シフト・勤怠管理DXサービス「oplus」を放課後児童クラブのキッズアイが予約システムとして活用し、半日かけて行っていた月間利用予定の集計作業をゼロに。

独自のマニュアルを考案し、oplusの新しい運用方法を創出

Oplus株式会社(所在地:東京都渋谷区、代表取締役社長:杉原 和樹、以下当社)が管理するブラウザ・スマホ・アプリの全てに対応したシフト・勤怠管理DXサービス「oplus（オプラス）」が、放課後児童クラブを運用している特定非営利活動法人キッズアイ（所在地:富山県富山市、理事長:古田 仁、以下キッズアイ）に導入され、oplusをシフト管理システムとしてではなく、初めて予約システムとしてご活用いただき、半日費やしていた集計作業をなくすことに成功したことをお知らせします。

• キッズアイ様が抱えていた課題

キッズアイ様は下記3点について課題を抱えていました。

■課題① 自社の運用に合ったツールが見つからず紙での運用を余儀なくされた
oplus導入以前は、保護者様や児童が放課後児童クラブを利用される際に一人ひとりに月間利用予定表を紙で配布し、そちらを集計することで児童の月間利用予定日を管理されていました。Excelや他のツールを利用する集計方法も検討されていましたが、これらの方法ではキッズアイ様のご希望通りのデータ集計が難しかったため、紙での運用を余儀なくされたそうです。


■課題② 紙管理による弊害と本来であれば行わなくて良い“変更料”の仕組みを運用
紙で運用されていた際は、保護者様が提出内容を忘れてしまったり、締め切り後に月間利用予定表を提出されることが多発しており、これらを課題に感じられていました。この課題に付随して起こる急な利用日変更が頻繁に起こらないように対応すべく、変更料をいただく仕組みが導入されました。しかし、本来ご提供するべき児童へのサービスとは全く関係のない作業だったため、何とかなくすことはできないか悩まれていました。


■課題③ 紙での運用により月間利用予定の集計作業に半日かかっていた
oplusを導入される前は、何十枚もある紙を確認しながら集計作業を半日程かけて行われており、キッズアイ様は集計作業の効率化手法を模索されていました。
 

• キッズアイ様のoplus活用方法

保護者様にご利用予定日をoplusに直接入力していただき、急なキャンセルや追加・変更などはoplus内のコメント機能を活用されています。キッズアイ様からは「リアルタイムで月間利用予定の確認が行えるようになり助かっています。」と嬉しいお声もいただきました。

今回のご活用方法は本来のシフト管理とは異なり、初めてoplusを予約システムとして活用できるよう運用方法を自社流にカスタマイズしていただき、独自の活用方法を確立して運用されています。
また、運用するにあたって月間利用予定の予約に合わせたoplusの利用ガイドを両面1枚程で作成し、導入の際にも段階的にスタッフ様や保護者様とテストを行っていただきました。

上記のような運用方法で保護者様には1ヶ月程で操作に慣れていただけ、操作に不慣れな方でも3ヶ月程あれば問題なく月間利用予定の予約システムとしてoplusをご活用いただくことができました。
 

• oplusの導入効果

oplusを予約システムとしてご導入いただいた後は、“以前かかっていた1ヶ月に一回、紙の予定表を配る作業”や“締め切り前の3～4日間でお送りしていた個別メールでの催促”、“集計作業でかかっていた約半日”をなくすことに成功しました。
 

• 今回の課題解決に活用したoplusのプラン内容

■ご活用プラン
キッズアイ様は、oplusの「Proプラン」をご活用いただいております。

■料金プラン
Proプランは、1ユーザー様 100円/月額（税別）でお使いいただけるプランです。
サービスに関するお問い合わせ：https://opluswork.com/contact

 

• 今後のOplus株式会社の取り組み

今回、キッズアイ様にoplusを予約システムとして利用する新たな活用方法を生み出していただいたため、今後、利用予定の管理などで課題をお持ちのお客様へ予約システムとしての活用方法をご提案してまいります。

 

• 特定非営利活動会法人キッズアイについて

会 社 名：特定非営利活動法人キッズアイ
所 在 地：富山市鹿島町二丁目２番９号
設 立：2019年3月11日
事 業 内 容：児童福祉事業
理事長：古田 仁
URL：https://npokidsi.wixsite.com/kidsi
 

• 無料から使えるシフト・勤怠管理DXサービス「oplus」とは

「oplus」はシンプルで直観的な操作性でDXを実現し、ブラウザ・スマホ・アプリの全てに対応したクラウド型シフト管理サービスです。管理画面の操作確認などは無料でお試しいただけるため、その上でご検討いただくことが可能です。また、シフト管理を行う上で必要な出勤要請・労務管理・概算人件費計算・自動シフト作成機能を備えており、充実したサービスとなっています。
URL：https://opluswork.com/
 

• 会社概要

会 社 名： Oplus株式会社
所 在 地： 東京都渋谷区桜丘町31-14 岡三桜丘ビル SLACK SHIBUYA 901号
設 立： 2019年10月
事 業 内 容： シフト・勤怠管理システムの開発・運営
代表取締役： 杉原 和樹