PDF化した契約書を「クラウドサイン」にインポートができる新オプションサービス「書類インポート機能」提供開始

「書類情報一括編集機能」も追加し、契約管理機能を強化

弁護士ドットコム株式会社(東京都港区、代表取締役社長:内田 陽介)が提供するWeb完結型クラウド契約サービス「クラウドサイン」は、PDF化した契約書を「クラウドサイン」にインポートができる新オプションサービス「書類インポート機能」の提供を開始いたしました。
 

■ 新オプションサービス「書類インポート機能」について
「書類インポート機能」は、紙で締結した契約書をPDF化し、お客様ご自身で「クラウドサイン」上にインポートすることができる新オプションサービス(有料)です。本サービスをご利用いただくことで、紙で締結した契約書と電子契約で締結した契約書の全てを「クラウドサイン」で一元管理できるようになります。これにより、「クラウドサイン」導入以前に締結した契約書の検索や、契約の更新/解約漏れに対してのアラート設定など高度な契約書管理が実現いたします。

■ 新機能「書類情報一括編集機能」について
有料プランユーザー向けの新たな機能として「書類情報一括編集機能」も追加いたしました。これまで「クラウドサイン」では、契約書の内容は各書類ごとに編集する必要がありましたが、CSVファイルを編集しアップロードすることにより複数の書類情報が一括で編集可能となります。「契約締結日」「契約終了日」などの情報を精査することにより、「クラウドサイン」内の検索性を向上し、税務コンプライアンスの強化につながります。


■ 機能追加の背景
「クラウドサイン」の導入社数が5万社を超え、電子契約が持つ管理機能の利便性への理解が深まる一方で、「クラウドサイン」導入前に締結した契約書が紙のままで保管されています。また、現在ほとんどの契約について電子契約の法的効力が認められておりますが、一部において紙での締結義務・交付義務がある契約やケース※が残っています。大量の契約書を紙で保管することにより、社内からの契約に対する問い合わせ対応に時間や手間がかかるだけでなく、更新や解約漏れのリスクも残ってしまいます。
その他、電子帳簿保存法により電子データの保存要件として、帳簿書類の取引年月日、勘定科目、取引金額などの主要な記録項目の検索機能を確保し、税務署の求めに応じて開示できることが定められており、税務コンプライアンスの難しさも契約書管理の課題となっています。
これらの課題は、紙で締結された契約書を電子化して「クラウドサイン」上で一元管理することで解決できる部分も多く、この度の機能強化に至りました。

●紙での締結義務、交付義務がある契約(2019年9月20日現在)
・定期借地・定期建物賃貸借契約    借地借家法22条、38条1項
・宅地建物売買等媒介契約    宅建業法34条の2
・マンション管理業務委託契約    マンション管理法73条
・訪問販売等特定商取引における交付書面    特定商取引法4条ほか
・労働者派遣個別契約    派遣法26条1項、施行規則21条3項
●賃貸借契約のように宅建士と借りる側は許諾していてもオーナーが認めていない場合
●ITを活用していない人(パソコンやスマホを使えない人)との契約 など


■ 使用方法
「書類インポート機能」使用方法
  1. 「プラン確認」画面の「オプション」の項目の中から「書類インポート機能」のお申し込み(有料)
  2. 「クラウドサイン」上の「管理 / 管理書類一覧」の「書類インポート」を選択し、PDF化した契約書ファイルをアップロード

「書類情報一括編集機能」の使用方法
  1. 「クラウドサイン」の「管理 / 管理書類一覧」画面の「書類情報の一括編集」タブから「CSVダウンロード」を選択
  2.  1でダウンロードしたCSV上で登録・変更したい項目を編集
  3. 「クラウドサイン」の「管理 / 管理書類一覧」画面の「書類情報の一括編集」タブから「CSVアップロードを選択し、2で編集したCSVファイルをアップロード

※以下のページから詳細な操作方法をご確認いただけます。
・「書類インポート機能」
https://help.cloudsign.jp/ja/articles/3315233-書類インポート機能
・「書類情報一括編集機能」
https://help.cloudsign.jp/ja/articles/3315239-書類情報を一括編集する


■ 「書類インポート機能」概要
サービス開始日:2019年9月20日
利用料金:基本料金 月額10,000円(税抜)〜
「クラウドサイン」スタンダードプラン以上をご利用のお客様に追加の有料オプションとして提供いたします。

※9月中に書類インポート機能の利用を開始したお客様は、9月の保管費用を無料で利用いただけるキャンペーンを実施いたします。

(契約書1,000件インポート分までを基本料金に含み、その後1,000件単位で10,000円/月上乗せいたします)
・1001~2000件が20,000円(税抜)/ 月
・2001~3000件が30,000円(税抜)/ 月
・3001~4000件が40,000円(税抜)/ 月
※4,001件以降も同様に1,000件ごとに10,000円の利用料金が発生いたします。
※削除した書類の数は当月内は保管数としてカウントいたします。


■ 今後の展開
今後も契約に関する新規サービス・機能など順次拡大していく予定です。当社では、本サービスをはじめとするリーガルテック領域への事業拡大を通じて、法律をより身近で便利に利用できる社会を実現して参ります。

■クラウドサイン とは https://www.cloudsign.jp/
クラウドサインは「紙と印鑑」を「クラウド」に置き換え、契約作業をパソコンだけで完結できるWeb完結型クラウド契約サービスです。全てがクラウド上で完結するため契約締結のスピード化を実現、郵送代・紙代・インク代、印紙代が不要なためコスト削減も可能です。契約書をクラウド上で一元管理することで、業務の透明性が向上し、抜け・漏れを防ぎ、コンプライアンスの強化にもつながります。法律事務所から従業員数28,000人以上の金融機関、上場企業などにも利用されており、導入社数5万社を突破した業界No.1※のサービスです。
※電子契約サービス主要12社において、有償・無償を含む発注者側ベースでの利用登録社数(株)矢野経済研究所調べ 2019年7月末現在

■弁護士ドットコム株式会社について
本社  :東京都港区六本木四丁目1番4号 黒崎ビル
設立日 :2005年7月4日
資本金 : 436百万円(2018年12月現在)
代表者 :代表取締役会長 元榮 太一郎 (弁護士)、代表取締役社長 内田陽介
事業内容:「専⾨家をもっと⾝近に」を理念として、⼈々と専⾨家をつなぐポータルサイト「弁護⼠ドットコム」「ビジネスロイヤーズ」「税理⼠ドットコム」、Web 完結型クラウド契約サービス「クラウドサイン」を提供。
URL  :https://corporate.bengo4.com
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