日程調整ツール「eeasy」、多人数会議を調整する際に有用な「投票制」の日程調整技術で特許を取得

株式会社Ｅ４(所在地：東京都千代田区、代表取締役社長：杉本 太一朗)は、運営する日程調整ツール「eeasy」(イージー)において、多人数会議の日程調整を行う場合に有用となる「投票制／投票型」の日程調整技術に関して、特許を取得いたしました。

多人数会議の日程調整を行う場合、事前にピックアップしておいた複数の候補日程に関して、主催者が各参加者から参加可否を集めて会議日程を決定する、いわゆる「投票制／投票型」と呼ばれる手法が用いられることがあります。

本特許技術は、Googleカレンダー・Outlookなどに代表される外部カレンダーツールと連動させて、外部カレンダー上の空き日程を自動で考慮しながら、当該「投票制／投票型」と呼ばれる日程調整手法を実現する技術です。


 

• 特許概要

Googleカレンダー・Outlookに代表される外部カレンダー上の空き日程を自動で考慮しながら日程調整できるツールにおいて、多人数が参加する会議(※１)の日程を、複数の調整相手との間で下記手順に沿って調整する技術。（特許第６９２８４０９号）

 

【１】会議の主催者(※２)は、日程調整ツール上にて、日程調整に必要な各種条件を入力し、また、調整相手に送付する「会議の候補日程」を決定する

【２】主催者は、【１】に応じて発行された日程調整用URL(※３)を、調整相手(※４)に送付する

【３】調整相手は日程調整用URLにアクセスし、表示された候補日程に対して参加可否を入力する（各調整相手がそれぞれ【３】を行う）

【４】主催者は、【３】の入力完了通知を受け取って日程調整ツールにアクセスし、各調整相手が入力した【３】の情報を画面上で確認しながら、会議の開催日程を決定する

【５】【４】に応じて、主催者が使用する外部カレンダーに、会議日程が予定として自動登録される
 

※１：便宜上「会議」としていますが、用途は会議に限定されるものではありません。
※２：会議の主催者は、日程調整ツールのユーザーであることが必須であり、主催者が使用する外部カレンダー上の予定(空き日程)を自動で考慮しながら日程調整を行います。
※３：便宜上「URL」としていますが、調整相手が日程調整ツールに簡単にアクセスできるものであれば、URL以外のアクセス技術でも代替可としています。
※４：調整相手は、日程調整ツールのユーザーであることは必須ではありません。

※補足：本特許技術は、上記内容だけで特許権として成立する技術ですが、特許の取得範囲には、さらに上記技術に付加できる以下のような「付加技術」も含まれます(一部抜粋)。

・会社同士の調整時に、窓口担当者が複数社員を代表して調整できる付加技術
・会議に参加しない秘書などが、代理で調整できる付加技術
・【４】の適切な実行タイミングにて、主催者に対して自動通知できる付加技術
・調整相手に対して、決定した会議日程を自動通知できる付加技術
・調整相手が日程調整ツールのユーザーである場合に利便性を向上させる付加技術
・日程調整と同時に、会議室を自動で確保できる付加技術


 

• 本特許技術が有用になる日程調整パターン

・多人数での会議・会合・飲み会を開催する場合（社内／社外／プライベート）
・全員が参加しなくても良いが、より多くの参加者が参加できる日程で開催したい場合
・全員が参加しなくても良いが、必須参加者が参加できる日程で開催したい場合
・調整相手／参加者の人数がはっきりと決まっていない中で日程調整したい場合


 

• 日程調整ツール「eeasy」について

eeasyは、Googleカレンダー・Outlook予定表と連携することで、空き日程を自動判定し、ビジネス上の日程調整を自動化するサービスです。

ビジネス上の「ほぼ全てのシチュエーション」に対応できる日程調整機能を備えており、機能の充実度は業界トップレベルを誇ります。また、機能の充実度や使い勝手の良さだけでなく、eeasyが実施している高度なセキュリティ対策も数多くの上場企業・大企業に評価され、すでに東証一部上場企業を始めとする10,000社以上にご導入いただいています。

◆ 日程調整の概要
・ 日程調整はURLを相手に送るだけ      …  最短10秒
・ ダブルブッキングなし               …  常に空き日程で自動調整
・ 予定は自社カレンダーに自動登録     …  手間も漏れもなし

◆ 対応できる日程調整シチュエーション（一部抜粋）
・ユーザー個人の調整
・社内同席者を含めた調整
・社内メンバーの代理調整
・３社以上での調整
・Web会議の調整 (Web会議URLの自動発行)
・会議場所の同時調整 (訪問・来客時など)
・説明会・セミナーの予約受付
・ルール設定による担当者自動アサイン

◆ サービスサイトURL： https://eeasy.jp/
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• 株式会社Ｅ４　会社概要

「当たり前を変える」「新たな概念を創り出す」「より便利にする」「関わる人の笑顔を増やす」、そんなことを目論み、自ら楽しみながら事業を創出・展開していく会社です。

運営する日程調整ツール「eeasy」は、高い機能性が評価され、既に10,000社を超える企業にご導入いただいています。さらに、サービス開始10カ月でZoomの導入実績10,000社超を誇るNECネッツエスアイ株式会社(東証一部)との業務提携を実現し、また、数々の有名ベンチャーを選出してきた富士通アクセラレーターfor Work Life Shiftにおいて採択されるなど、著名な大企業からも多数ご評価をいただき、業界のトップランナーとして注目されています。

《会社概要》
会社名  ： 株式会社Ｅ４（読み：イーフォー）
所在地  ： 東京都千代田区二番町9番地3
代表者  ： 代表取締役社長  杉本 太一朗
設立    ： 2018年7月
URL     ： https://www.efour.jp/