【Microsoft 365 導入企業の稟議・決裁ワークフロー実態調査】4割超が「紙・押印」や「Excel・Wordのメール回覧」で運用、担当者の5割超は専用ワークフローシステムの新規導入を希望

〜標準機能だけでは埋まらない、稟議・決裁業務の運用ニーズが明らかに〜

rakumo 株式会社

2026年10月1日 11時00分

SaaSサービスの開発・提供を行う rakumo 株式会社（本社：東京都千代田区、代表取締役社長グループCEO：清水孝治、以下 rakumo）は、Microsoft 365 を全社導入している企業に勤務し、稟議・決裁業務に関わる方111名を対象に、「Microsoft 365 導入企業における、稟議・決裁ワークフローの実態調査」を実施しましたので、お知らせいたします。

■調査サマリー

本調査のダウンロードはこちら：
https://rakumo.com/wp/m365-workflow-research-report/

■調査概要

調査名称：Microsoft 365導入企業における、稟議・決裁ワークフローの実態調査
調査方法：IDEATECHが提供するリサーチマーケティング「リサピー®︎」の企画によるインターネット調査
調査期間：2026年8月18日〜同年8月19日
有効回答：Microsoft 365を全社導入している企業に勤務し、稟議・決裁業務に関わる方111名

※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。

≪利用条件≫

1. 情報の出典元として「rakumo」の名前を明記してください。

2. ウェブサイトで使用する場合は、出典元として、下記リンクを設置してください。

URL：https://rakumo.com/

■稟議・決裁の方法、「Excel・Wordなどの書式をメールで回覧・提出」が27.9%で首位、「Microsoft 365の標準機能」は22.5%

「Q1. あなたのお勤め先では、稟議申請など、承認や決裁が必要なプロセスを、主にどのような方法で行っていますか。」（n=111）と質問したところ、「Excel・Wordなどの書式をメールで回覧・提出」が27.9%、「Microsoft 365の標準機能」が22.5%という回答となりました。

Excel・Wordのメール回覧（27.9%）と紙・押印による回覧（13.5%）を合わせると41.4%となり、稟議・決裁の実務では、システムを介さない手作業ベースの運用が根強く残っている実態がわかります。

Excel・Wordなどの書式をメールで回覧・提出：27.9%
Microsoft 365の標準機能：22.5%
グループウェアや基幹システムに付属するワークフロー機能：20.7%
紙・押印による回覧：13.5%
他社製の専用ワークフローシステム：9.0%
自社開発の独自システム（内製）：5.4%
その他：0.0%
口頭やチャットなど、特に決まった方法はない：0.0%
わからない/答えられない：0.9%

■稟議・決裁業務、6割が「円滑」と回答する一方、4割弱は課題を実感

「Q2. あなたのお勤め先では、稟議・決裁業務は全体として円滑に進んでいると思いますか。」（n=111）と質問したところ、「ややそう思う」（47.7%）「非常にそう思う」（13.5%）を合わせた61.2%が円滑に進んでいると回答しました。一方で、「全くそう思わない」（7.2%）「あまりそう思わない」（30.6%）を合わせた37.8%は、円滑に進んでいるとは思わないと回答しており、全体の4割弱が依然として運用に課題を感じている実態がうかがえます。

全くそう思わない：7.2%
あまりそう思わない：30.6%
ややそう思う：47.7%
非常にそう思う：13.5%
わからない/答えられない：0.9%

■稟議・決裁業務における課題、「誰の承認で止まっているか、進捗がわかりにくい」が49.5%でトップ、「申請から承認完了までに時間がかかる」42.1%が続く

「Q3. Q2で『全くそう思わない』『あまりそう思わない』『ややそう思う』と回答した方にお聞きします。お勤め先の稟議・決裁業務において、課題だと感じる点を教えてください。（上位5つまで回答）」（n=95）と質問したところ、「誰の承認で止まっているか、進捗がわかりにくい（通知への気づきにくさ含む）」が49.5%、「申請から承認完了までに時間がかかる」が42.1%、「申請の種類や部署によって、承認ルート・ルールが異なりわかりにくい」が36.8%という回答となりました。

