住商レジデンシャルが郵便物・配達物管理をデジタル化し、荷物対応工数を40%削減！
〜フロアを跨ぐ紙の授受簿管理から脱却し、総務部門のDXを加速〜
郵便物・配達物クラウド管理システム『トドケール』を提供する株式会社トドケール（本社：東京都千代田区、代表取締役：野島 剛、以下「トドケール」）は、住商レジデンシャル株式会社（本社：東京都千代田区、代表取締役：内倉 正博、以下「住商レジデンシャル」）の『トドケール』の活用事例を公開しました。
不動産業の特性上、重要度の高い書類を多数扱う同社では、総務部門によるフロアを跨ぐ物理的な郵便物配布と紙の授受簿管理が大きな負担となっていました。「トドケール」の導入により、通知機能と電子サイン機能を用いた管理台帳のデジタル化を実現し、総務部門の工数削減と従業員の利便性向上に成功しました。
1. 導入の背景：フロアを跨ぐ重労働と「なかなか届かない」問い合わせへの対応
トドケール導入前は、会社に届く郵便物を紙の授受簿で管理し、全部署に届く郵便物を手書きで書いていく必要がありました。また、オフィスが3フロアに分かれているため、総務部門のメンバーが毎回フロアを跨いでレターパックなどの重い荷物を配布する作業が大きな負担となっていました。さらに、担当者不在時の二重連絡の手間や、従業員からの「届くはずの郵便物がなかなか手元に届かない」といった問い合わせ対応も常態化していました。
特に、特定記録や信書、分譲マンション管理組合からの様々な書類など、不動産業特有の重要度の高い郵便物を多数扱うため、郵便処理業務は最優先事項として常に対応する必要があり、総務部門の工数の逼迫が課題となっていました。
2. トドケール選定の決め手：通知・電子サイン・追跡番号のシームレスな連携
DX推進ミッションのもと、紙の管理台帳では実現できない通知機能と電子サインの機能が要件として求められていました。同社が「トドケール」を選定した決め手は以下の点です。
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郵便物の到着記録から従業員への通知までをシームレスに行えること。
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受領時に電子サインができること。
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バーコードリーダーで追跡番号を郵便物に紐づけ、管理できること。
3. 導入効果：工数40%削減と問い合わせの大幅な減少
「トドケール」導入後、同社では以下の効果を実感されています。
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荷物対応工数を40%削減： 紙の授受簿作成と物理的なフロア移動が不要となり、総務部門の作業工数が大幅に削減されました。
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従業員からの問い合わせが大幅に減少： 従業員自身がシステムにログインし、郵便物のステータスを確認できるようになったため、問い合わせの件数が大幅に減りました。
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受取りまでの時間短縮： 通知後、従業員は概ね1時間程度で郵便物を受け取りに来るようになり、滞留が解消されました。
4. 今後の展望：目の前の効率化から「上流のDX」へ
今回の成功体験を受け、今後は他拠点への「トドケール」展開を計画されています。また、現在の業界慣習で紙で取り扱っている書類についても、規約などを変更することで電子化を進めることが可能だと見ています。このように、目の前の業務をさらに効率化することで、さらに上流のDXを進め、デジタル変革を拡大していくことを目指されています。
導入事例詳細
住商レジデンシャル株式会社
住商レジデンシャル株式会社は、紙の授受簿作成やフロアを跨ぐ手渡しに起因する郵便物対応の課題に対し「トドケール」を導入することで、対応工数を40％削減。
https://www.todoker.com/stories/sumisho-regi
住商レジデンシャル株式会社 概要
名称：住商レジデンシャル株式会社
本社所在地：東京都千代田区神田美土代町1番地 WORK VILLA MITOSHIRO
設立：1973年 2月
代表取締役：内倉 正博
URL：https://www.sumisho-resi.co.jp/
「トドケール」について
株式会社トドケールは「人とモノをつなぐ」をミッションに、人とモノの情報をデータ化し、「ウケワタシをカンタンに」することで、柔軟な働き方の推進と新しいオフィスの形を実現すること目指しています。特に近年、ハイブリッドワークやリモートワークという新しい働き方を取り入れる会社にとって、物理的なモノやモノに関係するアナログな情報はそれを取り扱う社員の足かせとなり、柔軟な働き方の阻害要因となっており、トドケールは総務領域のデジタル化を推進し、より自由な働き方と効率的なオフィス運営を実現します。
【サービスページ】
郵便物・配達物管理クラウドアプリケーション
「トドケール」
「トドケール」はスマートな総務・メール室のための郵便物・配達物管理クラウドアプリケーションです。大きな設備投資なく、スマートフォンとPCで手軽に郵便物や配達物のデジタル管理及び処理の自動化を始めることができます。障害者で運用するメール室のハイブリッドワーク適応化や受け取る社員のリモートワーク効率化とそれに伴うオフィス面積の最適化など、多くの効果を期待することができます。
【トドケール サービスページ】
郵便物・配達物管理ミニBPOサービス
「クラウドメール室」
「クラウドメール室」はオフィスに届く郵便物を電子化して配布する郵便物管理に特化したミニBPOサービスです。周囲がリモートワークの恩恵を享受する中、郵便物を確認、配布するために出社していた総務の業務をクラウドメール室が代行します。郵便物は画像形式で従業員のもとへ通知され、PDFスキャンや転送など、必要な処理をボタン一つで依頼することができます。総務の人材不足解消、社内の労働環境格差の解消に貢献します。
【クラウドメール室 サービスページ】
会社概要
会社名：株式会社トドケール
会社所在地：東京都千代田区平河町1丁目3番12号 第二秩父屋ビル1階
設立：2018年7月24日
代表取締役：野島 剛
事業内容：
オフィス・館内物流を管理するクラウドアプリケーション「トドケール」の開発・運営
オフィスに届く郵便物をデジタルに通知・管理するメール室業務代行サービス「クラウドメール室」の提供
導入事例：
公式キャラクター：トドの「トドケルくん」
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