株式会社UPSIDERが『クラウドメール室』を導入し、ハイブリッドワークの課題解決へ
郵便物の回収リードタイム50%短縮、業務効率とセキュリティを強化
郵便物・配達物クラウド管理システム『トドケール』を提供する株式会社トドケール（本社：東京都千代田区、代表取締役：野島剛、以下「トドケール」）は、株式会社UPSIDER（本社：東京都港区、代表取締役：宮城 徹・水野 智規以下「UPSIDER」）の『クラウドメール室』の活用事例を公開しました。
『クラウドメール室』導入の背景と目的
株式会社UPSIDERは、「挑戦者を支える世界的な金融プラットフォームを創る」というミッションのもと、法人カード「UPSIDER」とビジネスあと払いサービス「支払い.com」を提供し、企業の成長を資金面から支えています。
UPSIDERは、リモートワークとオフィス勤務を併用するハイブリッドワークスタイルを採用しており、郵便物管理に関しては従来より外部の郵便物管理サービスを利用していました。しかし、以下のような課題が発生していました。
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郵便物の転送に最大2週間かかり、業務が遅延するリスク
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従来の郵便管理サービスでは、業者に回収してもらった郵便物が手元に届くまで1〜2週間かかっており、関連業務の遅延が発生していました。
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気軽に郵便物をPDF化できず、紙管理による業務負担が増加
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従来のサービスでは郵便物のPDF化が有料オプションだったため気軽に依頼できず、出社した際にメンバーが郵便物を確認する必要がありました。
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そこでUPSIDERは、業務効率化を目的として、「クラウドメール室」を導入しました。
導入の効果
1. 郵便物の回収リードタイム50%短縮
「クラウドメール室」導入により、従来1〜2週間かかっていた郵便物の転送期間が、最短4日～最大1週間に短縮されました。
これにより、監査対応で必要な残高確認状や契約関連書類の対応が迅速化され、お客様とのスムーズなやり取りが可能となりました。また、リードタイム短縮により営業メンバーとの郵便物確認の発生頻度が減少し、業務負担が軽減されました。
2. PDF化対応のコスト削減とオペレーションの最適化
郵便物のPDF化依頼はプラン料金内で対応してもらえるため、リモートワーク中でも即座に内容を確認できるようになりました。これにより、出社に郵便物の確認作業をする必要がなくなり、メンバーの対応工数を削減することができました。また、日々の運用に関する相談をサポート担当者に相談できるので、働き方に合わせて柔軟にオペレーションを最適化することが可能になりました。
3. 郵便物管理のセキュリティ管理
弊社は機密情報の高い様々な書類を扱う機会が多いため、システムにアップロードされる郵便物の閲覧権限について特に注意を払っています。従来のサービスでは、部門ごとに郵便物の閲覧権限を制御するために追加で月額料金を支払う必要がありましたが、クラウドメール室ではその機能もプラン料金に含まれているため、追加コストをかけずにセキュリティを担保した上で、オペレーションを柔軟に回せそうだなと思いました。これまではコストの観点から検討できなかった様々なオペレーションが検討できるようになったため、郵便物管理の最適化がかなり前進したように感じています。
導入事例詳細
株式会社UPSIDER
株式会社UPSIDERが実現した、ハイブリッドワークスタイルの進化系
https://www.todoker.com/stories/UPSIDER
株式会社UPSIDER 概要
名称：株式会社UPSIDER
本社所在地：東京都港区六本木 7-15-7
設立：2018年5月
代表者：宮城 徹、水野 智規
URL：https://corp.up-sider.com/
「トドケール」について
株式会社トドケールは「人とモノをつなぐ」をミッションに、人とモノの情報をデータ化し、「ウケワタシをカンタンに」することで、柔軟な働き方の推進と新しいオフィスの形を実現すること目指しています。特に近年、ハイブリッドワークやリモートワークという新しい働き方を取り入れる会社にとって、物理的なモノやモノに関係するアナログな情報はそれを取り扱う社員の足かせとなり、柔軟な働き方の阻害要因となっており、トドケールは総務領域のデジタル化を推進し、より自由な働き方と効率的なオフィス運営を実現します。
【サービスページ】
郵便物・配達物管理クラウドアプリケーション
「トドケール」
「トドケール」はスマートな総務・メール室のための郵便物・配達物管理クラウドアプリケーションです。大きな設備投資なく、スマートフォンとPCで手軽に郵便物や配達物のデジタル管理及び処理の自動化を始めることができます。障害者で運用するメール室のハイブリッドワーク適応化や受け取る社員のリモートワーク効率化とそれに伴うオフィス面積の最適化など、多くの効果を期待することができます。
【トドケール サービスページ】
郵便物・配達物管理ミニBPOサービス
「クラウドメール室」
「クラウドメール室」はオフィスに届く郵便物を電子化して配布する郵便物管理に特化したミニBPOサービスです。周囲がリモートワークの恩恵を享受する中、郵便物を確認、配布するために出社していた総務の業務をクラウドメール室が代行します。郵便物は画像形式で従業員のもとへ通知され、PDFスキャンや転送など、必要な処理をボタン一つで依頼することができます。総務の人材不足解消、社内の労働環境格差の解消に貢献します。
【クラウドメール室 サービスページ】
会社概要
会社名：株式会社トドケール
会社所在地：東京都千代田区平河町1丁目3番12号 第二秩父屋ビル1階
設立：2018年7月24日
代表取締役：野島 剛
事業内容：
オフィス・館内物流を管理するクラウドアプリケーション「トドケール」の開発・運営
オフィスに届く郵便物をデジタルに通知・管理するメール室業務代行サービス「クラウドメール室」の提供
導入事例：
公式キャラクター：トドの「トドケルくん」
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