Excel管理に陥りやすい人材派遣業のシフト管理をDX化!シフト・勤怠管理DXサービス「oplus」を活用し、ライフシールドが2名体制200時間から1名体制100時間までの工数削減に成功!

従来のシフト作成で使用していたメールやExcel管理から脱却し、作業効率向上を実現

Oplus株式会社(所在地:東京都渋谷区、代表取締役社長:杉原 和樹、以下当社)が管理するブラウザ・スマホ・アプリの全てに対応したシフト・勤怠管理DXサービス「oplus(オプラス)」が、株式会社ライフシールド(本社:東京都中央区、代表取締役:和田 章剛、以下ライフシールド)に導入され、oplusをご利用いただいている約500名のスタッフを抱えている人材業界の企業様で初めてシフト作成時間を2名体制200時間から1名体制100時間まで削減したことをお知らせします。

  • ライフシールド様が抱えていた課題
ライフシールド様は大きく下記2点について課題を抱えていらっしゃいました。

■課題① 500名分のシフト作成と個別連絡にかかっていた膨大な作業時間
今回oplusを導入いただいた現場では、約500名のスタッフが在籍しており、oplus導入前はシフト作成に“メール”と“Excel”を利用されていました。シフト作成から完成したシフトの共有までに2名体制で約200時間かかってしまい、他の業務を行うことが難しく、課題を感じられていました。

【シフト管理の作業内容】
① 約500名のスタッフにシフト希望の提出依頼の送付と回収。
② シフト希望のメールを確認しながらExcelでシフトを作成。
③ 完成したシフトをスタッフ一人ひとりにメールで送付。
④ シフト確定後のキャンセル・追加対応などのシフト再調整。

■課題② 手書きのタイムシートでの勤怠管理によるヒューマンエラーや回収作業に伴う工数
oplusを導入いただく前は、手書きのタイムシートに出勤日時を管理されており、“FAX”や“メール”で500名のスタッフの方々とやり取りを行っていたこともあり、回収作業を進めることが困難でした。また、手書きであるため記載されている文字が読みづらいケースもあり、不備がある度にメールでのやり取りが生じてしまい、給与を締めるのにとても苦労されていらっしゃいました。

【勤怠管理の作業内容】
① スタッフにタイムシートを記入してもらい、タイムシートの画像を送付してもらう。
② 勤怠管理者3~4名体制で送付していただいたタイムシートをもとにExcelに転記。
③ どのスタッフがタイムシートを提出しているか、Excelでチェックを付けながら管理。
 
  • oplusの活用方法
「シフト調整」と「勤怠管理」、「全体周知」でoplusをご活用いただいています。全体周知には、メッセージを自動送信できる“メガホン機能”や全体や特定のスタッフにメッセージを送ることができる“掲示板機能”を使用されています。
 
  • oplusの導入効果
oplusを導入いただき、シフト管理において2名体制で200時間かかっていた作業を1名体制で100時間まで削減することに成功しました。

メールとExcelでの管理の際に苦労されていたシフトの転記作業は、2名体制で20時間かけていらっしゃいましたが、導入後はoplusを通してシフト提出を行っていただき、シフト調整前に行われていた作業を全てなくすことができました。また、ライフシールド様の運用ではシフトの種類が5つあり、以前は記載ミスなどもありましたが、現在はoplusの管理画面の中でご選択いただけるため、ミスなく運用を行っていただいております。

さらに、勤怠管理においても、導入前に行われていたスタッフ様とのメールでのやり取りやExcelへの転記作業も一切なくすことができ、作業行程の削減とヒューマンエラーの防止にも貢献しております。

工数削減できた時間を他の業務へとお使いいただくことができ、業務効率化を実感していただいています。
 
  • 今回の課題解決に活用したoplusのプラン内容

■ご活用プラン
ライフシールド様は、oplusの「Pro+勤怠プラン」をご活用いただいております。

■料金プラン
Pro+勤怠プランは、1ユーザー様 200円/月額(税別)でお使いいただけるプランです。

サービスに関するお問い合わせ:https://opluswork.com/contact

 

 
  • 無料から使えるシフト・勤怠管理DXサービス「oplus」とは
「oplus」はシンプルで直観的な操作性でDXを実現し、ブラウザ・スマホ・アプリの全てに対応したクラウド型シフト管理サービスです。管理画面の操作確認などは無料でお試しいただけるため、その上でご検討いただくことが可能です。また、シフト管理を行う上で必要な出勤要請・労務管理・概算人件費計算・自動シフト作成機能を備えており、充実したサービスとなっています。
URL:https://opluswork.com/
 
  • 株式会社ライフシールドについて
会 社 名:株式会社ライフシールド
所 在 地:東京都中央区新川1丁目3番10号旭ビルディング6階
設 立:2014年1月
事 業 内 容:2,000万円
資 本 金:人材派遣事業、人材紹介事業、人材コンサルタント事業、その他事業
代表取締役:和田 章剛
URL:http://www.lifeshield.co.jp/
 
  • Oplus株式会社について
会 社 名: Oplus株式会社
所 在 地: 東京都渋谷区桜丘町31-14 岡三桜丘ビル SLACK SHIBUYA 901号
設 立: 2019年10月
事 業 内 容: シフト・勤怠管理システムの開発・運営
資 本 金: 310万円
代表取締役: 杉原 和樹
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