IT技術を駆使して自社システム「ReWork」開発
創業95年、25歳で事業承継した若き新社長がDXを推進。不動産テックによる年間約1350時間の業務効率化に成功
建設・不動産・賃貸管理・仲介事業を展開するハタス株式会社（愛知県刈谷市熊野町、代表取締役社長：塚本龍生）は、賃貸管理業務の効率化と従業員の負担軽減を図るべく、IT技術を駆使した独自の業務支援システム「ReWork（リワーク）」の開発を行い、業務効率化を図りました。開発期間は2022年4月から2024年4月まで約2年に及び、情報システム課を中心に現場部門と連携してゼロベースでシステム構築を進め、ニーズに即した柔軟な機能と運用を実現しました。
導入背景と目的
現場の業務フロー改善を目指して。
近年、不動産管理業務の現場では、人手不足や業務量増加の中で効率化と働き方改革が大きな課題となっており、当社においても限られた人員で業務を回しつつサービス品質を維持・向上させる取り組みが求められていました。また管理業務の一つである入居者が退去する際の立ち会い・精算業務の負担が非常に大きかったため、まずはこの工程の効率化を考え独自の業務支援システム「ReWork」の開発に着手。賃貸管理現場の業務フローのデジタル化を推進しました。
ReWorkの開発期間は約2年。アップデートを随時行い完成品へ
開発は2022年4月から2024年4月まで約2年に及び、ゼロベースでシステム構築を進めました。既存のパッケージソフトに頼らず自社業務に合わせて一から開発したことで、現場のニーズに即した機能と運用が可能に。完成してから約1年間賃貸管理部門の担当者全員が本システムの利用を続け、現場対応から事務処理まで一貫してデジタル化を実現しています。1年間使用した結果、1件あたりの対応時間を約160分から約90分へ短縮することに成功し、年間約900件の対応業務に対し合計で約1,350時間もの作業時間削減を実現しました。
具体的な業務フローのIT化とReWorkの概要
入居者が退去の申請→退去清算業務の流れ
賃貸物件の管理業務では、入居者から退去の申請があった場合、退去立会い・原状回復（修繕）・費用 精算に至るまで、さまざまな作業が行われます。従来、各工程では紙の書類やExcelファイル、電子メールなどを用いた手作業が多く、属人的かつ煩雑な業務負担が発生していました。「ReWork」はこの一 連の業務プロセスを一つのプラットフォーム上で一元管理し、データ入力から書類作成・送信までを自 動処理することで効率化を図る業務支援システムです。試行運用を通じて改良を重ね、2024年4月まで機能アップデートを図り最適化を行いました。
導入効果と今後の展望
従来は1件の退去対応に合計約3時間（160分）を要していたため、複数の退去案件が発生する繁忙期には現場スタッフに大きな負荷がかかっていました。今回「Rework」導入による業務フロー改革により、入居者退去から原状回復完了までの対応時間は1件あたり約90分で完了できるようになり、従来比で約70分の削減を達成しました。その結果、年間合計で約1,350時間もの作業時間を削減することに成功。 大幅な効率化により社員の残業時間削減や業務負荷の軽減が実現し、浮いた時間を他の重要業務や顧客サービスの向上に充てることが可能となりました。働き方改革の観点でも大きな成果を上げており、労働環境の改善と業務品質の向上の双方に寄与しています。不動産業務とITを融合させた今回の取り組みは、いわゆる「不動産テック（PropTech）」の成功事例となりました。当社では今後も積極的にデジタル技術を活用し、業務プロセスの革新とサービス品質のさらなる向上を図ってまいります。
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