誰の承認で止まっているか、進捗がわかりにくい（通知への気づきにくさ含む）：49.5%
申請から承認完了までに時間がかかる：42.1%
申請の種類や部署によって、承認ルート・ルールが異なりわかりにくい：36.8%
出張やテレワークなど、外出先・スマートフォンでの対応がしづらい：29.5%
入力ミスや記入漏れによる差し戻しが多い：28.4%
紙の書類の印刷・押印・保管に手間がかかる：25.3%
システムやツールが分散しており、二重入力や連携不足が発生している：14.7%
過去の申請内容を検索・参照しづらい：11.6%
組織変更や人事異動のたびに承認ルートの見直しが必要：11.6%
申請データの集計・分析がしにくい：10.5%
特定の担当者に運用が依存し、属人化している：8.4%
監査や内部統制対応の負担が大きい：5.3%
ITに詳しくない社員には操作や理解が難しい：2.1%
その他：0.0%
わからない/答えられない：1.1%

■稟議・決裁業務の課題に関する自由回答では「差し戻しの理由伝達」「進捗の可視化」など、現場ならではの声も

「Q4. Q3で『わからない/答えられない』以外を回答した方にお聞きします。Q3で回答した以外に、稟議・決裁業務において課題だと感じる点があれば、自由に教えてください。（自由回答）」（n=94）と質問したところ、「差し戻す際の理由の伝達業務」や「どこで止まっているのかわかるようにしたい」など34件の回答を得ることができました。

＜自由回答・一部抜粋＞

担当役員への事前説明が大変なのと準備が二度手間。
承認のルール改定を社内に周知することが難しい。
差し戻す際の理由の伝達業務。
柔軟な運用が必要。例えば、特に公的機関では後閲や引き上げ、等の手順がある。また、組織変更の際、組織に閲覧権限を付与しないと、過去データの閲覧ができなくなる。
どこで止まっているのかわかるようにしたい。

■Microsoft 365 を主な方法としていない企業でも、標準機能の利用経験は68.6%に

「 Q5. Q1にて『Microsoft 365 の標準機能』以外を回答された方にお聞きします。あなたは、Microsoft 365 の標準機能（Teamsの承認機能やPower Automateなど）を、お勤め先の稟議・決裁業務で使ったことがありますか。」（n=86）と質問したところ、「現在、使っている」が55.8%、「過去に使っていたが、現在は使っていない」が12.8%となり、あわせて68.6%が利用経験ありという回答となりました。

Q1で主な手段として標準機能を挙げた方は22.5%にとどまりましたが、主たる手段ではないものの標準機能を現在も併用している方が多いことがうかがえます。

現在、使っている：55.8%
過去に使っていたが、現在は使っていない：12.8%
使ったことはない：30.2%
わからない/答えられない：1.2%

■標準機能の課題は「複雑な承認フローが組みづらい」が52.4%で最多、「定型的な申請書式がなく、フォームを一から作成」も47.6%

「Q6. Q1で『Microsoft 365 の標準機能』または、Q5で『現在、使っている』『過去に使っていたが、現在は使っていない』と回答した方にお聞きします。Microsoft 365 の標準機能で稟議・決裁業務を行ううえで感じる（感じた）課題を教えてください。（上位5つまで回答）」（n=84）と質問したところ、「複雑な承認フロー（多段階・条件分岐など）が組みづらい」が52.4%、「定型的な申請書式（テンプレート）がなく、フォームを一から作成する必要がある」が47.6%という回答となりました。

複雑な承認フロー（多段階・条件分岐など）が組みづらい：52.4%
定型的な申請書式（テンプレート）がなく、フォームを一から作成する必要がある：47.6%
設定や変更に専門的なIT知識が必要：38.1%
不具合やエラーを自力で解決する必要がある：38.1%
申請者や承認者にとって、操作や画面がわかりにくい：33.3%
過去の申請の検索や履歴の管理がしづらい：16.7%
仕様変更やアップデートへの対応・検証が負担になる：15.5%
組織変更への対応などのメンテナンスに手間がかかる：11.9%
社内に構築・運用できる人材が不足している：11.9%
個人や部署ごとにフローが乱立し、会社として管理しきれていない：6.0%
必要な機能の利用に追加のライセンス費用がかかる：3.6%
その他：0.0%
特に課題は感じていない：2.4%
わからない/答えられない：1.2%

