人事労務手続きと社内の総務手続きをデジタル化する『奉行Edge 総務人事電子化クラウド』4月27日発売

総務人事で発生する「紙」のやりとり完全電子化へ

株式会社オービックビジネスコンサルタント

2020年4月27日 10時02分

勘定奉行・奉行クラウドをはじめとする基幹業務システムを開発・販売する株式会社オービックビジネスコンサルタント（代表取締役社長：和田成史／本社：東京都新宿区）は、『奉行Edge総務人事電子化クラウド』を2020年4月27日（月）に発売します。

『奉行Edge 総務人事電子化クラウド』は、社会保険手続きをはじめとした人事労務手続きに加え、社内の総務手続きをデジタル化し、総務人事で発生する従業員や役所との「紙」のやりとりを徹底的に削減するサービスです。

まずは、デジタル化の第一弾として「先行特別版」をリリースし、手間のかかる入社手続きの完全電子化を実現します。新型コロナウイルスの感染拡大が進む中、「紙」によって在宅勤務ができない企業のデジタル化を少しでも早く推し進めるため、キャンペーンと合わせたサービスの提供を開始します。

第二弾（2020年10月予定）として、退職、結婚、産休・育休、定年再雇用などの主要な手続きに対応し、第三弾（2021年以降予定）として、社内の総務業手続きに対応していきます。

また、総務人事が行う手続きには、日本企業特有の手続きやルールが特に多く存在することから、『奉行Edge 総務人事電子化クラウド』ではユーザーとのコミュニティ化を図りつつ、ニーズを吸収しながらサービスを成長させていきます。

【開発の背景】
新型コロナウイルスの感染拡大が進む中、多くの企業がいまだに在宅勤務を成し遂げられておらず、総務人事のジレンマは深刻化

新型コロナウイルスの感染拡大を背景に、企業は在宅勤務の急速な実現が求められています。そのような中、適正な労務管理や人事評価制度の構築が後回しになっている企業や、「紙の業務」があるため在宅勤務に踏み切れない企業は非常に多く、在宅勤務の実現は総務人事の新たな課題になりつつあります。
さらに、従来の深刻な人手不足を乗り越えるための人材確保や育成強化、改正労働基準法等の法令順守に必要なマネジメントなど、総務人事業務は増えるばかりです。総務人事業務のほとんどは「紙」を手段としており、もともと対象範囲が広く膨大な業務量である上、さらに将来「１人総務時代」が訪れる可能性も示唆されており、総務人事のジレンマは深刻化しています。

そこで、総務人事部門が「紙の業務」から脱却し、新たな業務への対応時間を確保しつつ、新しい働き方を推進できるために、『奉行Edge 総務人事電子化クラウド』の開発に踏み切りました。

【サービスの特長】
従業員と担当者をつなぐ一人総務時代を支える業務アシスタント
『奉行Edge 総務人事電子化クラウド』は、3つの特長によって総務人事業務を支援します。

ユーザーの声を取り入れつつ、段階的にすべての手続きをデジタル化
総務人事が行う手続きには、日本企業特有の手続きやルールが特に多く存在することから、ユーザーとのコミュニティ化を図りつつ、ニーズを吸収しながら段階的にサービスを成長させていきます。第一弾として、2020年10月に、退職、結婚、産休・育休、定年再雇用手続きなどに対応予定です。第二弾としては、2021年以降、社員旅行の出欠確認をはじめとした「アンケート回収」、健康診断などの「イベント・スケジュールの通知」、「各種規程管理」への対応を予定しており、総務人事の「紙」のやりとり徹底削減を目指します。

【デジタル化の第一歩を実現する先行特別版】
まずは、手続きの中でもやるべきことが多く、時間のかかる入社手続きの電子化に対応できるよう、キャンペーンと合わせて先行特別版のサービス提供を開始します。

・紙を使わずマイナンバーや個人情報を収集
従業員に対して個人情報の提出依頼メールを送信すると、従業員がWeb上で個人情報を提出できます。担当者が書類を印刷・郵送する手間がなくなり、従業員も手書き・郵送する手間がなくなります。

・労働条件通知書の電子交付機能を標準提供
労働条件通知書の電子交付を希望した従業員に対して、Web上で労働条件を通知することができます。従業員がWeb上でサインし、同意ボタンを押すと、労働条件通知書のPDFデータにタイムスタンプが押されます。使用者が労働条件を明示し、従業員がきちんと理解して合意した時点の書類がタイムスタンプで証明されるため、コンプライアンスを遵守できます。

・e-GovとのAPI連携でサービスから迷わず電子申請
画面のガイドに従って数クリックで電子申請を行えるため、誰でも迷わず手続きを完了できます。電子申請の申請状況やコメントの確認、公文書のダウンロードもサービス上で行えます。役所への移動や、郵便局での郵送手続きが不要になるため、大幅な時間削減につながります。

・きめ細やかな社員情報管理と情報活用が可能に
『奉行Edge 総務人事電子化クラウド』で手続きを完了した後は、社員情報が自動的に更新されるため、手入力でデータベースを作成する必要はありません。約50種類の項目種類が用意されており、1,000個を超える管理項目が利用できるため、きめ細やかな情報管理が可能です。さらに『総務人事奉行クラウド』と連携して利用することで、蓄積された社員情報を活用できます。