9割が電子契約導入後も紙で契約、過去の紙契約書の管理も4割が課題に。契約DX推進における課題は「契約管理」にシフト
〜ContractS株式会社、「契約業務のデジタル化に関する実態調査」を実施〜
2020年9月に発足した菅内閣では、新型コロナウイルス感染症の拡大をきっかけに増加したテレワーク需要の高まりを受け、行政のデジタル化を注力政策として掲げました。併せて「脱ハンコ」「ペーパーレス」等を推進する機運が高まり、企業では電子契約、契約管理システム等を中心に契約のデジタル化が一定進みました。政権発足から約1年が経過し、2021年9月にデジタル庁の創設を控えた今、企業における「契約DX推進の実態」および「契約DX推進における課題」を把握することを目的に、契約業務に携わった経験のあるビジネスパーソン1,030名を対象に調査を実施しました。
調査の結果、過去の紙契約書の管理が契約業務デジタル化の障壁となっている現状や、電子契約システム導入後もなくならない紙契約書の存在が浮き彫りになりました。調査結果のハイライトは、以下の通りです。
「契約業務のデジタル化に関する実態調査」ハイライト
- 契約業務のデジタル化で導入したシステムの上位は「承認フロー」「電子契約」（結果詳細 1.）
- 今後、導入したいシステム1位は「契約書管理」と、契約書の管理業務に対するデジタル化ニーズが高い（結果詳細 2.）
- 電子契約導入で契約書作成と発送の手間等が解決された一方、電子契約導入後も8割が課題あり。「契約交渉・コミュニケーション」「契約書の検索性」などが未解決（結果詳細 3.4.）
- 契約業務のデジタル化を阻む課題「過去の紙契約書の管理」が4割に。過去に締結した紙契約書の管理が契約業務デジタル化推進の高い障壁に（結果詳細 5.）
- 9割以上が電子契約導入後も紙での契約書締結を経験。「得意先」「自治体」「行政」など相手先の事情が影響（結果詳細 6.）
■調査概要
調査時期：2021年8月3日（火）〜5日（木）
調査方法：インターネット調査
調査対象：全国、20～59歳、過去6ヶ月以内に契約関連業務を経験した企業勤務の男女1,030名
※契約関連業務で扱った契約書種別は以下を対象
秘密保持契約、取引基本契約、開発・業務委託契約、売買契約、リース契約、購買契約、賃貸借契約、工事請負契約、ライセンス契約、代理店契約、雇用契約、その他契約に関連する業務）
調査レポート詳細は、下記フォームよりダウンロードいただけます。
https://www.contracts.co.jp/download/9194/
契約業務のデジタル化に関する実態調査 ｜ 調査結果詳細
1．契約業務のデジタル化で導入したシステムTOP3は「承認フロー」「電子契約」「契約書管理」
導入しているシステムのTOPは、1.承認フロー(37.4%)、2.電子契約(30.2%)、3.契約書の管理(29.0%)と回答。契約書の管理は29.0％、契約の内容・データ管理は27.9%がデジタル化を実現できている一方で、契約の期限管理については17.9%とデジタル化が進んでいない現状が明らかとなりました。契約書の管理システムについては、2020年4月の自社類似調査(※1)では、23.2%の導入率でしたが、今回調査では、29.0%とこの1年半で6.8pt上昇し、導入が進んでいる現状が伺えます。
（※1）Holmes（2020）「テレワーク時の契約業務に関する実態調査」
https://www.holmescloud.com/news/press-release/2535/
2．契約業務のデジタル化で導入したいシステムTOP3は「契約書管理」「電子契約」「契約内容・データ管理」
導入したいシステムのTOP3は、1.契約書管理（21.9%）、2.電子契約（21.6%）、3.契約内容・データ管理（17.3%）（※複数回答）。「契約書管理」「電子契約」についてはデジタル化を実現できている企業も多い中、まだデジタル化できていない企業の導入ニーズがあることが明らかとなりました。「契約の内容・データ管理」についても17.3%がデジタル化を希望しており、契約締結後の契約書面のデータ化・これに伴う管理についてもニーズが高まっていると言えます。
3．電子契約によって解決された課題のTOP3は「契約書の印刷・製本・押印、送付の手間」「承認プロセスの煩雑さ」「契約書の作成の効率化」
電子契約システム導入後、解決されたと感じる課題のTOP3は、1.契約書の作成（印刷・製本・押印）、送付の手間（65.6%）、2.承認プロセスの煩雑さ（56.9%）、3.契約書の作成の効率化（55.3%）（※複数回答）となりました。多くが効率化を実感する一方で、「契約内容の交渉・確認・コミュニケーション」は、28.3%に留まり、電子契約システム導入で解決されづらい課題が浮き彫りになりました。
