【Holmes】約5割がハンコを理由に出社。株式会社Holmesが「テレワーク時の契約業務に関する実態調査」を実施

～9割以上のビジネスパーソンが「契約業務を不便」と実感。約5割が「契約書の押印・送付」のため、やむを得ず出社を経験〜

契約プロセス構築と一元管理を実現する、国内初のクラウド型契約マネジメントシステム「ホームズクラウド」を運営する株式会社Holmes（本社：東京都千代田区、代表取締役：笹原 健太、以下：ホームズ）は、新型コロナウイルスの影響により、テレワークのニーズが高まる社会情勢を受けて、「テレワーク時の契約業務に関する実態調査」を実施しました。

総務省（2019）「平成30年通信利用動向調査」によると、従業員数1,000〜1,999名の企業の34.9%、2,000以上の企業の46.6%がテレワークを「実施している」という結果が得られ、大企業へのテレワーク導入は、一定程度進んでいる実情が明らかになりました（※1）。また、電子契約の導入については、JIPDEC（一般財団法人日本情報経済社会推進協会）が国内企業を対象に行った「企業IT利活用動向調査2018」によると、導入率は43.1%と、普及はしつつあるものの、まだまだ推進の余地がある状況です（※2）。導入企業においても、一部の業務のみ電子契約へ移行しているが、社内システムや手続き上の問題で、全社導入が難しいケースも散見されます。

こうした背景を踏まえて、「テレワーク時の契約業務に関する企業課題」を浮き彫りにすることを目的に、過去3ヶ月間にテレワークを実施し、契約業務に携わった経験のあるビジネスパーソンを対象に調査を実施しました。調査の結果、出社時と比べて、契約業務周りに費やす時間や負担の増加（契約内容の条件交渉、契約書押印、社内外の承認待ち時間など）の実態が明らかになりました。調査結果のハイライトは、以下の通りです。

（※1）総務省（2019）「平成30年通信利用動向調査」  
  https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/data/190531_1.pdf
（※2）JIPDEC（2018）「企業IT利活用動向調査2018」  
  https://www.jipdec.or.jp/archives/publications/J0005080


■「テレワーク時の契約業務に関する実態調査」ハイライト

1. テレワーク時の課題TOP3は「コミュニケーション」「業務のメリハリ」「紙の書類確認」
– テレワーク時に、出社時より「支障がある」と感じる主な課題は、1. 対面よりコミュニケーションを取りづらい（58.5%）、2.業務にメリハリをつけづらい（44.3%）、3.紙の保管書類をすぐに確認できない（43.3%）（※複数回答）

2.やむを得ず出社した理由のTOP3は「契約書の押印・送付」「郵送書類の確認」「請求書の確認・対応」
– テレワーク時に、やむを得ず出社した主な理由は、1. 契約書の押印・送付のため（46.7%）、2. 郵送で届く書類の確認・対応のため（44.4%）、請求書の確認・対応のため（37.3%）（※複数回答）。回答者の半数近くが、契約書対応のために出社をしている

3. 9割以上のビジネスパーソンは、テレワーク時に「契約業務を不便」と感じている
– 過去3ヶ月間にテレワークを実施し、契約関連業務に携わった経験のある人のうち、90.9%が契約関連業務について、「テレワーク時に出社時と比べて不便である」と回答

4. テレワーク時に負担が増している契約業務課題のTOP3は「条件交渉・コミュニケーション」「契約書のサイン・押印」「社内外の承認に待ち時間」
– 「契約業務」について、出社時と比べて、テレワークだと「不便である」と感じた主な業務は、1. 契約内容の条件交渉・コミュニケーションに時間がかかる（53.2%）、2.契約書のサイン・押印に手間・時間がかかる（39.8%）、3.社内外の承認に待ち時間がかかる（36.6%）（※複数回答）

5. 3割超がテレワーク前と比べて契約業務に費やす時間が増加している
– 契約業務にかかる時間について、33.8%の人が、テレワーク実施前と比べて増えたと回答。うち約半数（49.5%）が、「案件数は増えていないが1案件あたりに要する時間が増えてる」 

6. 契約関連業務で導入したいものTOP3は「契約書の電子契約化」「ワークフローシステム」「契約書管理システム」
– 契約関連業務において導入したいものTOP3は、1.契約書の電子契約化（48.5%）、2.社内のワークフローシステム（33.7%）、3.契約書の管理システム（33.3%）（※複数回答）


■調査概要

調査時期：2020年4月20日（月）～21日（火）
調査方法：インターネット調査
調査対象：全国、20～59歳、過去3ヶ月間にテレワークを実施し、契約関連業務を経験した企業勤務の男女872名


