【建設業界における紙での契約の問題点】約6割の方が「契約書を紛失したことがある」と回答！契約書の紛失によりトラブルにまで発展したことは？

約8割の方が「紙で契約を行うことに関して問題点がある」と回答

リーテックス

2023年9月21日 14時00分

リーテックス株式会社は、ゼネコンで営業（発注者との契約）を担当している方を対象に、「建設業界における紙での契約の問題点」に関する調査を実施しました。

前回行った「建設業界における紙での契約」に関する実態調査（https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000007.000057244.html）」で、建設業界ではまだまだ紙での契約を取り入れているところが多い一方で、9割以上のゼネコンで営業（発注者との契約）を担当している方が「紙での契約には課題もある」と感じていることが明らかになりました。

契約書を作成する過程において、書類の管理や持ち運びが大変といった理由により一部の業務内容を改善したいと考えている様子なども窺うことができました。

では具体的に、紙での契約にはどのような問題点があるのでしょうか？

そこで今回、独自開発による日本で初めての電子契約サービス『100年電子契約』（https://le-techs.com/100yr/）を提供するリーテックス株式会社は、ゼネコンで営業（発注者との契約）を担当している方を対象に、「建設業界における紙での契約の問題点」に関する調査を実施しました。

※本記事でのアンケートは、いずれも「発注者との契約に際して」を前提に伺っています。

＜調査概要＞

調査概要：「建設業界における契約書の管理」に関する調査

【調査期間】2023年8月15日（火）〜2023年8月16日（水）

【調査方法】リンクアンドパートナーズが提供する調査PR「RRP」によるインターネット調査

【調査人数】300人

【調査対象】ゼネコンで営業（発注者との契約）を担当している方

【モニター提供元】ゼネラルリサーチ

紙で契約書を保管している割合は？

はじめに、契約書をどのように保管しているのか伺ってみましょう。

「現在、締結した建設工事請負契約の契約書はどのように保管することが多いですか？近いものを教えてください」と質問したところ、『紙の契約書を社内（営業部門）に保管している（36.3％）』と回答した方が最も多く、次いで『紙の契約書を社内（本社管理部門）に保管している（15.7％）』『電子化した契約書を社内（営業部門）に保管している（15.3％）』『紙の契約書を社内（現場に近い支店などの管理部門）に保管している（15.0％）』『電子化した契約書を社内（本社管理部門）に保管している（7.7％）』と続きました。

保管する場所は違えど、約7割が紙の契約書を社内で保管していると回答しました。

次に、契約に関係するBIMや3D CADデータなどは、どのように保管されているか聞いてみました。

「現在、建設工事請負契約時のBIMや3D CADデータなどは、どのように保管することが多いですか？近いものを教えてください」と質問したところ、『プリントアウトして、社内（部署や営業所）に保管している（27.0％）』と回答した方が最も多く、次いで『ファイルに保存して、社内サーバに保存している（26.7％）』『ファイルに保存して、社内（部署や営業所）のHDDなどに保管している（22.0％）』『プリントアウトして、帳簿（契約書）などと一括して書類保管サービスなどの社外に保管している（14.3％）』『ファイルに保存して、社外サーバ（レンタルサーバやクラウドサービスなど）に保管している（7.3％）』と続きました。

紙媒体での保管が最も多い結果となりましたが、建設工事請負契約の契約書に比べると電子データ保存の割合が多いようです。

約6割が紙媒体の契約書を無くした経験があると回答

電子データでの保存よりも、契約書を紙で社内に保管している方が多いことが分かりました。

契約に関する書類については、税法上7年は保管する義務がありますが、実際にはどの程度の年数保管をされているのでしょうか。

「建設工事請負契約時の関連図書は、通常何年保存していますか？」と質問したところ、『1年未満（3.3％）』『1～3年未満（8.3％）』『3～5年未満（24.0％）』『5～10年未満（36.7％）』『10～50年未満（24.3％）』となりました。

