芝浦工業大学、Zoho Connect で研究室運営の情報基盤を刷新
― 年度ごとに人が入れ替わる研究室でも、情報を一元管理・継承できる環境を実現 ―
ゾーホージャパン株式会社（本社：神奈川県横浜市、代表取締役社長：マニカンダン・タンガラジ、以下「ゾーホージャパン」）は、芝浦工業大学 建築学部 建築学科の建築生産マネジメント研究室（志手研究室）において、組織内コラボレーションツール「Zoho Connect」が導入され、研究室運営における情報管理と引き継ぎの効率化に貢献している事例を公開します。
本事例では、日常的な連絡から行事予定、運営ルール、過年度の資料に至るまで、研究室内で発生・蓄積される情報を一つの環境で管理。年度ごとにメンバーが入れ替わる研究室という特性の中で、「情報が流れて終わらず、運営ルールや行事ノウハウが継続的に更新・継承される仕組み」を構築しました。
導入の背景
大学の研究室では、学生の入れ替わりが毎年発生する一方で、研究・教育活動そのものは継続して行われます。そのため、連絡事項、研究室内のルール、行事の運営方法、過年度の資料など、多様な情報を適切に管理し、次の世代へ引き継ぐことが重要な課題となっていました。一方で従来は、日常連絡にはチャットツール、資料共有には別のストレージ、ルールは口頭や個別資料といった形で情報が分散。必要な情報が見つからない、過去の経緯が分からないといった問題点が生じていました。
こうした状況の中で志手研究室が重視したのは、日々の連絡に埋もれて情報が消費されるのではなく、運営ルールやノウハウが組織として蓄積・継承される基盤であることでした。
Zoho Connect は、連絡事項、予定、マニュアルといった性質の異なる情報を一つの環境で整理・共有できる点に加え、年度ごとにメンバーが入れ替わる研究室においても、必要な情報に迷わずたどり着ける状態を維持できることから、採用に至りました。
Zoho Connect 導入によって実現した、研究室運営の変化
1.情報のライフサイクルを一元管理
Zoho Connect の導入により、研究室内で扱う情報を一つの基盤に集約。日常的な連絡のよ
うに流れやすい情報から、定期的な行事予定、マニュアルや運営ルール、過年度の資料まで
を同じ環境で管理できるようになりました。情報は投稿・共有して終わりではなく、必要に
応じて更新・参照され続ける形で蓄積され、年度をまたいだ引き継ぎもスムーズに行えるよ
うになっています。
2.教員側の運営負荷を軽減
情報の所在が明確になったことで、教員側は同じ内容を繰り返し説明・共有する必要がなく
なりました。「ここを見れば分かる」と示せる環境が整ったことで、学生からの問い合わせ
や確認対応も減少。研究室運営にかかる負荷が軽減され、研究・教育活動により集中できる
環境づくりにつながっています。
3.年度入れ替わり組織への高い汎用性
本事例は、特定の研究室に限らず、年度ごとにメンバーが入れ替わるゼミや学内委員会、学
生プロジェクトなど、教育機関特有の組織運営に共通する課題に対する解決例として位置づ
けられます。
人は変わっても活動は続く——そのような組織において、情報を継続的に管理・継承できる基盤は不可欠であり、企業におけるプロジェクトチームや部門運営にも通じる考え方です。
担当者コメント
芝浦工業大学 建築学部 建築学科 教授 志手 一哉 氏
「研究室では、年度ごとに学生が入れ替わるため、情報をどのように引き継いでいくかが常に課題でした。Zoho Connect を導入したことで、研究室内での連絡、行事の案内、資料共有などを一つの環境に集約できるようになりました。
その結果、学生が情報を見落とすことが減り、私自身も研究室運営にかかる負担が軽減されたと感じています。」
導入プロセス
芝浦工業大学の研究室では、まず無料版を利用してZoho Connect を導入。研究室内での利用が広がり、扱う情報量や活用範囲が増える中で、有料版へと移行しました。規模や用途に応じて無理なく拡張できた点も、継続利用につながっています。
本事例の詳細について
Zoho のプライバシー誓約
Zoho の提供するサービスは、この分野の他社ベンダーにはない高度な機密性を確保しています。サードパーティーのトラッカーが利用行動をモニタリングすることを許容せず、ユーザーのデータを外部に販売することもありません。Zoho はユーザーのデータの保護と機密保持を行い、ユーザーがセキュアに製品を利用できることを約束します。
Zoho について
Zoho Corporation は多数の製品を提供する世界的ソフトウェア企業の一つです。営業、マーケティング、顧客サポート、会計、バックオフィス業務に加え、生産性向上やコラボレーションを含むほぼ全ての主要業務分野をカバーする55以上のアプリケーションを提供しています。
Zoho は収益性の高い非公開企業であり、その従業員数は18,000名を超えます。本社をインドに置き、日本、アメリカ、中国、シンガポール、メキシコ、オーストラリア、オランダ、アラブ首長国連邦に拠点を展開しています。日本では、ゾーホージャパン株式会社がみなとみらい（神奈川県横浜市）、東京都（港区）、大阪府（大阪市）、静岡県にオフィスを2拠点（静岡市、榛原郡川根本町）置き、製品の販売およびサポートを行っています。
Zoho はお客さまの個人情報保護を非常に重視しており、無料の製品を含め、いかなる事業にも広告による収益モデルを採用していません。現在、Zoho 自身を含む数十万の企業を通じて、世界中の1億3,000万人を超えるユーザーがZoho のクラウド型ソリューションを基盤として日々の業務を行っています。Zoho の詳細についてはwww.zoho.com/jpをご覧ください。
お問い合わせ先
本プレスリリースに関するお問い合わせ：
ゾーホージャパン株式会社 マーケティング1グループ
TEL：045-319-4611 E-mail：jp-zohomarketing@zohocorp.com
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