J-オイルミルズ、パナリットの利用により3ヶ月で複数のグループ会社の人事データを統合し、スムーズに可視化を実現

人的資本をあらわす約300種類の KPI（重要指標）を、既存の人事や給与システムに連携するだけで簡単にノーコードで可視化する分析ツール「パナリット」を提供するパナリット株式会社（東京都港区、代表取締役CEO　小川高子）は、パナリット導入企業である株式会社J-オイルミルズ様（東京都中央区、代表取締役社長執行役員　佐藤達也）の導入事例を公開しました。

パナソニック様、日本たばこ産業（JT）様、MIXI様などの導入事例はこちら：

https://panalyt.jp/case/

本事例のポイント

• グループ会社によって異なる定義計算の自動化と、支援の手厚さが導入の決め手

• 伴走型のサポートとデータクレンジングにより、人事データ集計の効率化と活用性の向上を実現

• 今後は、組織再編時のデータ反映に対する効果検証や、人事主体での適正な要員計画や人件費管理を実施。更には本社人事にとどまらず、グループ会社全体への展開を見据える

インタビュイー

株式会社J-オイルミルズ 

人事部 人財開発グループ

大垣 健 様（人財開発グループ長）

中村 圭甫 様

人事部 労務グループ

天野 俊彦 様（労務グループ長）

松森 香織 様

インタビュアー

パナリット株式会社 

カスタマービジネスパートナー

林 経護

パナリット導入の決め手は、個社事情に合わせたデータクレンジングと伴走支援

パナリット 林：
人事データをグループ連結で集計・可視化する上で、従来はどのようにデータを収集していましたか？

大垣：
有価証券報告書、統合報告書の作成、政府への報告数字をまとめる際に、都度グループ会社に問い合わせをしていました。政府からの問い合わせやアンケートなどは、必要となる時期やタイミングが不規則で、グループ会社に対しての依頼もバラバラに行っている状況でした。

天野：

有報は最終的に財務部が作成するため、従業員数などの基本的な情報は、財務部からグループ会社に対して確認をしていました。財務部で把握していない、離職率や男女比率などの人事指標は、別の担当部署がヒアリングしたりと、依頼する主体部署が混在している状況でした。

パナリット 林：

 そのような状況では、どのような苦労がありましたか？

大垣：

報告資料の用途によって集計対象となる従業員の定義が異なるため、依頼内容も都度バラバラで、グループ会社にも負担をかけてしまっていたと思います。更に毎回違う人が作業をするため、統一した集計方法の確立も難しい状況でした。

天野：

従業員数を合わせる際にも、グループ会社への出向者情報にダブりがないかなど細かい部分については、人事部がエクセルで目視で確認をせざるを得ない状況でした。毎回3-4時間はかかっていたと思います。

パナリット 林：

そのような課題を、当初はどのように解消しようとしたのですか？

大垣：

当初は大手のBIツールで実現しようと考えていました。しかし検討を進める上で、BIツールでは、グループ会社ごとに異なる記載フォーマットや項目の管理が難しいことがわかりました。例えば管理職の呼び方が異なる場合に、名称変更や記載方法の統一を自動化することができないため、手動での処理や計算が発生します。可視化したい数字を出すための検討事項や設定事項には、他にも複雑なパターンが数多く、正確な数字にたどり着けるイメージが誰にもありませんでした。そもそもグループ会社全体で同じシステムを使用していないため、連結での数字の集計を自動化するのが難しいのです。そんな時に知ったのが、パナリットでした。

