テレワークと分散オフィスをベースにした働き方を支えるとともに総務のリモートワークを実現する「クラウドメール室」ー α版サービス 先行導入パートナー企業募集 ー

株式会社トドケールは郵便物管理システム「オフィスでトドケール」および遠隔メール室「クラウドメール室」で新しい働き方を実現します。#郵便物管理 #テレワーク #総務 #メール室 #働き方改革

オフィスの郵便物をデジタルに管理するクラウドアプリケーション「オフィスでトドケール」の開発・運営を行う株式会社トドケール(本社:東京都千代田区、代表取締役:野島剛、以下 トドケール)はこの度、総務のテレワーク・在宅勤務を可能にする遠隔メール室運営サービス「クラウドメール室」のα版 先行導入企業様を募集いたします。

事業名:総務のテレワークを実現する遠隔メール室「クラウドメール室」
事業概要:法人のオフィスに届く郵便物をデジタルに通知・管理するメール室業務代行サービス
コーポレートサイト:https://todoker.com
 

 

 

α版サービス 先行導入企業様を募集いたします。
10月27日より「クラウドメール室」のα版サービス 先行導入企業様を募集いたします。企業の規模に制約はございません。従業員数名の企業様から規模に関係なく募集をいたします。一方、現在のサービス提供可能エリアの制約から、勝手ではありますが本募集の対象となる企業様は東京23区内にオフィスを構えている企業様に限定させていただきます。

  • メール室機能がなく、外部に安価で代行を依頼したい企業様
  • 総務・メール室の郵便物処理の工数をゼロにしたい企業様
  • テレワーク・在宅勤務の郵便物に対応してもらいたい企業様


α版サービス提供にお申込みいただいた場合の特典

  • 導入にかかる手数料をすべて無料とさせていただきます。
  • 利用料をすべて50%割引にてご提供させていただきます。


 2020年は働き方の大きな転換点となりました。COVID-19が引き起こした世界的なパンデミックはこれまでの働き方に大きな変革を迫りました。これまで主流であったオフィスへの出社を基本とする集約的な労働環境は出社制限による在宅勤務を中心とする分散した環境へと変化を余儀なくされました。仕事場は分散した場所からインターネットでバーチャルにつながる環境へと変化し、人々はその急速な環境の変化に適応する必要がありました。

 しかし、物理的なモノに対処するためには出社は避けられません。代表例が郵便物や配送物です。せっかくテレワークを導入してもオフィスの郵便物を受け取るために従業員がわざわざオフィスに出向いたり、郵便物や配送物に対応する総務だけがテレワークを実現できなかったりとオフィスの郵便物はテレワークを基本とする新しい働き方のボトルネックとなっています。

 トドケールは在宅勤務中の社員様がオフィスの郵便物を確認できるよう郵便物を通知・管理するテレワーク環境に郵便物の処理を最適化するクラウドアプリケーション「オフィスでトドケール」を2020年9月23日にリリースいたしました。そして、2020年10月27日に総務やメール室における郵便物管理をすべて代行し、総務・メール室のテレワークを可能にする「クラウドメール室」のα版サービス提供を開始いたします。


クラウドメール室では:
  • 面倒な郵便物対応をすべてトドケールが代行します。
  • 「オフィスでトドケール」により郵便物はすべて通知・管理されます。
  • 転送・PDF化・オフィスでの受取のオプションの中から郵便物を受け取る方法を選択することができます。
  • 郵便物の状況はクラウドアプリケーション「オフィスでトドケール」により常に共有されます。
  • オフィスへの郵便物の配送・回収を行います。

クラウドメール室の仕組み:


 

期待される効果
★人件費の削減・書類電子化への準備
 メール室の運営にはコストがかかります。郵便物をポストから回収する作業に加えて、各部署への仕分けや企業様によっては各フロアや部署まで持っていく作業もあります。重要な書類や内容物であれば、受取の記録を紙面やスプレッドシートに記載して受け渡しの記録も持たなければ、トラッキングもできません。そして、もし紛失事故が起きたときには総務やメール室が総出で探し回るという時間は無駄以外の何物でもありません。

