請求書をはじめとする書類を作成でき、承認、郵送代行や電子送付、入金管理や売上レポートの表示ができる請求管理ソフトです。2011年製品リリース以降、個人事業主から中堅企業まで幅広い企業様にご利用いただいています。また、2018年11月には株式会社リコーの100%子会社となり、リコーグループ内で製品機能の共同開発ならびに販売を強化することで機能開発・販売促進を進めてまいりました。

『MakeLeaps』は、請求書の作成から郵送まで、さらに売上レポートなどを一元的に管理することで手間を削減・効率化し、働き方改革に貢献してまいります。

【MakeLeaps機能概要】

会社概要】
会社名:メイクリープス株式会社
代表:代表取締役社長 児玉 哲
本社:東京都目黒区中目黒3-1-5 YK中目黒ビル2F
電話:03-4550-1530(代表)
ホームページ:https://www.makeleaps.jp
設立:2014年7月
事業内容:ビジネス向けのクラウド型請求管理ソフト『MakeLeaps』の開発・運営
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