パナリット 林：

パナリットを導入された決め手は何ですか？

大垣：

既存のデータを提出するだけで、私たちが抱えている課題にあわせた条件設定やデータクレンジングにも柔軟に対応してくれることに加え、

支援の手厚さが一番の決め手でした。大手のBIツールでも一般的な導入支援はしてもらえますが、パナリットの場合は弊社の事情や課題感も考慮して伴走してくれました。特に弊社は組織再編の頻度が高く、それにあわせた人事システムの運用ができていないのですが、自社にとっての組織再編の表現の仕方、そのための人事システムの運用方法も含めて、一緒に考えていただけました。例えば、名称変更や統廃合に伴う名目上の部署異動を考慮すると、大量に人事異動が起きているように見えてしまい、適正な要員計画の運用や、人事異動の効果検証が難しくなってしまうため、部署情報とは別で管理している原価コードを使用する案への変更にも柔軟にご対応いただけました。原価コードは過去からほとんど変わらない情報なので、人の異動を長期的な流れで見ることが可能です。一方では細かい部署異動の履歴も追っていきたいというニーズもあるため、弊社にとってベストな方法をパナリットさんと一緒に模索していきたいと考えています。

パナリット 林：

グループ会社とのコミュニケーションに改善は見込めそうですか？

大垣：

グループ会社毎に異なるシステムを使用していることもあり人事部に統一されたデータベースがないことが根本的な課題でしたが、今後はパナリットで一元管理ができるので、各部門から直接グループ会社に問い合わせる必要性も大幅に減ると思います。またパナリットでは、一度データ接続のルールを決めてしまえば、顧客企業側でデータの仕様を変更する必要なく自動で可視化されます。従って今後は、各グループ会社がパナリットに直接データをアップロードしてもらうことができれば、データ提出や集計の依頼自体もなくなり、当社グループと グループ会社双方のメリットになると思います。

グループ会社連結での可視化は困難を極めるが、わずか3ヶ月で解消

パナリット 林：

オンボーディングのプロセスについて教えて下さい。

大垣：

具体的には以下のようなプロセスでオンボーディングを実施して頂きました。

①データの準備〜提出：2週間

②連結での可視化に備えた要件定義：2週間

③データのクレンジング・可視化：2週間

④各社の要員数の整合性確認：2週間

⑤仕様調整：2週間

⑥最終確認と役員レビュー準備：2週間

グループ会社のデータの詳細は、実は今回初めて見たのですが、思っていたよりバラバラで、会社によってこんなに異なるんだなと感じました。

特に ④各社の要員数の整合確認の部分で、なかなか人数が合わず、その要因を見つけることに苦戦しました。実際に可視化されてから初めて、新たな気づきや変更依頼も発生しましたが、柔軟にスピーディに対応していただけました。この分量のデータクレンジングを自社で行おうとすると、グループ会社1社あたりでも数ヶ月は必要だったと思います。

パナリット 林：

③データクレンジングで最も助かった点は何ですか？

中村：

今回4社の人事データを可視化するにあたり、各社から提出していただいたデータを加工することなくパナリットに提出しました。人事システムを導入する場合は、通常は利用するツールのフォーマットに合わせてデータを作り替えなければなりませんが、パナリットは既存のデータフォーマットを変更せずにそのまま接続できたので、非常に助かりました。またグループ会社によってデータのフォーマットも各社各様で、役職が名称ではなく記号での表記になっていたり、退職日が記載されていないグループ会社がありました。こうした不完全なデータに対しても、こちらで一個ずつ手直しする必要がなくパナリットで完全対応していただいたので、非常に助かりました。

パナリット 林：オンボーディングの体験はいかがでしたか？

大垣：

システムの機能面だけではなく、林さんの伴走をしてくれる姿勢が良かったと感じました。過去の経験と比較しても、すごく寄り添ってくれた印象です。人事データはなかなか整っていないので、導入に際して、最初は人力で対応すべきことも多く発生したと思うのですが、弊社の課題に寄り添い、逃げずに向き合ってくれていると思います。落とし所を決める際、時間に限りがある中でも決して丸投げにせず、一緒に考えてくれて提案してくれたことに感謝しています。

中村：

オンボーディング全体を通してNOと言われなかった印象があります。他社のツールを導入すると、要望に対してすぐにNOと言われることが多いですが、パナリットはやり方・見せ方を一緒に考えてくれ、実現の方向に進めることができました。例えば、組織再編が多い中で新旧組織をどのように反映し比較していくかなどの難しい課題に対しても、一緒に模索していただけていると思っています。

