QRデジタル会員証で入室管理/予約が可能なぷれぴか利用者管理システム「PRAMS<プラムス>」導入後1年のアンケート調査|宮崎県都城市

シフトプラス株式会社(代表取締役:中尾 裕也、⼤阪市⻄区江⼾堀2-1-1 江⼾堀センタービル 8F)が宮崎県都城市の子育て世代活動支援センター「ぷれぴか」で展開している入室管理/予約が可能なぷれぴか利用者管理システム「PRAMS」の導入効果を測定するためにアンケートを行い、施設管理者で100%、利用者でも約85%が今までと同等以上の使い勝手と回答しました。

宮崎県都城市子育て世代支援センター「ぷれぴか」の利用者管理システム「PRAMS<プラムス>」導入1年後の成果宮崎県都城市子育て世代支援センター「ぷれぴか」の利用者管理システム「PRAMS<プラムス>」導入1年後の成果


2020年4月1日より、宮崎県都城市の子育て世代活動支援センター「ぷれぴか」にて、利用者の入室管理/予約が可能なサービス「ぷれぴか利用者管理システム PRAMS<プラムス>」が運用開始されて1年を経過しました。
https://purepika.jp/

子育て世代活動支援センター「ぷれぴか」とは

都城市子育て世代活動支援センター(愛称:ぷれぴか)は、子育て世代のさまざまな活動を支援し、安心して子育てができる環境の充実を図るため、子育ての支援に資する事業を総合的に実施する施設です。中心市街地中核施設「Mallmall(まるまる)」内の複合施設3階にあります。未就学児の親子の交流スペース「子育て支援センター」や小学校3年生までの親子で遊べる「プレイルーム」、乳幼児の一時預かりなどを実施しています。

都城市公式ページ:
https://www.city.miyakonojo.miyazaki.jp/soshiki/89/3937.html
 
  • 子育て世代活動支援センター「ぷれぴか」が抱えていた問題と解決方法

宮崎県都城市の子育て世代活動支援センター「ぷれぴか」では、シフトプラスがシステムを提供するまでは次のような運用をされていました。
 
  • 会員登録
・完全利用登録制で、紙の利用者登録申請書に記入をしてもらい、利用者へ会員カードを発行
・利用者登録申請書をデジタルデータに打ち直し

=問題点=
登録時に紙へ手書きするケースは多いですが、現地でしか登録できないこと、デジタルデータに起こす作業が発生すること、一度登録をすると引っ越しや電話番号変更を利用者が申告してもらう以外に変更する手段がないなどの問題がありました。

=PRAMSで解決=
  • スマホからいつでも登録可能で、引っ越し等による情報変更も利用者自身で24時間いつでも可能。会員証もスマホ内にあり、利用時の持参忘れも減少しました。
  • スマホで登録できない方には、施設に来所された際に備え付けのタブレットから登録が可能とし、会員登録時のデータをすべて最初からデジタル化することができました。
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  • 予約時
・電話で予約(直接来所して空いていれば利用可能)

=問題点=
毎日電話の対応で職員の手が取られ、電話内容を紙に書き出して情報共有するなどの手間が発生していました。利用者は施設の開所時間内にしか電話できないなどの問題がありました。

=PRAMSで解決=
  • ウェブで空き情報の閲覧と予約が可能になるようにする。ウェブから24時間いつでも空き情報を閲覧でき、予約が可能となりました。
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  • 利用時(入室)
・利用者は利用時に、紙の受付簿に毎回利用者情報の記入と提出が必要

=問題点=
利用時にも紙の受付簿に記入が必要でした。そのため、会員カードの携帯率が低く、紛失率の高さから再発行数も多かったようです。また、小さなお子様をかかえての受付記入にも時間がかかり、小さなお子様が早く入りたがったりするなどの問題もあったようです。
また、毎日の利用時間後に受付簿からデータを起こし、Accessベースのデータ管理を行い、日々の利用者数などを別途市役所へ報告されていましたが、やはりデータ起こしなどに手間がかかっていました。