5年に満たない年数の回答もあれば、義務期間以上の長期間保管をしている様子も窺えます。

契約内容によっては保管義務よりも長期期間保管をする必要性もあると思いますが、長期期間の保管となると、管理も大変で煩雑化することもあるのではないでしょうか。

そこで「以前締結した契約書を探すのにどれくらい時間がかかりますか？」と質問したところ、『1時間程度（32.7％）』と回答した方が最も多く、次いで『数時間程度（31.7％）』『1日程度（21.0％）』『数日程度（12.0％）』『それ以上（1.7％）』と続きました。

数時間程度で探せるという回答が多かったものの、3割程度は1日～数日以上かかると、管理がしっかりしきれていない様子もみてとれますが、契約書が見つからなかったこという経験もあるのでしょうか。

「過去締結した契約書が見つからなかったこと（紛失したこと）はありますか？」と質問したところ、およそ6割の方が『はい（58.0％）』という結果となりました。

さらに、「過去締結した契約書が見つからなかったことでトラブルに発展したことはありますか」と質問したところ、約7割の経営者が『はい（72.4％）』と回答し、契約書の紛失やそこからトラブルに発展してしまったということは決して少ない事象ではなく、契約書の保管・管理体制として十分ではないところもあるようです。

約8割が紙媒体での契約に問題があると回答！

これまで、紙の契約書に関する実態について伺ってきましたが、実際に紙媒体での契約に問題を感じている方はどの位いるのでしょうか。

「紙で契約を行うことに関して、どのくらい問題点があると思いますか？」と質問したところ、『とても大きな（多くの）問題点があると思う（28.7％）』『やや問題点があると思う（52.7％）』と、約8割の方が『問題点があると思う』と回答しました。

さらに、「紙での契約を継続することで、どのような点に問題があると思いますか？近いと思うものを教えてください（複数回答可）」と質問したところ、『保管場所として広いスペースが必要になる（58.2％）』と回答した方が最も多く、次いで『探している書類がすぐに見つからない可能性がある（54.1％）』『紛失や盗難の恐れがある（36.1％）』『工数削減につながらない（35.3％）』『印紙代などコスト削減につながらない（33.6％）』と続きました。

紙での契約に対する問題意識は全体的に高いと言える結果となりましたが、それでも紙媒体での契約を継続しているのにはどのようなり理由があるのか聞いてみました。

「紙での契約が“必要”だと思う理由として、近いものを教えてください ※変えなければならない逼迫した理由がない、今のままでも問題ない、などの理由を除く（複数回答可）」と質問したところ、『紙での契約に慣れているから（39.3％）』と回答した方が最も多く、次いで『業界的に電子契約で契約を行うことが難しいから（特殊だから）（34.7％）』『電子化に必要な電子機器を保有している人ばかりではないと思うから（30.0％）』『変えると混乱が生じると思うから（28.3％）』『高齢者など電子システムやツールの扱い方がわからない人が多いから（27.0％）』と続きました。

紙での契約に問題点を感じつつも、慣れや仕組みを変えるには多大な労力が必要なため、電子契約へ移行できない、しないという理由が多いのかもしれません。

また、過去に書面化を義務づけられていた点や、企業の状況として電子化への対応が難しい場合もある点など、建設業界ならではの理由も相まっているではないでしょうか。

【まとめ】建設業界における紙媒体での契約に対して問題意識はあるものの、切り替えられない現状も。

今回の調査で、建設業界における紙媒体での契約についての問題点について分かりました。

ある程度の期間契約書を保管しているものの、管理がしきれておらず、トラブルに繋がっている様子も見受けられました。

ただし、業界的に電子契約に切り替えるとしても中々踏み切れない理由もあるようですが、仕組み化等導入に際して整えるべき点を整えられれば導入も不可能ではなさそうです。

近年着実に広まっている「電子契約」。
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