「この仕事、本当に“管理職”がやるべき？」上司の時間泥棒業務ランキングTOP100（管理職400人以上のリアルな叫び）

今求められる“上司代行”（中間管理職支援）という選択肢を活用して人手不足をボトルネックから解決する体制を！

株式会社プロストイック

2025年4月30日 09時40分

企業の現場管理職を中心に支援をする株式会社プロストイック(本社：東京都港区)は、企業の管理職を対象に「やりたくないけど、やらなければいけない・対応している業務」に関する調査を実施しました。この調査結果から、企業の管理職が抱える業務の実態・本音などが明らかになりました。

＜調査背景＞（上司の時間が奪われる”業務は何か？400人の声で見えた実態）

現代の管理職は、戦略立案や意思決定に加え、現場業務の品質管理やメンバーの育成・業務推進など多岐にわたる役割を担っています。
とりわけプレイングマネージャーとしての比重が高まる中、現場のプレイヤー業務と組織のマネジメント業務の板挟みになり、本来注力すべき「マネジメント業務」に十分な時間を確保できていないという声が多く聞かれるようになりました。

そこで私たちは、日々の業務の中で「本来、上司がやるべきではないのでは？」と感じる業務について調査を実施し、上司が抱え込んでしまっている“非本質業務”の実態を明らかにすることを目的としました。

本調査は企業の管理職の業務負荷を可視化し、業務の適正配分やマネジメント支援のあり方を見直すきっかけとなることを目指しています。

株式会社プロストイックとは

株式会社プロストイックは組織の「プレイングマネージャー」が「本来すべき業務への集中（意思決定・マネジメント）」ができる体制を構築するために他部署間連携、現場業務の品質管理などを組織の中に入り込んで（オフィス座席や企業アカウントをお借りして）実行支援しています。

現在は主にデジタル組織を中心に現場の「品質管理」や「PMO」「現場の実行・運用支援」などを行っており当社独自の中間管理職支援（上司代行）は既に導入企業10社以上の実績あり。

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＜調査サマリー＞

調査では「上司がやるべきでない業務」を自由回答・選択形式で収集し、内容をカテゴリ分類・件数順に100位までランキング化。
回答は多岐にわたり集計結果からを「雑務・管理業務」「マネジメント業務」「プレイヤー業務」「採用・労務業務」の4カテゴリーに集約。最も業務負荷のウェイトを占めているが定型・反復型の業務である「雑務・管理業務」で上司の大きな負担になっている実態が浮き彫りとなった。
特に上位TOP5項目には属人化しやすく他者に委ねづらいが、明らかに時間を奪っている業務が集中しており、「やりたくないけどできる人がいない」「会社の文化的に決まっているもの」といった理由で抱え込んでいるケースが多く見られた。
本調査結果は上司自身の業務効率化にとどまらず、組織全体の生産性向上や人的資本の活用に直結する課題であることを示唆している。
今後は上司が本来担うべき「意思決定・育成・戦略推進」へリソースを集中できるよう、業務の分担・代行・支援といった新たなマネジメント体制の導入が不可欠であると考えられる。

ランキングTOP5のご紹介

ここでは最も声が多かった上位TOP5について解説をしていきます。

TOP5のランキングについてはこちらの通りとなります。

■ 第5位：ワークフロー申請のチェック

第5位は社内のワークフロー申請です。

「申請内容は見れば分かる。でも毎回の承認作業が面倒…」。

メンバーのワークフロー申請に対して「課長→副部長→部長→室長」のように連鎖的に承認が必要だが、誰かで止まってしまったり、不備があればまたゼロから申請し直しということになり意外と手間に感じていると回答した管理職が多数。

例えば旅費精算や備品申請など、業務に関わるワークフロー処理。

内容確認や押印、チェックといった作業が上司に集中しがちですが、ツールによる自動化やチームメンバーへの委任が可能そうな業務においても管理職である上司が対応しているというケースも回答の中には多く含まれておりました。

既に様々な効率化のツールを導入している企業は多いようですが「前任の担当者が入れたがよく使い方がわからない」「対して効率化になっていない」など結局運用・活用できずに終わっている企業も多いとのことという声が多く寄せられました。

