シフト・勤怠管理DXサービス「oplus」を放課後児童クラブのキッズアイが予約システムとして活用し、半日かけて行っていた月間利用予定の集計作業をゼロに。
独自のマニュアルを考案し、oplusの新しい運用方法を創出
Oplus株式会社(所在地:東京都渋谷区、代表取締役社長:杉原 和樹、以下当社)が管理するブラウザ・スマホ・アプリの全てに対応したシフト・勤怠管理DXサービス「oplus（オプラス）」が、放課後児童クラブを運用している特定非営利活動法人キッズアイ（所在地:富山県富山市、理事長:古田 仁、以下キッズアイ）に導入され、oplusをシフト管理システムとしてではなく、初めて予約システムとしてご活用いただき、半日費やしていた集計作業をなくすことに成功したことをお知らせします。
- キッズアイ様が抱えていた課題
■課題① 自社の運用に合ったツールが見つからず紙での運用を余儀なくされた
oplus導入以前は、保護者様や児童が放課後児童クラブを利用される際に一人ひとりに月間利用予定表を紙で配布し、そちらを集計することで児童の月間利用予定日を管理されていました。Excelや他のツールを利用する集計方法も検討されていましたが、これらの方法ではキッズアイ様のご希望通りのデータ集計が難しかったため、紙での運用を余儀なくされたそうです。
■課題② 紙管理による弊害と本来であれば行わなくて良い“変更料”の仕組みを運用
紙で運用されていた際は、保護者様が提出内容を忘れてしまったり、締め切り後に月間利用予定表を提出されることが多発しており、これらを課題に感じられていました。この課題に付随して起こる急な利用日変更が頻繁に起こらないように対応すべく、変更料をいただく仕組みが導入されました。しかし、本来ご提供するべき児童へのサービスとは全く関係のない作業だったため、何とかなくすことはできないか悩まれていました。
■課題③ 紙での運用により月間利用予定の集計作業に半日かかっていた
oplusを導入される前は、何十枚もある紙を確認しながら集計作業を半日程かけて行われており、キッズアイ様は集計作業の効率化手法を模索されていました。
- キッズアイ様のoplus活用方法
今回のご活用方法は本来のシフト管理とは異なり、初めてoplusを予約システムとして活用できるよう運用方法を自社流にカスタマイズしていただき、独自の活用方法を確立して運用されています。
また、運用するにあたって月間利用予定の予約に合わせたoplusの利用ガイドを両面1枚程で作成し、導入の際にも段階的にスタッフ様や保護者様とテストを行っていただきました。
上記のような運用方法で保護者様には1ヶ月程で操作に慣れていただけ、操作に不慣れな方でも3ヶ月程あれば問題なく月間利用予定の予約システムとしてoplusをご活用いただくことができました。
- oplusの導入効果
- 今回の課題解決に活用したoplusのプラン内容
キッズアイ様は、oplusの「Proプラン」をご活用いただいております。
■料金プラン
Proプランは、1ユーザー様 100円/月額（税別）でお使いいただけるプランです。
サービスに関するお問い合わせ：https://opluswork.com/contact
- 今後のOplus株式会社の取り組み
- 特定非営利活動会法人キッズアイについて
所 在 地：富山市鹿島町二丁目２番９号
設 立：2019年3月11日
事 業 内 容：児童福祉事業
理事長：古田 仁
URL：https://npokidsi.wixsite.com/kidsi
- 無料から使えるシフト・勤怠管理DXサービス「oplus」とは
URL：https://opluswork.com/
- 会社概要
所 在 地： 東京都渋谷区桜丘町31-14 岡三桜丘ビル SLACK SHIBUYA 901号
設 立： 2019年10月
事 業 内 容： シフト・勤怠管理システムの開発・運営
代表取締役： 杉原 和樹
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