【導入事例】城西国際大学が、郵便管理DXで「毎朝1時間超の手書き管理」からの脱却を実現
〜トドケール導入で、広大なキャンパス特有の移動コストや個別連絡を解消し、荷物対応工数を約80%削減〜
郵便物・配達物クラウド管理システム『トドケール』を提供する株式会社トドケール（本社：東京都千代田区、代表取締役：野島 剛、以下「トドケール」）は、城西国際大学（千葉県東金市）における「トドケール」の導入事例インタビューを自社サイトにて公開いたしました。本事例では、施設管理と兼務する中で発生していた「毎朝1時間超の手書き管理」や教職員ごとの個別連絡といったアナログ運用の課題を解決し、荷物の見える化と大幅な業務効率化に成功した取り組みをご紹介しています。
▼ 導入事例インタビューの全文はこちら
https://www.todoker.com/stories/JosaiInternationalUniversity
■ 導入事例サマリー
【抱えていた課題】毎朝1時間超の手書き台帳管理と、終わらない個別対応
総務・施設管理を兼務する中、届いた荷物の手書き転記や教職員に応じた連絡手段の切り替えに追われ、午前中の大半が荷物対応で埋まる状況が常態化。長期休暇明けには処理が丸1日に膨れ上がることもあり、引き取りがない荷物を抱えて広いキャンパス内を走って渡しに行く移動コストや、台帳記入前の持ち去りによる紛失・追跡リスクも課題でした。
【トドケール選定の決め手】課題へのジャストフィットと、予算内の納得感
システム導入の検討からトドケールへの意思決定は驚くほどのスピードで進行。「こちらが困っていることと、解決できる内容が本当に一致した」という確信が早い段階であり、課題の実態に即したメリットを整理できたことで学内承認もスムーズに進みました。限られた予算内に収まる費用感も、最終的な後押しとなりました。
【導入後の成果】作業時間が体感1/5（約80%削減）、1件1分未満のスムーズな登録が定着
これまで追跡番号を手書きで転記していた作業が、伝票を撮影するだけで1件1分未満で完了する運用へと一変。写真付きの自動通知により、教職員が自発的に窓口へ引き取りに来る流れが確立されました。荷物のステータスが「見える化」されたことで、1〜2ヶ月に一度発生していた問い合わせや捜索の手間が激減し、現場の心理的負担の軽減にも繋がっています。
■ 記事本編の見どころ
サイト公開中のインタビュー本編では、総務部 総務課の佐々木様、村山様、伊藤様に、さらに踏み込んだお話を伺っています。
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「全学へはどう案内した？」教職員へ段階的に認知を広げ、定着させるまでの丁寧な周知活動
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荷物の状態を「見える化」したことで解消された、現場の紛失リスクと心理的負担
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キャンパスが広いからこそ効果絶大、タイムカード打刻や入退室管理を含めた「大学全体のデジタル化」の展望
＜ご担当者様のコメント（一部抜粋）＞
「作業時間が本当に大幅に削減されたことが、一番良かったことです。あとは荷物の写真があるので、何が残っていて、何がもう受け取り済みなのかを管理することがとても効率的にできるようになりました。以前のことを思うと、本当に楽になったと感じています。」
具体的な運用フローや定着までの工夫など、詳しいインタビューの続きはこちらからご覧ください。
https://www.todoker.com/stories/JosaiInternationalUniversity
【法人プロフィール】
学校法人城西大学 城西国際大学
事業内容： 教育機関（大学）
URL： https://www.jiu.ac.jp/
「トドケール」について
株式会社トドケールは「人とモノをつなぐ」をミッションに、郵便物・配送物のウケワタシをデジタル化することで、柔軟な働き方と新しいオフィスの形を実現することを目指しています。
【サービスページ】
郵便物・配送物管理アプリケーション
「トドケール」
「トドケール」はオフィスに届く郵便物・配送物をクラウドで一元管理するアプリケーションです。スマートフォンとPCで手軽に郵便物や配送物のデジタル管理を始めることができ、受取・発送の一元管理と状況の可視化により、情報管理のガバナンス強化と新しい働き方を支援します。
【トドケール サービスページ】
郵便物・配達物管理ミニBPOサービス
「クラウドメール室」
「クラウドメール室」は、オフィスに届く郵便物の受け取り・仕分け・通知・転送等をトドケールが遠隔で代行するサービスです。郵便物は画像形式で従業員に通知され、PDFスキャンや転送をボタン一つで依頼できます。郵便物対応のための出社負担を解消し、総務の人材不足解消にも貢献します。
【クラウドメール室 サービスページ】
会社概要
会社名：株式会社トドケール
会社所在地：東京都千代田区平河町1丁目3番12号 第二秩父屋ビル1階
設立：2018年7月24日
代表取締役：野島 剛
事業内容：
オフィス・館内物流を管理するクラウドアプリケーション「トドケール」の開発・運営
オフィスに届く郵便物をデジタルに通知・管理するメール室業務代行サービス「クラウドメール室」の提供
導入事例：
公式キャラクター：トドの「トドケルくん」
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