社員のつながりデータを利用した新システム「スマートホテリング®」提供開始

～独自の「レコメンド機能」でハイブリッドワークのコミュニケーション課題を解決～

株式会社NSFエンゲージメント

2024年7月1日 10時00分

株式会社NSFエンゲージメント
NTTアーバンソリューションズ株式会社

株式会社NSFエンゲージメント（本社：東京都品川区　代表取締役社長　梅澤恭太　以下、「NSFエンゲージメント」）は、NTTアーバンソリューションズ株式会社（本社：東京都千代田区　代表取締役社長　辻󠄀上広志）と共同で、社員間のコミュニケーションを活性化するための新システム「スマートホテリング®」を開発、2024年７月1日にNSFエンゲージメントより提供を開始します。
このシステムは、一般的なホテリング機能（座席予約機能）に加え、社内に点在する多様なデータを利活用し、独自の特許技術によって社員のつながりデータに基づき出社を促す「レコメンド機能」や、社員の様子を分かりやすく提示するUI（ユーザーインターフェース）「メンバーズポータル機能」などにより、リモートワークとオフィス勤務の垣根を越えたスムーズなコミュニケーションを実現します。
それにより、社員一人ひとりが効果的に連携しあい、知的生産性の向上や共創・創発の促進、働きやすい職場環境の構築、ひいては社員エンゲージメントの向上や企業文化の醸成を支援します。

■「スマートホテリング」開発の背景

リモートワークの浸透などにより働き方が大きく変化した中、社員間のコミュニケーション不足に起因する知的生産性の低下やメンタルヘルスの不調、オフィス運用の見直しなどが新たな経営課題として注目されはじめました。

NSFエンゲージメントは「総務の専門家集団」として、これらの経営課題を解決するために、働き方データを利活用した新システムの開発をスタートし、NTTアーバンソリューションズとともに実証実験を重ねてきました*１。

*１『未来のオフィス 4×SCENE』での実証実験

NTTアーバンソリューションズ株式会社およびNTT都市開発株式会社による実験的ライブオフィス『未来のオフィス 4×SCENE』は、リモートワークを基本としながらも、これからも必要な未来のオフィス像を描き、社員が自ら利用・運営し、データを取得解析し、ブラッシュアップし続けていくライブオフィスです。『スマートホテリング』は、『未来のオフィス 4×SCENE』の開設と同時に価値検証を開始し、サービスのUI・UXからレコメンド機能のアルゴリズムまで、改善を重ねてきました。

■「スマートホテリング」導入により期待できる効果

・独自の特許技術「レコメンド機能」により、自発的なリアルなコミュニケーションを実現

一般的な座席予約機能に加え、「レコメンド機能」*2により、つながりのある社員の出社に合わせた最適な出社タイミングを通知します。さらに、つながりのある社員の座席が表示されるので、社員は働く場所を選びやすく、チームワーキングを促進し仲間と共創できる機会を提供します。

*2過去の会議の参加実績など、社員一人ひとりの働き方データを利活用し社員間のつながりを数値化し、関係性に基づいたコミュニケーション支援情報を通知する技術：特許第7364734号

・「メンバーズポータル機能」により効率的なコミュニケーションを支援

つながりのある社員がいつどこで働いているかを一覧で把握できる直感的なUI。現在のステータス（会議中、離席中、働いている場所など）を一目で確認できるため、いつどこで話ができるかを容易に判断できます。これにより、最適なコミュニケーションを促進し、イノベーションの創出を強力にサポートします。

上記2点により、組織全体の知的生産性の向上を促進するとともに、社員の創発を促します。また、社員の孤立感を低減し、より健全で協力的な職場環境の構築を実現。メンタルヘルスをサポートすることで健康経営にも寄与します。

・使いやすい座席予約機能で座席や会議室の利用率を改善

これまでの実証実験を経て洗練を重ねてきた座席予約機能は、オフィスでのさまざまな利用シーンに対応。座席や会議室の予約状況の通知や自動キャンセル機能により分単位で管理することができ、効率的に利用することができます。

さらに、電子ラベルなどのオプションサービスを利用することで、予約状況を可視化し、スマホでタッチするだけで簡単に設備の利用が可能になります。

・Microsoft 365と連携したシームレスなアカウント設計

利用者はMicrosoft ID Platformによって認証・認可されており、新たにアカウントを作成・管理することなく、Microsoft 365のアカウントを用いて利用できます。会議室予約情報はMicrosoft 365（Microsoft Outlook/Teams）とスマートホテリングが同期するため、複数のサービスで別々に予定をつくる必要はありません。これまでのワークスタイルの中で自然な予約体験をサポートします。

■「スマートホテリング」のサービス提供に関する情報