【大学向け】煩雑な科研費伝票処理を、「独自ツール」と「ヒト」で解決。
～大学独自ルールにも対応。“大学専門”特化サービスで、教員・職員の業務負担を大幅軽減～
ハーモニープラス株式会社（本社：東京都千代田区）は、大学における科研費（科学研究費助成事業）に関連する伝票処理業務を一手に担うサービスを、アジャイル・データ活用・自社開発による柔軟性を備えた「大学業務を支える 伴走型BPaaS」へとパワーアップし、提供開始いたしました。
教職員が直面している煩雑な伝票確認・入力・照合作業を一括で受託し、大学現場の「質の向上」と「生産性の最大化」を同時に叶える次世代型の支援基盤です。
なぜ今、次世代型BPaaSなのか
大学の研究における現場は今、研究力推進、研究費の獲得、煩雑化する予算執行ルール、人材不足、予算執行におけるコンプライアンス順守への責任、といった業務量の拡大×業務の煩雑化といった構造的課題に直面しています。ハーモニープラスは、こうした課題に真正面から向き合い、「現場のあるべき姿を、大学と共に描き、新たなツールとヒトを組み合わせたハイブリッドサービス」として、従来の伝票処理の受託サービスからパワーアップして提供開始いたしました。
現場が抱える課題
・伝票入力作業が属人化し、職員の異動や休暇時に対応が滞る。
・申請に必要な証憑が煩雑で、必要書類を整えるのが教員の負担になっている。
・研究費執行ルールの解釈のずれや、制度の改変により、ルール徹底が困難。
・縦割り組織で承認フローが煩雑で、責任や権限の所在が不明確。
これらの問題により、不備や認識違いによる確認作業が多発。教員と事務職員間、部署間で何度も確認作業が発生し、過剰なチェック体制の割に一気通貫できておらず、コンプライアンス違反のリスクを抱えている。
当社からの提案
・現状の洗い出し
⇒作業や承認フローを可視化し、現状分析。課題やリスクを全体的な共通認識を行います。
・部署間連携
⇒当社のような第三者だからこそできること。関係部署を横断的に巻き込んで、現状課題の洗
い出しを行います。
・理想の運用フローを再定義
⇒AIやRPAなどの起用を想定した、新フローの構築。
・アジャイル式ツール開発
⇒スピーディー＆柔軟性に特化したアジャイル式のツール開発で、業務の効率化や精度向上を
サポート。
・イレギュラーにも対応
⇒ツールでは賄いきれないイレギュラーな部分は、専任スタッフが対応。
大学個々の事情や体制を尊重しながらも、現場に強い当社だからこそできるICT技術の活用により、温かみの感じるツールとヒトを駆使したBPaaSサービスをご提供します。
＜機能一覧＞
・ミスをさせない申請・支払・出張・物品購入等の伝票入力テンプレート
・AI-OCRを活用した自動伝票チェック
・過去実績とルールに基づくチェック
・研究費執行ルールの自動ガイド（校費・科研費等の使い分けに対応）
・予算執行に関わるサポートデスク
導入による効果
・伝票作成、確認にかかる時間を最大70%削減
・入力ミス、記載漏れによる差し戻しを大幅減少
・事務職員の繁忙期（年度末・締切前）における負担軽減
・新人職員でも安心して対応できる標準化されたフローを構築
・教員は本来の研究・教育活動に集中できる時間を創出
他社とは一線を画す、大学支援のスタンス
一般的なBPOやSaaSが「代行」や「機能提供」が中心であるのに対し、ハーモニープラスのBPaaSは大学とともに創り上げるパートナー型支援。大学ごとの業務フローや運用体制に合わせて、フェーズ別・柔軟変化型の支援を継続的に提供します。
今後の展望
今後は、大学固有の伝票様式や科研費以外の外部資金（受託研究費、補助金等）への対応も視野に入れ、柔軟にカスタマイズ可能なサービス展開を進めてまいります。
【お問い合わせ先】
ハーモニープラス株式会社
URL：https://www.harmony-plus.co.jp/
住所：東京都千代田区二番町7-5
TEL：03-6261-5172
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