■テレワーク時の契約業務に関する実態調査 ｜ 調査結果詳細

1. テレワーク時の課題TOP3は「コミュニケーション」「業務のメリハリ」「紙の書類確認」

テレワーク時に、出社時より「支障がある」と感じる主な課題は、1. 対面よりコミュニケーションを取りづらい（58.5%）、2.業務にメリハリをつけづらい（44.3%）、3.紙の保管書類をすぐに確認できない（43.3%）（※複数回答）。その他、上長の承認・決済を取るのに手間・時間がかかる（41.7%）、稟議や契約書の承認・対応に遅れが生じる（40.9%）と、契約関連の課題も目立つ現状が明らかになりました。

2.やむを得ず出社した理由のTOP3は「契約書の押印・送付」「郵送書類の確認」「請求書の確認・対応」

テレワーク時に、やむを得ず出社した主な理由は、1. 契約書の押印・送付のため（46.7%）、2. 郵送で届く書類の確認・対応のため（44.4%）、請求書の確認・対応のため（37.3%）（※複数回答）。回答者の約半数が、契約書対応のために出社をしていることがわかりました。また、回答者の所属企業について、半年前は47.3%が特定の条件を満たす社員のみを対象にテレワークを実施していたが、現在(2020年4月時点)は73.7%が、50%以上の社員を対象にテレワークを実施と回答。テレワークのニーズが急速に高まっている現状が伺えました。

3. 9割以上のビジネスパーソンは、テレワーク時に「契約業務を不便」と感じている

過去3ヶ月間にテレワークを実施し、契約関連業務に携わった経験のある人のうち、90.9%が契約関連業務について、「テレワーク時に出社時と比べて不便である」と回答。多くの人が、テレワークを実施する際に、契約業務に対して課題を感じていることが分かりました。

4. テレワーク時に負担が増している契約業務課題のTOP3は「条件交渉・コミュニケーション」「契約書のサイン・押印」「社内外の承認に待ち時間」

「契約業務」について、出社時と比べて、テレワーク時に「不便である」と感じた主な業務は、1. 契約内容の条件交渉・コミュニケーションに時間がかかる（53.2%）、2.契約書のサイン・押印に手間・時間がかかる（39.8%）、3.社内外の承認に待ち時間がかかる（36.6%）。続いて、過去の契約書がすぐ見つからない（31.7%）、5.契約書の閲覧・管理が難しい（31.2%）という回答（※複数回答）。テレワークによって、契約の合意形成、承認のコミュニケーション、押印の手間、契約書の管理が課題であると多くの人が感じている現状が伺えました。

5. 3割超がテレワーク前と比べて契約業務に費やす時間が増加している

契約業務にかかる時間について、33.8%の人が、テレワーク実施前と比べて増えたと回答。うち11.8%の人は11時間以上、契約業務にかかる時間が増加していました。契約業務にかかる時間が増えたと回答した人の内、約半数（49.5%）が、「案件数は増えていないが1案件あたりに要する時間が増えた」と答えており、テレワークによって、契約業務の非効率が発生していることが分かりました。

6. 契約関連業務で導入したいものTOP3は「契約書の電子契約化」「ワークフローシステム」「契約書管理システム」

契約関連業務において導入したいものTOP3は、1.契約書の電子契約化（48.5%）、2.社内のワークフローシステム（33.7%）、3.契約書の管理システム（33.3%）（※複数回答）。テレワークの急速な拡大を受けて、電子契約ニーズが約半数と、以前（33.8%）より高まっている現状が伺えました（※3）。

（※3）Holmes（2019） 「契約業務における実態調査」で、過去1年間に契約業務に携わった経験のある人を対象に行った調査結果では、契約書の電子化ニーズは33.8%
https://www.holmescloud.com/news/press-release/1985/

 

■Holmesについて
Holmesは「世の中から紛争裁判をなくす」という志のもと、「権利の実現」と「義務の履行」が自然となされる社会の実現を目指しています。クラウド上での契約プロセス構築と契約の一元管理を実現する、契約マネジメントシステム「ホームズクラウド」を通して、企業の契約業務の効率化と生産性向上を支援します。

「ホームズクラウド 」とは
https://www.holmescloud.com/index.html

Holmesは「契約マネジメント」を通して企業のエンパワーメントを支援し、更なる成長を目指してまいります。今後とも宜しくお願いいたします。


【株式会社Holmes】
本社：東京都千代田区大手町1-6-1 大手町ビル6階 Inspired Lab内
代表者：代表取締役 笹原 健太
事業内容：契約マネジメントシステム「ホームズクラウド」の提供
URL：https://www.holmescloud.com/