=PRAMSで解決=
  • 利用者が施設に来所された際、備え付けのQRコードリーダーに会員証(QRコード)をかざすだけで入室可能となりました。
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  • 実績報告
・施設は毎日利用時間終了後に受付簿をデジタルデータに打ち直し
・施設は毎日利用時間終了後に利用者数などを市に報告

=問題点=
業務終了後に受付簿を回収してデジタルデータに書き起こす必要があり、そのデータを集計して自治体へ報告するなどの手間が発生していました。

=PRAMSで解決=
  • 入室時に自動的にデータが作成されるので、利用者数などは自動的にシステムが整理し、利用時間終了後に1クリックで自治体へ実績報告が可能となりました。

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  • ぷれぴか利用者管理システム PRAMS<プラムス>を利用する「職員」の声

施設職員が1年間システムを運用した後の2021年4月にアンケートを取りました。

PRAMSによって全体の作業量はどれくらい軽減されましたか?PRAMSによって全体の作業量はどれくらい軽減されましたか?

施設職員の100%が業務効率が良くなった、と実感していただけました。

PRAMSによって軽減されたと感じる作業を教えてください(複数回答可)PRAMSによって軽減されたと感じる作業を教えてください(複数回答可)

 

 

自治体への報告作業について、システムが自動的に集計しているので1クリック送信できるため、こちらの「日報作成・送信」が最も楽になったと実感していただけました。
その他、入室管理や現在の利用状況の確認なども楽になったと実感していただけました。

施設側の管理については、概ね管理工数が削減されて便利になったと感じていただけました。

 
  • ぷれぴか利用者管理システム PRAMS<プラムス>を利用する「利用者」の声

利用者が1年間システムを運用した後の2021年5月にアンケートを取りました。総数で281件の回答をいただけました。

回答される方の属性を教えてください。回答される方の属性を教えてください。

 

 

会員登録はどのようにして行いましたか?会員登録はどのようにして行いましたか?

ほぼすべての方がお手持ちのスマートフォンで会員登録をしていただけたようです。

会員登録完了までの手順について会員登録完了までの手順について

スマートフォンが現代の子育て世代には普及していることもあり、比較的会員登録で困ることなく登録していただいたようです。

以前よりも施設が利用しやすくなったと感じますか?以前よりも施設が利用しやすくなったと感じますか?

特に変わりなく、という回答が多数を占める中、利用しやすくなったと感じる方が比較的多かったようです。スマホで完結するため、カードが要らなくなったことが良かったという意見もある反面、たいして手間は変わらない、というご意見もありました。

システムが導入されてから利用頻度は増えましたか?システムが導入されてから利用頻度は増えましたか?

2020年4月より導入されましたが、ちょうど新型コロナウイルスにより緊急事態宣言が発令され、1年間なかなか外出がままならない年となりました。「コロナの影響」「コロナ禍の影響で、利用を控えてしまった。」などのご意見も寄せられました。

特に便利だと感じる機能はどれですか?特に便利だと感じる機能はどれですか?

特に便利だと感じる機能としては、QRコードによる入室処理が圧倒的に多くご評価いただけました。また、スマホで予約が可能になったこと、予約内容が確認できることも便利に感じていただけているようです。
  • アンケート調査概要
・タイトル:ぷれぴか利用者管理システム「PRAMS<プラムス>」の施設/利用者アンケート
・調査対象:ぷれぴかの施設職員/ぷれぴかに会員登録する利用者
・調査期間:2021年4月20日〜5月31日
・調査方法:アンケートフォームを使用したオンライン調査
・有効回答数:288名
・実施機関:シフトプラス株式会社
本データは都城市役所が保持するものです。

シフトプラス株式会社では、今後も宮崎県都城市の子育て世代活動支援センター「ぷれぴか」の業務効率改善について、必要なシステムの改修を行い貢献していきます。
 
  • 本取り組みのお問合せ先
シフトプラス株式会社
自治体プラットフォーム部:杉谷<スギタニ>
電話:06-6441-1155 メールアドレス:sugitani@shiftplus.co.jp

都城市問い合わせ先
取り組みについて:デジタル統括課
電話:0986-23-2156
本システムについて:保育課(子育て支援担当)
電話:0986-23-4894

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