上司がひとつひとつ対応していること自体が時間資源の大きな浪費といえます。

■ 第4位：メンタル不調者へのカウンセラー的面談

第４位はメンタル不良の面談・相談についてです。

回答のコメントより引用すると「話は聞く。でも自分でできることには限界がある…」というのが実情ではあるようです。

しかし労務に相談しても「一番当人を理解している上司が対応してほしい」と言われてしまい結局現場の管理職がケアをしているケースも多いようです。

部下の悩みに耳を傾けるのは上司の大切な役割の一つ。（一方で直属の上司の方へ相談したくないという方も多いのが部下の本音ではあるようですが）

ただし、「深刻な状態をひとりで抱え込む」「本来の業務に集中できなくなる」といった問題も起きているという声も多く寄せられました。
感情労働の負荷が高いこの領域こそ、専門機関や人事、外部支援と分担すべきエリアであるにもかかわらず、今なお“個人の努力”で対処されがちです。

■ 第3位：社内会議の議事録作成

第3位は議事録についてです。

会議後に残された時間で急いで議事録をまとめる。これは多くのマネージャーにとって“見えない残業”になっています。

議事録については部下が対応している企業も多いようですが、

・「だれも取る人がいないから」

・「若い子に言ってもあまりきちんとやってくれない」

・「誰か休んだとき用に自分でやる」等、本来メンバーがしてもよいはずの作業を管理職が代わりに行っていると回答した管理職が多数おりました。
また本来はアシスタントやツール、部下と分担すべき業務にもかかわらず、「人の手で書いた方が良い」や「慣れているから」、「会社内のセキュリティ事情でツールを入れられない」といった理由で自ら引き受けてしまっているケースがまだまだ実態としてあるようです。

■ 第2位：意味のない会議への出席

第2位は「意味のない会議への出席」です。

後ほど発表する1位の内容と同程度声として多かった内容となっております。

こちらも非常に「非合理」との声が多く
・「発言もなく、内容もすでに知っている。けど、参加しないと何か言われる…」

・「形式的な出席」

・「誰も結論を出さない会議」

・「情報共有だけの会」
など会議をすることで満足する、決定権を持つ人は決まっているのにコンセンサスを取らなければならない文化などがまだまだ根強いようです。

こうした会議に管理職が拘束される時間は膨大です。
“時間のムダ”と分かっていながらも、参加せざるを得ない文化や同調圧力が多くの現場に残っています。

■ 第1位：細かい報告書作成（上層部への定点報告）

そして第1位は上司への細かい定点報告についてです。

実際、中間の管理職が更に上のレイヤーへ報告をしているという声が大手企業に所属する管理職の方を中心に非常に多かったです。

「上層部からくどいくらい報告を求められる」「データは見れる権限があるので正直自分で確認してほしい」などと回答した管理職が多数おりました。

もちろん作成作業については部下に任せるということも考えている方もいるようでしたが、「部下に頼みたいけど、毎回自分でやった方が早くて」など結局はご自身で行ってしまうことが多いようです。

「データ集計、グラフ化、説明コメント……全部自分でやってます」などという声も多く寄せられました。

多くの管理職が毎週・毎月繰り返しているこの業務に時間を割いてまで資料を作り込むことで、戦略的判断に使うはずの思考時間が失われています。

その他6位から30位までのランキングをご紹介

6位以降の順位についてはこちらになります。

※31位以下のランキングについては別途お問い合わせにてご送付させていただきますので、お問い合わせ下さい。

株式会社プロストイックは管理職が本来すべき業務に集中できる体制をご支援します（上司代行・管理職支援）

上司の仕事は仕組み化しずらい業務が多く、ツールの導入などで解決しないものも多いです。

しかし現状としてプレイングマネージャーが本来注力すべき「戦略・意思決定・育成」の時間を、非本質業務が奪ってしまっています。
株式会社プロストイックはそんな“時間が奪われ続ける上司”の業務構造を見直し、体制再構築・仕組み化・運用を実行することで、本来のマネジメント体制を取り戻すご支援を行っています。

具体的なご支援内容はぜひこちらよりお問い合わせください。

導入事例や支援実績をご覧になりたい方はこちらから

＜調査概要＞

調査期間：2025年2月3日～4月11日

調査方法：支援企業様の管理職ならびにインターネット調査

調査対象：企業の中間管理職（20代～50代の男女）

調査人数：408名

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