出社困難でも業務の質を保つ防災訓練「バーチャル出社DAY」を実施

ニューノーマルの防災訓練はバーチャルで？全従業員がバーチャルオフィス「ｏＶｉｃｅ（オヴィス）」での業務遂行とコミュニケーションの訓練を行う「バーチャル出社ＤＡＹ」

株式会社澤村

2022年9月28日 09時00分

ミライをひらくきっかけを創造する総合建設会社ＳＡＷＡＭＵＲＡ（本社：滋賀県高島市）は、災害や感染症などの不確実な脅威への備えとして、全従業員がバーチャルオフィス「ｏＶｉｃｅ（オヴィス）」での業務遂行とコミュニケーションの訓練を行う「バーチャル出社ＤＡＹ」を実施しました。いざという時の従業員の安全を確保しつつ、地域の生活を支える建設業として事業が停止することのないよう、ニューノーマルの防災訓練の一環として今後も定期的に実施していきます。

高まる不確実性に備える、守りのバーチャルオフィス

コロナ禍により急遽出社ができなくなったり、豪雨や台風などの影響で交通網が寸断されてしまったりと、従業員が「出社困難」となる事態は日常的に見られるようになりました。企業のＢＣＰ（事業継続計画）策定にも注目が集まる中、ＳＡＷＡＭＵＲＡでは部分的に導入しているハイブリッドワーク制度を社内に一層周知し、また、リモートワークに馴染みづらい現場の施工管理職でもバーチャルオフィスを活用できるよう、業務遂行とコミュニケーションのための訓練を企画。９月１日「防災の日」にあわせ、全従業員がバーチャルオフィスにて業務を行う「バーチャル出社ＤＡＹ」を実施しました。
当日はリモートワークを推奨し、出社・リモート問わずバーチャルオフィスにログインし業務を行いました。

毎朝の全体朝礼もバーチャルで。現場立会や外出を除く全員参加で、異なる拠点の従業員も一同に会しました。

新卒社員から勤続４０年のベテランまで。ツールは全員が使えて意味を持つ

バーチャル出社ＤＡＹでは１日に３回、規定の時間に他の従業員に話しかけることをルールとしました。オンラインコミュニケーションの心理的なハードルは「使ったことがない」「相手の様子がわからない」という素朴な部分にあると考え、業務として一斉に話しかける経験をすることで、バーチャル空間での交流に慣れていない５０代以上や現場の従業員も含めて、ゴールである「全員が使える」状態を目指しました。使い方については事前に丁寧に周知した上で、当日の社内打ち合わせはすべてバーチャルオフィス内の会議室で実施。操作がわからない、音声が出ないなどの課題もその場で解決していきました。

一同に会する機会を利用した、社内ラジオによるコミュニケーション企画も

複数の拠点や現場からバーチャルオフィスに集合する機会をより活用するため、当日には従業員間のコミュニケーションを促進する社内放送局企画も実施。人事・広報の担当がＭＣをつとめ、昼休みの時間に、事前アンケートで集めた「お便り」「リクエスト曲」を紹介する「ＳＡＷＡＭＵＲＡラジオ」を放送。バーチャルオフィスのチャット欄も利用しながら盛り上がりました。

「いま熱中していること」や「思い出の曲」などをエピソードとともに紹介。普段知る機会のない社員の情報が聞けるとあって、５０名以上が視聴しました。

【３年で社員数が１．６倍に。職場環境づくりとコミュニケーション施策の強化を推進】
ＳＡＷＡＭＵＲＡでは、創業７０年を前に「滋賀を代表するブランド企業になる」というビジョンを掲げ、
リブランディングを実施。その後の３年間で従業員数が８０名から１３０名へと１．６倍超増加しました。
一方で働きやすいオフィス・社内制度などの環境づくりと、様々な理念共有・コミュニケーション施策を
推進し、高い定着率を実現しています。（新卒社員の３年以内離職率４％）

■ 会社概要
滋賀・京都・福井エリアを中心に、新築注文住宅・リノベーションからオフィス・店舗・工場・公共施設の建築・土木にいたるまで、ワンストップで課題を解決する1950年創業の総合建設会社です。
ＳＡＷＡＭＵＲＡマルシェをはじめ、地方における豊かな働き方や暮らし方を提案し、地域全体が活性化するきっかけづくりに取り組んでいます。