香川県高松市の機械製造業、XEN GROUPが勤怠管理DXを推進。年間142万円のコスト削減と1.6万枚のペーパーレス化に成功

〜経営管理部発の働き方改革。事業展開と社内の取り組みでSDGs達成を目指す〜

”働きやすい”を実現する勤怠管理クラウド『kincone（キンコン）』を提供する株式会社ソウルウェア(本社:東京都豊島区、代表取締役:吉田 超夫)は、食品機械や産業機械などの機械開発・製造を行う株式会社XEN GROUP​​（読み:ゼン グループ、本社:香川県高松市、代表取締役:高畑 洋輔）へ『kincone』を導入した結果、紙ベースの勤怠管理からクラウド管理に移行し、年間142万円のコスト削減と1.6万枚のペーパーレス化に成功したことをお知らせします。

XEN GROUPは金属加工を主軸に、さまざまな業種の機械づくりに携わった技術を活かしてフード事業やアグリ事業など事業モデルの開発も手掛ける設立55年の企業です。2021年には自社ブランド「XEN」を立ち上げ、食品の鮮度保持によりフードロスを未然に防ぐ「食品熱交換装置　X-Charge unit」や、食品のアップサイクリングを実現する「食材乾燥機　X-Dry unit」を開発し、商品化しています。

このようにSDGsへの取り組みや事業拡大をする中、経営管理部が先導し資源の有効活用や業務効率化を図り、社内DXの一環として勤怠管理クラウド『kincone』を活用しています。

今後はより一層、資源の有効活用や業務効率化を目指し、自社専用の高生産管理システムの構築を構想しています。

【勤怠管理クラウド『kincone』の導入事例】

■導入の背景

これまでは100人近く在籍する各従業員が日報を紙に書いて作成し、各リーダーがそれを見ながら1ヶ月分をまとめて残業や欠勤状況などをExcelに入力、経営管理部が集計して給与計算などの業務を行っていました。毎日100枚以上の紙と印刷にかかるコスト、紙ベース管理による紛失や汚れのリスク、リーダーのExcel入力業務の負担、月途中で各従業員の残業時間や有休消化状況が把握できないなど課題を多く抱えていました。

機械製造の現場で各従業員に1台ずつPCを与えることは、コスト面や操作に不慣れな従業員へのフォローを考え現実的ではなかったため、スマホなど身近なデバイスで操作できID単価も低い（月額1人200円）『kincone』が導入されました。

■活用方法と成果

・活用方法
敷地内の各工場や事務所の出入り口に『kincone』アプリをインストールしたiPadを設置し、従業員はFelica対応のICカードをタッチすれば出勤・休憩・退勤の打刻が行えます。

『kincone』の打刻データは、XEN GROUPが社内システムとして導入している『kintone（キントーン）』（提供：サイボウズ株式会社）に自動連携され、各リーダーが承認した後、経営管理部が給与計算を行うようにしました。

また、有給休暇の申請は経営管理部が各従業員専用のQRコードを作成し、それを自分のスマホから読み取ってWEBフォームから休みたい日時を上長に申請するだけの運用にしています。

本来は『kincone』の各従業員のページから申請可能ですが1人1人がログインID・パスワードを管理し『kincone』UI上での操作方法を覚える手間を鑑み、その時間を本来の製造業務に充ててほしいという経営管理部の考えで各従業員に最も負担のないWEBフォーム運用となりました。

・成果

導入前はインク代や紙代といった経費、各従業員が日報の記入にかかる時間とリーダーの集計入力作業を人件費として、年間でおよそ184万円ほどかかっていました。
 『kincone 』を導入後は従業員分のアカウント料金（月額1人200円）と人件費を合わせても42万円ほどになり、年間で142万円の削減に成功しました。

また、日報にかかっていた紙の削減数は年間で1.6万枚にも及びます。
この成果は『kincone』導入企業の中でも初となる大きな削減率です。

一番反響が大きかったのはExcelで入力作業を担っていた各リーダー達からで、「製造業務が終わっても、そこからチーム内1人1人の日報を集めてExcel入力するのに数時間かかる時もあり大変だったが『kincone』になってからは10分程度で済むようになった。」との声もありました。


■勤怠管理・交通費精算クラウド「kincone（キンコン）」概要

スマホ1台ですぐに始められるシンプルな勤怠管理・交通費精算クラウドです。交通系ICカードを、kinconeアプリをインストールしたスマホにタッチするだけで勤怠と同時に交通費の登録が可能です。
さらにカレンダーから訪問先を自動で読み取る連携機能（特許取得）もあり、毎月時間をかけて行っていた申請作業が大幅に削減できます。

サービス名：kincone（キンコン）
提供開始：2014年10月
URL：https://www.kincone.com/
利用料金（税抜）：月額200円/1ユーザー（最低契約数：5ユーザー）

主な機能：
・勤怠管理（ICカード/チャット/アプリ/WEBの打刻、位置情報取得、ダッシュボード機能、働き方改革対応通知アラートなど）
・交通費精算（カレンダー連携、ICカード又はモバイルSuicaやPASMOからデータ連携、CSV出力）
・他社サービス連携（kintone、コラボフロー、Slack、Chatwork、LINE WORKS、Googleカレンダー、Microsoft365カレンダー、freee会計など）

■株式会社ソウルウェア会社概要

会社名：株式会社ソウルウェア
代表者：吉田 超夫（よしだ のりお）
設立：2012年12月
本社：東京都豊島区西池袋1-11-1メトロポリタンプラザビル14階
資本金：300万円
事業内容：IT/クラウド事業
URL：https://soulware.jp/

代表取締役　吉田 超夫（よしだ のりお） プロフィール
大阪工業大学を中退。24歳までバンド活動に明け暮れる。
人生の立て直しをはかるため、単身NYへ。現地の短大でコンピュータサイエンスを学びながら多様な人種、生き方のある街に 大きな影響を受ける。歴史的大事件、9.11も現地で経験。27歳で帰国し、IT企業へ就職。その後、3社で上場企業を顧客にプロジェクトリーダーとして幅広い案件でチームをまとめる経験後、2012年12月に株式会社ソウルウェアを設立。自身の会社員時代、家庭や健康を顧みず働き過ぎた経験や米国で目の当たりにした多様なライフスタイルから「幸せな働き方」について考えるようになり、日本の働き方改革のためのHRテックソリューション開発に着手。勤怠管理・交通費精算クラウド「kincone（キンコン）」の開発や、ソウルウェアで社員の自律と自由を尊重した働き方などを実践している。