■標準機能を使っていない理由は「標準機能でワークフローを構築できると知らなかったから」「複雑な承認フローには対応できないと思ったから」が上位

一方、Q5で「使ったことはない」と回答した方に、Microsoft 365 の標準機能を稟議・決裁業務に使っていない理由を質問したところ（n=26）、「標準機能でワークフローを構築できると知らなかったから」が34.6%、「複雑な承認フローには対応できないと思ったから」が30.8%、「既に専用のワークフローシステムを利用しているから」が26.9%という回答となりました。

なお、本設問は回答者数が26名と少数のため、参考値として掲載しています。

標準機能でワークフローを構築できると知らなかったから：34.6%
複雑な承認フローには対応できないと思ったから：30.8%
既に専用のワークフローシステムを利用しているから：26.9%
セキュリティや内部統制の観点で不安があるから：23.1%
社内に構築・運用できる人材やリソースがないから：19.2%
既に紙やExcelなど現在の運用で業務が回っているから：11.5%
会社の方針で利用が制限されているから：7.7%
検討はしたが、着手できていないから：3.8%
その他：3.8%
特に理由はない：3.8%
わからない/答えられない：7.7%

■担当者の52.3％が、今後は「専用のワークフローシステムを新たに導入して改善したい」と希望

「Q8. あなたは今後、お勤め先の稟議・決裁業務をどのように改善していきたいと考えていますか。当てはまるものを教えてください。（上位3つまで回答）」（n=111）と質問したところ、「専用のワークフローシステムを新たに導入して改善したい」が52.3%、「Microsoft 365の標準機能を活用して改善したい」が39.6%、「現在利用中のシステムやツールの活用・定着を進めたい」が32.4%という回答となりました。

本設問は上位3つまでの複数回答であり、専用システムの新規導入意向が最多となる一方、Microsoft 365の環境を活かして改善したいという意向も39.6%が挙げています。

専用のワークフローシステムを新たに導入して改善したい：52.3%
Microsoft 365の標準機能を活用して改善したい：39.6%
現在利用中のシステムやツールの活用・定着を進めたい：32.4%
現在利用中のワークフローシステムを別の製品に切り替えたい：24.3%
運用ルールの見直しなど、システム以外の方法で改善したい：21.6%
専任の運用担当者・体制を新たに整備したい：18.9%
外部パートナー（ベンダー・コンサルティング会社等）に相談・支援を依頼したい：6.3%
その他：0.9%
自分だけでは判断できないため、上司や関連部署に相談・提案したい：1.8%
現在の方法のまま、特に変える予定はない：2.7%
わからない/答えられない：2.7%

■システムの導入・見直し時に重視するポイントは「申請者や承認者が直感的に操作できること」50.5%、「ITに詳しくなくても、自社の担当者で設定・運用できること」46.8%が上位

「Q9. 仮に、稟議・決裁業務のためのワークフローシステムを新たに導入、または見直しするとした場合、あなたが重視したいポイントを教えてください。（上位5つまで回答）」（n=111）と質問したところ、「申請者や承認者が直感的に操作できること」が50.5%、「ITに詳しくなくても、自社の担当者で設定・運用できること」が46.8%、「多段階や条件分岐など、複雑な承認ルートに対応できること」が37.8%という回答となりました。

申請者や承認者が直感的に操作できること：50.5%
ITに詳しくなくても、自社の担当者で設定・運用できること：46.8%
多段階や条件分岐など、複雑な承認ルートに対応できること：37.8%
組織変更や人事異動があっても、承認ルートの更新・見直しが簡単にできること：32.4%
スマートフォンなど、外出先でも申請・承認できること：30.6%
過去の申請の検索や、監査・内部統制対応がしやすいこと：21.6%
自社の業務に合わせた申請書式・テンプレートが豊富にあること：20.7%
セキュリティ対策が十分であること：15.3%
Microsoft 365をはじめ、既存のシステムやツールと連携できること：11.7%
導入・運用コストが適正であること（費用対効果を含む）：11.7%
特定の担当者に依存せず、属人化しない運用体制を構築できること：9.9%
公式サポートや、導入・運用を外部パートナーに任せられる体制があること：6.3%
AIによる申請書作成の支援など、効率化機能があること：0.9%
その他：0.0%
特にない：0.9%
わからない/答えられない：0.9%