4．電子契約導入後も解決されていない課題のTOP3は「契約交渉・コミュニケーション」「契約書の検索性」「承認プロセスの煩雑さ / 契約書作成の効率化」
電子契約システム導入後も解決されていないと感じる課題のTOP3は、1. 契約内容の交渉・確認・コミュニケーション（30.5%）、2.契約書の検索性・閲覧しやすさ（19.3%）、3.承認プロセスの煩雑さ（18.0%）/ 契約書作成の効率化（18.0%）（※複数回答）。特になしとの回答は14.8%に留まり、85.2%が電子契約システム導入後も契約業務に何らかの課題を感じてることがわかりました。また、電子契約システムを導入し、「脱ハンコ」を実現しても、ハンコ前業務（契約の交渉・確認などのコミュニケーション・契約書作成等）及びハンコ後業務（契約書検索・閲覧等）にまつわる課題は依然として解決されづらい現状が伺えました。
5．契約業務のデジタル化を阻む課題TOP3は「過去の紙契約書の管理」「社内稟議の取得」「予算確保」
回答者の85.3%が契約業務のデジタル化を推進する上で、「課題がある」と回答（※2）。契約業務のデジタル化を推進する上での課題は、1. 過去の紙契約書の管理（41.3%）、2.社内稟議の取得（32.4%）、3.予算確保（29.7%）（※複数回答）の順で高い結果となり、過去に締結した紙契約書の管理が契約業務デジタル化推進の高い障壁となっている現状が浮き彫りになりました。以下、契約フロー整備・教育コスト（28.2%）、セキュリティ面での対応（28.1%）と続き、フローの整備やセキュリティ対応への課題もデジタル化の障壁になっている様子が伺えます。業種別では、運輸業・郵便業、建設業、製造業の順に「過去の紙契約書の管理」に関する課題感が他業種より高く、紙の契約書がデジタル化推進の負担となっている現状が見受けられました。
（※2）Q5回答者のうち「特になし」と回答した人を除いた割合
6．9割以上が電子契約導入後も紙で契約書締結。主な相手先は「得意先」「自治体」「行政」
電子契約システムを導入済の職場で勤務する人のうち、92.0%が電子契約システム導入後も「紙の契約書締結を経験」と回答。また、電子契約システム導入後に紙の契約書締結を経験した主な相手先は、1.得意先 （75.5%）、2.自治体（47.2%）、3.行政（44.4%）、4.金融機関（32.9%）（※複数回答）との結果となり、契約業務のデジタル化推進には、自治体や行政の改革も不可欠である現状が明らかになりました。業種別では、製造業、運輸業・郵便業、建設業の順に、「自治体」「行政」との紙の契約書締結が電子契約システム導入後も他業種より多く発生しており、業種による差が伺えました。
調査レポート詳細は、下記フォームよりダウンロードいただけます。
https://www.contracts.co.jp/download/9194/
■「ContractS CLM」（旧サービス名：ホームズクラウド）とは
https://www.contracts.co.jp/
ContractS CLMは、契約プロセスの最適化と契約ライフサイクル管理を通して、業務効率化と生産性向上を実現する、契約ライフサイクルマネジメント（CLM）システムです。契約書作成、法務相談、押印申請、締結、保管、ステータス管理など、事業部から法務部まで様々な部署が関わる複雑な契約業務を、迷わずもれなく行うことが可能です。また、締結済みの契約書のドキュメント管理や更新管理に加え、締結前の契約書のステータス管理から契約書の変更・更新の履歴まで、契約のライフサイクル全体の管理を実現します。
■ContractS株式会社（旧社名：株式会社Holmes）について
https://www.contracts.co.jp/aboutus/
ContractSは「世の中から紛争裁判をなくす」という志のもと、「権利義務が自然と実現される仕組みを創る」をミッションに、契約の本質的な課題解決を通して、多様な人々が生き生きと活躍し、権利義務が自然と実現される未来を目指しています。
■会社概要
会社名：ContractS株式会社
本社：東京都千代田区大手町1-6-1 大手町ビル6階 Inspired Lab内
代表者：代表取締役CEO 笹原 健太
設立日：2017年3月31日
事業内容：契約ライフサイクルマネジメント（CLM）システム「ContractS CLM」の提供
URL：https://www.contracts.co.jp/
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