 「クラウドメール室」では、ポストからの回収・仕分け・通知の作業までを遠隔で代行し、メール室運営にかかる人件費を大幅に削減することを可能にします。また、郵便物の量に比例する従量制の料金体系となっていますので、書類の電子化を進め郵便物が少なくなれば費用も減少していきます。

★テレワークの効率化
 テレワーク環境下にあってオフィスに出勤しない時も郵便物のことを考えて総務やメール室に問い合わせるのは在宅勤務をする社員の方と総務・メール室の方の双方にとって負担です。また、郵便物を受け取るためだけに出社することもテレワーク・在宅勤務の生産性を損なう残念な行為です。

 クラウドメール室では、届いた郵便物や配送物をラベルと全体像を写真に収めて通知し、希望に応じて転送やPDF化を行います。特にご指示がなければ、定期的にオフィスまで配送を行いますので、オフィスにて受け取っていただくことも可能です。

★総務のテレワークを実現
 オフィスへの出勤を各社が自粛していた緊急事態宣言の中であっても、総務がテレワークを実施できた割合はわずかに1.6%でした(*)。そして、テレワークができなかった理由に多くの企業様で郵便物への対応が挙げられています(*)。緊急時のBCP(事業継続計画)の観点からも、今後は従業員がオフィスに出社しない場合であっても滞りなく業務が継続できるオプションを準備しておくことは有用です。

 また、「クラウドメール室」を利用したとしても、総務やメール室の方が自分たちで処理したいと考える重要な郵便物や配送物は「オフィスでトドケール」を用いて、「クラウドメール室」で処理された郵便物や配送物とともにクラウドシステムで一元管理することが可能です。
(*出典:月刊総務調査 https://www.g-soumu.com/news/2020/06/)

サービス提供にあたっての我々のビジョン
 COVID-19以前から労働者を取り巻く環境が変化するスピードは過去とは比べ物にならないほど速くなっていました。インターネット、スマートフォン、人工知能など新しいテクノロジーの出現、企業統廃合の加速、女性の社会進出、人材流動性の上昇、フリーランスの増加など、多くの変化がありました。これらの変化の結果、労働者の働く環境へのニーズは多様化し、その環境の多様性は多くの労働者が重要視する要素となりました。

 
 そして、今、人材確保・コスト管理の観点から働き方を総合的にマネジメントする総務および設備管理(ファシリティマネジメント)機能の重要性が高まっています。企業が必要な人材を確保するためには働く環境も労働者のニーズの変化に適応する必要があります。同時、この環境整備はオフィスやコミュニケーションツール、企業文化に関係するコストを最適化させることも意味しています。

 トドケールは多様化する労働者のニーズに応えるコワーキングスペースやサテライトオフィスの利用、テレワーク・在宅勤務の導入といった働き方のイノベーション・多様性を実現する施策を支援し、より豊かで快適な、競争力がある働く環境を実現したいと願っています。そして、働き方を変える中で総務やメール室など一部の人々が置き去りになることがないよう、アイデアとテクノロジーを駆使して、同時に日本が世界の働き方をリードする国になれるようすべての人が平等に変化の恩恵を受けることができるソリューションを提供してまいります。

株式会社トドケール会社概要
ミッション:ウケワタシの不便を解消する

会社名:株式会社トドケール
会社所在地:東京都千代田区九段南1-5-6りそな九段ビル5階
設立:2018年7月
代表取締役:野島 剛
事業内容:

- オフィス・館内物流を管理するクラウドアプリケーション「オフィスでトドケール」(https://todoker.com/product_office/)の開発・運営
- オフィスに届く郵便物をデジタルに通知・管理するメール室業務代行サービス「クラウドメール室」(https://todoker.com/product-cloudmail/)の提供


代表者経歴
代表取締役CEO:野島 剛(ノジマ ツヨシ / TONY NOJIMA)
四大監査法人の一つPwCあらた監査法人にて、各種のコンサルティング業務に約10年間従事した後に渡米し、University of California, Irvine(カリフォルニア大学アーバイン校)にてMBAを取得。米国にて不動産投資ファンドの投資アナリスト職、電子宅配ロッカー製造販売を行うベンチャー企業の戦略アナリスト職を経て帰国後、トドケールを創業。公認会計士・税理士・日本証券アナリスト協会 認定アナリスト・応用情報技術者・運行管理士。

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