東京クリスマスマーケットやオクトーバーフェストを運営するBFCが電話自動応答サービス「IVRy」を導入。イベントへの問い合わせ電話対応工数8割削減に成功

よくある問い合わせを自動化することで、緊急度が高い電話への集中が可能に

IVRy

2024年3月6日 11時00分

月額3,500円から使える電話自動応答サービス「IVRy（アイブリー）」（https://ivry.jp/）を提供する株式会社IVRy（本社：東京都台東区、代表取締役/CEO：奥西亮賀、以下「当社」）は、「東京クリスマスマーケット」や「オクトーバーフェスト」などのイベントを企画・運営している株式会社ビー・エフ・シー（本社：東京都中央区、代表取締役：青木浩晃、以下「BFC」）の各イベント問い合わせ窓口に、電話自動応答サービス「IVRy」が導入されたことをお知らせいたします。

BFCは、IVRyを導入し、イベントのチケット等に関するよくある問い合わせ電話への対応自動化に取り組み始めました。その結果、電話応答工数の8割を削減することに成功し、サービス品質向上、業務効率化を実現しています。

IVRy 導入の背景と目的

BFCはオクトーバーフェストなどのイベントやコンベンションの運営の他、広告制作など幅広い分野における事業を展開しています。

2022年、BFCが企画・運営を行った「クリスマスマーケット」において、新型コロナウイルスの感染状況沈静化に伴い、開催に関する問い合わせ電話が殺到。本イベント期間中に多くの工数が電話応答に割かれてしまい、他業務が滞ってしまうという問題が発生していました。

上記の問題を踏まえ、翌年（2023年）の同イベントの開催決定に伴い、電話応答工数の削減を通してスタッフの生産性を上げるために、IVRyの導入を決定していただきました。

IVRy導入による電話DXの取り組み実績

2023年のクリスマスマーケットでは、8割の電話が自動応答で解決。電話応答件数を大幅に削減したことで、他業務に集中することが可能になり業務効率化に成功されました。

また、他の2割の電話は有人対応が必要とされるものでしたが、電話応答の総数が減ったことにより、対応改善に成功。緊急性が高い電話連絡への迅速な対応が可能となったことで、顧客満足度向上にも繋がっています。

主な活用方法

1.イベントごとの電話番号を用意し、使い分けることで混乱を防止

東京クリスマスマーケットやオクトーバーフェストなどイベントによって電話番号を個別に用意。各イベントに対する回答を設定し、応答することで、適切な対応が可能に。

2.よくある問い合わせ内容は自動応答で完結。イレギュラーなケースのみスマホへ転送し有人で対応

同じ回答が続くよくあるお問い合わせは、自動応答することで業務効率化を実現。クレームや取材などの、緊急性の高いイレギュラーなケースにのみ、スタッフが対応できる体制を整えることに成功。

株式会社ビー・エフ・シー　白沢翔さまのコメント

本サービスを導入したことで、お客様にとっても私たちにとっても必要な電話を受け取れるようになりました。

導入前は電話がパンクしてしまい、なかなかお客様の必要な情報を受け取ることができない部分がございましたが、今回導入したことで、お問い合わせに対して多くの声を受け取れるようになりました。

また、私たちは2つのイベントで導入しており、そのアカウント両方で使用する前の設定を行いましたがとても分かりやすく、スムーズに行うことができました。
引き続き、お客様の声を大切にしていけるイベントにするべく本サービスを利用していきたいと思います。

株式会社IVRy 代表取締役/CEO　奥西亮賀のコメント

この度、ビー・エフ・シー様にIVRyをご活用いただき、2つの大型イベントでそれぞれ窓口を分けることで、業務効率化と対応品質向上を実現いただけるようになったとのこと、大変光栄に思います。

期間の限られた大型イベント等では、参加者からの問い合わせが短期間に集中することも多々あります。また、イベントの特性上、開催時間や会場に関する問い合わせなど、似たような内容が多いとも聞きおよんでいます。そういった問い合わせに対して、IVRyを活用し、よくある質問に対する回答を用意することで、スムーズな対応が可能になります。

企業やホテル、クリニックなどの受付電話だけでなく、期間限定のイベントにおいても、IVRyは効果的に利用できますので、是非お気軽にお問い合わせいただければ幸いです。今後も当社は日本全国のあらゆる事業者に対し、価値提供の強化に努めてまいります。

株式会社ビー・エフ・シーについて

株式会社ビー・エフ・シーは、2000年7月に設立。

さまざまな事業に独自のアイデアとノウハウで対応し、多面的なアプローチでトータルクリエイティブプロデュースを提案しています。日比谷公園などで開催される「東京クリスマスマーケット」やオクトーバーフェストなどのイベントにおける企画・設計・演出・運営・管理・施行業務などを行っています。

電話DXサービス「IVRy（アイブリー）」について

フロントオフィスDXを推進するIVRy（読み：アイブリー、URL：https://ivry.jp）は、安価に誰でも利用できる電話AI SaaSです。
2024年1月末時点で、47都道府県、80業界以上、累計10,000以上のアカウント発行・1,500万着電を突破し、日本の中小企業・スモールビジネスを中心として、様々なDXを推進しています。
サービスの機能として、電話応答の分岐を自由に設定でき、AI自動応答やSMS返信・電話転送・アプリ転送・顧客管理（CRM）など、フロントオフィスの業務を支える機能を幅広く利用可能です。

導入業界は、病院・クリニック・広告・IT・EC・ホテル・旅館・外食・不動産・保険・薬局・小売・林業・ファッション・コールセンターなど、幅広く利用されています。

また、電話番号、業界、地域、企業名から検索ができる、電話番号検索サイトも運営しています。
https://ivry.jp/telsearch/

↓導入事例はこちら↓

https://ivry.jp/case

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