パナリット 林：その他に、感じられたことはありますか？

中村：

グループ会社・本社に関わらず、人事関連のデータ集計時には、人事システムからエクセルにデータをエクスポート（抽出）し、それを加工して可視化する作業が必ず発生していて、毎回手間だと思っていました。また手作業だと、抽出の条件を前任の担当者から引き継ぎをしないと数値がズレてしまいます。一方でパナリットは、一度ルールを決めて定義設定をしておけば自動で計算までしてくれるので、とても助かっています。

松森：

人事データは入力方法・定義・ルールなどが曖昧な部分も多いので、運用は出来ないのではないかとずっと思っていました。今回パナリットを導入してみて、曖昧な部分を見直す必要性が明確になって良かったです。改めて社内でも、データに対する知識を底上げしていきたいと考えています。

今後は適正な要員計画に基づく戦略人事の実行と、グループ全社展開を志向

パナリット 林：

今後パナリットを活用するメリットを、どのように考えていますか？

中村：

社内で過去からのデータ集計をする際、「この観点も見たいから、含めてほしい」といった依頼を受けることが多いのですが、その都度データを拾い直すところから始めなければなりません。例えば、次年度の人件費予算を組む際に、過去からのトレンドを踏まえて資料を作成したのですが、集計データに含まれている集計範囲を拡大するニーズが発生し、派遣社員や契約社員も含めた集計データを作り直すということがありました。パナリットがあれば、ぽちぽちとフィルターを選択すれば条件変更にもすぐに対応でき、過去実績も含めて同時に確認比較することができるため様々な集計業務が簡素化できます。再集計の手間がなくなるので、パナリットがあるのとないのとでは、大きな差だと感じます。

大垣：

今後は、 開示に対する正確性と効率性を飛躍的にあげていきたいと考えています。正確性については、これまでは人事担当者に属人的になっており、仮に担当者がいなくなったら集計条件の細かい部分がわからなくなり、同じ条件で集計をするのが難しい状況でした。パナリットでは、計算方法が決まっているため、誰でも正確なデータが抽出可能だと考えます。また従来は複数の担当者が似たような集計作業を都度繰り返している状況でしたが、その部分が飛躍的に効率化されることを期待しています。

パナリット 林：

今後パナリットを通じて、どのようなことを実現したいですか？

大垣：

要員管理の計画・実行を人事がグリップを利かせながら、全社でしっかり実施できている状態を目指しています。これまでは、適正な要員計画ができていませんでした。お恥ずかしい話ですが、業績が良い時は採用し、業績が悪化したら採用を抑えるというような形で、後手後手の対応になってしまっていました。パナリットでは、部署別に適正なデータがリアルタイムに見られるようになり、今後は人に関する費用のデータも接続することで、人事部で主体的に要員管理ができるようになることを期待しています。パナリットを使用して人事が主導して実行し、最終的には、人事が管理をしていくというよりは、経営・現場マネージャーレベルでも、自組織の要員状況を把握しながら、組織運営できるようにしていきたいと考えています。なんとなく「人が足りないから補充が必要」というのではなく、事実に基づいた定量的な会話が全社でできるようになることを目指します。

松森：

今後は人に関わる経費のデータも接続したいと考えています。部署別・事業別・工場別など様々な角度から、固定費や人件費の内訳や、それらを社員区分や等級などの人事データと組み合わせることで、新たな示唆が得られると思います。

中村：

様々なデータを簡単に出せるので、有報などのレポートだけでなく、ヘッドカウントに関する社内外のアンケートへの即時対応にも使えると思います。

天野：

グループ会社とのデータ連携という意味でも、現状は年に1回、有報に必要なデータを提出してもらっていますが、パナリット導入を機に、グループ会社における人事データに関する意識も高くなっていくことを期待しています。

■ 会社概要

社名：パナリット株式会社

所在地：東京都港区港南2-15-1 品川インターシティA棟22階 

代表取締役CEO：小川 高子

設立：2019年9月27日

企業URL：https://panalyt.jp/　(日本語)

お問い合わせ：[e-mail]　(日本語対応)