打合せなどの予約調整を劇的に改善。秘書ボット付きのプロジェクト管理サービス「ヒグヌル」に新機能予約管理を追加。

TinyBetter株式会社 （本社：東京都港区、代表取締役：樋口　昭太郎）は、秘書BOT付きプロジェクト管理サービス「ヒグヌル」に予約管理機能を追加実装致しました。2019年8月28日よりリリースとなります。

• Hignull（ヒグヌル）について

Hignull（ヒグヌル）は秘書BOT付きでプロジェクト管理が円滑に行える新サービスです。
プロジェクト管理に必要な機能が充実しております。

■プロジェクト管理機能
・かんばん表示
・タスク一覧表示（明細ごと）
・コメント機能（タスクごとにコメント管理する機能）
・ガントチャート機能
・スクラム機能（カレンダーを見ながらタスクを分配する）
・親タスク子タスク孫タスクの管理
■スケジュール管理機能
・カレンダー機能（Googleカレンダー連携あり）
・GoogleMap連携
・Yahoo!路線情報
・空き時間検索機能（社内の予定調整機能、空いてる時間が一目で分かる）

これからの機能が秘書BOTと連動し、円滑にプロジェクト管理を行うことが出来ます。

詳細はこちら：https://www.hignull.com
 

• 予約管理機能

■なぜ予約管理機能を作ったか
通常メールなどで打ち合わせの予定などを調整する場合、下記の手順を踏むと思います。
①自分と打ち合わせに同行するメンバーのカレンダーをみて空いてるところを探す
②候補日を3つくらいに絞る
③先方にメールをする
上記の流れだと①と②で時間を使い、③で相手の返信があるまでその予定はキープ状態となります。
打合せの人数が多いと①と②の時間が増大し、別のクライアントとの打合せ調整が発生したらキープ予定以外で探さないといけない状態となります。

上記すべてを解決するのがヒグヌルの予約管理機能となります。
予約管理機能はGoogleカレンダー連携が可能です。

■予約管理機能での手順
まずは打合せ予約を行うための条件を設定します。

 

打合せに参加するメンバーを複数人選ぶことができます。
候補日を検索するための条件も設定します。
※候補日の期間、曜日設定など。より詳細なオプション設定も可能。

設定が完了すると下記のようにメンバーの空き時間をもとに打合せ調整可能な日程が青色で表示されます。
既に予定ありの時間帯は灰色となり選択不可となります。
メンバーの予定をリアルタイムで反映しており、検索も一瞬で行われる為、候補日の算出に使う時間が大幅にカットされます。
このURLをメールに記載するだけで先方は打合せ日を選ぶことが出来ます。
他のクライアントから打合せ調整が発生した場合も同じURLを送れば同時進行で予定調整が行えます。
先に埋まった日程はリアルタイムで灰色となります。

メールを送られた側は青色の候補日から日程を選んでリクエストを送信することができます。
スマホ画面にも対応している為、携帯からメールを見てすぐに日程のリクエストを送ることも可能です。

送信ボタンを押すと双方に仮予約メールが送られます。
※仮予約なしですぐに確定する設定も可能

リクエストされた予約は一覧で見ることが出来ます。
赤背景で「未確認」と表示されているものが仮予約状態の明細となります。

問題なければ確定に変更します。
Googleカレンダーの連携機能がある為、連携を行っている場合はスケジュールをどのカレンダーに追加するか選択することが出来ます。
確定したタイミングで双方に確定メールが送られます。

整理すると下記となります。

①予約管理用のURLをメール送付
②先方が日程を指定
③仮予約から確定にする

■改善点まとめ
・打合せメンバーの空き時間を探す手間がなくなる
・メールで候補日を投げた場合の返信待ちキープ状態がなくなる
・メールで決まった日程のカレンダー反映忘れがなくなる

予約管理機能に加え、プロジェクト管理機能、スケジュール管理機能で業務をより効率的に行うことができます。

Hignull（ヒグヌル）はインストールなしで即時使用可能となります。
現在、1ヵ月無料トライアル期間を設けております。

トライアル申込はこちら：https://www.hignull.com
お問合せはこちら：[e-mail]
 

• 開発経緯（社長コメント）

予約の管理はビジネスマンであれば多くの人がやっていると思います。メールでのやりとりでは時間も取られてしまいますし、ブロック中の日程に被ると予定が確定するタイミングも遅れてしまいます。予定の調整が特に多い職種の人だとかなりの時間を取られてしまいます。
例えば
・採用担当で毎日5件前後の学生との面接をしている
・保険の営業担当で毎日5人前後の人といろいろな場所で会う
というような職種の人だと予定の調整だけで一苦労です。既に似たサービスもある中でHignullにこの機能を追加した理由は細かい部分で機能が足りてないなと感じたからです。
1.移動時間の考慮
2.複数人の担当
3.指定した枠のみ表示
4.複数のカレンダー設定
といった部分で機能が足りていないと感じました。
1.移動時間の考慮
予定を入れてもらう際に予定の場所の考慮がないと移動時間を考えるとその時間は無理という状況が発生します。そうすると再度調整が必要になってしまい業務が効率化されません。Hignullでは相手が登録する際に最寄り駅を考慮しながら登録ができこういった再調整の手間を避けられます。
2.複数人の担当
面接を複数人でやる場合はそのメンバーの空き時間を表示する必要があります。多くのサービスは個人の空き時間の表示機能しかありません。これでは結局従来と変わらない形での調整しかできません。Hignullでは複数人のメンバーの空き時間を表示する機能があるので非常にスムーズに調整ができます。
3.指定した枠のみ表示
他には経営者に使ってもらったフィードバックでは「あんまり予定が空いてるのを見せたくない」という意見がありました。経営者や部長職のユーザーにとってはこういった人間の微妙な気持ちの部分にツールが対応していることは重要です。Hignullでは「1時間の枠を3つ指定してそこだけを空き時間で表示する」という機能があるので気持ちよく使うことができます。
4.複数のカレンダー設定
こういった様々な場面で使っていくと複数の設定を保持したくなってきます。例えば採用面談と夜の会食では時間帯が異なります。Hignullでは複数のカレンダー設定を登録でき使用用途に応じて使い分けることができます。他のサービスでは1つの設定のみしか持てず複数のシーンで使い分けることができないものが多いです。
以上のように非常に細かい部分までUXを突き詰めて機能を設計してあります。ぜひ一度お試しください。
 

• 会社概要

商号　　　　　： TinyBetter株式会社
代表者　　　　：代表取締役 樋口昭太郎
所在地　　　　：〒107-0052 東京都港区赤坂2丁目 14-11天翔オフィス赤坂303
設立　　　　　：2017年9月
事業内容　　　：自社サービスの開発・販売・運用
　　　　　　　：　ITコンサルティング(IT戦略・企画立案・システム開発）
URL　　　　　： https://www.hignull.com
問い合わせ先　： [e-mail]