■Microsoft 365 連携で魅力を感じるのは「Entra IDでのシングルサインオン」56.8%、「Outlook・Teamsの通知からの確認・承認」54.1%が上位

「Q10. 稟議・決裁業務のワークフローシステムがMicrosoft 365と連携できる場合、あなたが魅力を感じる機能や運用を教えてください。（上位3つまで回答）」（n=111）と質問したところ、「会社のMicrosoft 365アカウント（Microsoft Entra ID）でそのままログインできる（シングルサインオン）」が56.8%、「Outlookのメールや、Teamsのチャット通知から申請内容の確認や承認操作ができる」が54.1%、「組織情報（Microsoft Entra ID）と連動し、人事異動や組織変更があっても承認ルートが自動的に更新される」が40.5%という回答となりました。

会社のMicrosoft 365アカウント（Microsoft Entra ID）でそのままログインできる（シングルサインオン）：56.8%
Outlookのメールや、Teamsのチャット通知から申請内容の確認や承認操作ができる：54.1%
組織情報（Microsoft Entra ID）と連動し、人事異動や組織変更があっても承認ルートが自動的に更新される：40.5%
申請データをExcelなどに出力して集計・分析できる：17.1%
モバイルでの承認に対応し、外出時でも承認・決裁ができる：17.1%
SharePointやOneDrive上のファイルをそのまま添付・参照できる：16.2%
Teamsアプリ内でそのまま申請・承認ができる：12.6%
Microsoft Entra IDの多要素認証など、既存のセキュリティ機能をそのまま活用できる：12.6%
AIが申請書のひな形作成などを支援してくれる：1.8%
その他：0.0%
特にない：0.9%
わからない/答えられない：1.8%

■まとめ

今回の調査結果から、Microsoft 365を全社導入している企業であっても、37.8%が「稟議・決裁業務が円滑に進んでいない」と感じている実態が見えてきました。

運用はメール回覧（27.9%）や標準機能（22.5%）等に分散しており、「進捗のわかりにくさ（49.5%）」や「複雑な承認フローの組みづらさ（52.4%）」が課題となっています。

こうした背景から、担当者の52.3%が「専用ワークフローシステムの新規導入」を希望しており、直感的な操作性（50.5%）やEntra ID連携（56.8%）が重視されています。Microsoft 365と連携し、IT知識に関わらず誰もが扱える運用に近づけられるかが、今後の論点となるのではないでしょうか。

本調査のダウンロードはこちら：
https://rakumo.com/wp/m365-workflow-research-report/

■ 標準機能では埋まらない課題に ─
2026年9月29日より「rakumo ワークフロー for Microsoft 365」を提供開始

本調査で挙がった課題に対して、「rakumo ワークフロー for Microsoft 365」は以下のように対応します。

本調査で挙がった課題	rakumo ワークフロー for Microsoft 365
誰の承認で止まっているか、進捗がわかりにくい（49.5%）	申請の進行状況と承認経路を一覧で表示。承認・確認時のコメント入力にも対応
複雑な承認フローが組みづらい（52.4%）	条件分岐・代理承認・合議・多段階承認に対応。設定済み経路の都度変更も可能
定型的な申請書式がなく、一から作成が必要（47.6%）	申請書テンプレートを用意。AIによるひな型作成支援も順次提供
設定や変更に専門的なIT知識が必要（38.1%）／自社の担当者で設定・運用できること（46.8%）	専門知識なしで設定変更が可能。事業部・グループ会社単位で運用担当者に権限を割当
申請者や承認者にとって操作や画面がわかりにくい（33.3%）	マニュアルなしでも操作できるUI。PC・スマートフォンの双方に対応
Entra IDでのシングルサインオン（56.8%）／Outlook・Teamsからの承認（54.1%）	Microsoft Entra ID・Teams とシームレスに連携