【取締役会議事録の署名、アナログ？デジタル？】大企業の70.9%が「紙」で署名/捺印の実態！「取締役の多忙さを考慮した依頼が困難」など、心理的負担を実感する声多数

〜取締役会議事録の署名電子化で業務負担の軽減が望まれる〜

株式会社ＮＸワンビシアーカイブズ

2024年3月21日 11時00分

NIPPON EXPRESSホールディングス株式会社のグループ会社である、株式会社ＮＸワンビシアーカイブズ（本社：東京都港区、代表取締役社長高橋　豊、以下、ＮＸワンビシアーカイブズ）が提供する電子契約・契約管理サービス「WAN-Sign」（URL：https://wan-sign.wanbishi.co.jp/）は、取締役会の議事録を管理している大企業（従業員数1000名以上）の総務・法務担当者110名を対象に、取締役会議事録の署名における実態調査を実施しましたので、お知らせいたします。

■調査サマリー

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■調査概要

調査概要：取締役会議事録の署名における実態調査

調査方法：IDEATECHが提供するリサーチPR「リサピー®︎」の企画によるインターネット調査

調査期間：2023年11月30日〜同年12月1日

有効回答：取締役会の議事録を管理している大企業（従業員数1000名以上）の総務・法務担当者110名

※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。

■取締役会議事録の署名/捺印方法、「紙（アナログ）」が70.9%、「電子署名（デジタル）」が61.8%

　「Q1.あなたのお勤め先では、取締役会議事録の署名/捺印をどのような方法で行っていますか。（複数回答）」（n=110）と質問したところ、「紙（アナログ）」が70.9%、「電子署名（デジタル）」が61.8%という回答となりました。

・紙（アナログ）：70.9%

・電子署名（デジタル）：61.8%

・その他：0.0%

・わからない/答えられない：2.7%

■取締役会議事録の署名/捺印を「紙」で行うことに、約9割が「業務上の負担」あり

　Q1で「紙（アナログ）」と回答した方に、「Q2.取締役会議事録の署名/捺印を「紙」で行っていることに対し、業務上の負担を感じることがありますか。」（n=78）と質問したところ、「とてもある」が46.2%、「ややある」が43.6%という回答となりました。

・とてもある：46.2%

・ややある：43.6%

・あまりない：7.7%

・全くない：1.3%

・わからない/答えられない：1.3%

■取締役会議事録の署名/捺印を「紙」で行うことに対する業務上の負担、第1位「出席取締役全員の署名/捺印を集めるため時間がかかる」

　Q2で「とてもある」「ややある」と回答した方に、「Q3.取締役会議事録の署名/捺印を「紙」で行っていることに対し、具体的にどのような業務上の負担を感じますか。（複数回答）」（n=70）と質問したところ、「出席取締役全員の署名/捺印を集めるため時間がかかる」が72.9%、「書類の整理/検索や収納スペースの確保に労力がいる」が65.7%、「手書きの署名/捺印ミスの修正に手間がかかる」が40.0%という回答となりました。

・出席取締役全員の署名/捺印を集めるため時間がかかる：72.9%

・書類の整理/検索や収納スペースの確保に労力がいる：65.7%

・手書きの署名/捺印ミスの修正に手間がかかる：40.0%

・社外取締役への回収でレターパックや交通費などのコストがかかる：38.6%

・複数人での回覧/捺印により紛失のリスクが高まる：35.7%

・送付や回収に時間がかかり会議の決定が遅れる：31.4%

・捺印をもらうために出社を余儀なくされることがある：22.9%

・その他：0.0%

・わからない/答えられない：1.4%

■「取締役の方々に署名、捺印依頼をすることに緊張する」や「保存、整理に苦労」などの負担も

　Q3で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q4.Q3で回答した以外に、取締役会議事録の署名/捺印を「紙」で行っていることに対し、感じる業務上の負担があれば、自由に教えてください。（自由回答）」（n=69）と質問したところ、「取締役の方々に署名、捺印依頼をすることに緊張する」や「保存、整理に苦労してます」など31の回答を得ることができました。

＜自由回答・一部抜粋＞

・45歳：保存、整理に苦労してます。

・40歳：取締役の方々に署名、捺印依頼をすることに緊張する。

■取締役会議事録の署名/捺印を「紙」で行うことに、8割以上が「心理的な負担」

　Q1で「紙（アナログ）」と回答した方に、「Q5.取締役会議事録の署名/捺印を「紙」で行っていることに対し、心理的な負担を感じることがありますか。」（n=78）と質問したところ、「とてもある」が42.3%、「ややある」が38.5%という回答となりました。

・とてもある：42.3%

・ややある：38.5%

・あまりない：16.7%

・全くない：1.3%

・わからない/答えられない：1.3%

■取締役会議事録の署名/捺印を「紙」で行うことに対する心理的負担、第1位「取締役の多忙さを考慮した依頼をするのが難しい」

　Q5で「とてもある」「ややある」と回答した方に、「Q6.取締役会議事録の署名/捺印を「紙」で行っていることに対し、具体的にどのような心理的負担を感じますか。（複数回答）」（n=63）と質問したところ、「取締役の多忙さを考慮した依頼をするのが難しい」が66.7%、「取締役に対し催促を行う必要があり辟易する」が63.5%、「重要書類を持ち歩くことに対しプレッシャーを感じる」が49.2%という回答となりました。

・取締役の多忙さを考慮した依頼をするのが難しい：66.7%

・取締役に対し催促を行う必要があり辟易する：63.5%

・重要書類を持ち歩くことに対しプレッシャーを感じる：49.2%

・コミュニケーションが不慣れであり、依頼をすることに緊張する：30.2%

・書類自体が受け入れられるか不安に感じる：25.4%

・取締役からの署名/捺印の不備に対し、指摘をすることに緊張する：25.4%

・その他：0.0%

・わからない/答えられない：0.0%

■約9割が、取締役会議事録の署名を電子化することで、「業務上の負担や心理的な負担が軽減される」と回答

　「Q7.あなたは、お勤め先における取締役会議事録の署名を電子化することで、業務上の負担や心理的な負担が軽減されると思いますか。」（n=110）と質問したところ、「非常にそう思う」が48.2%、「ややそう思う」が37.3%という回答となりました。

・非常にそう思う：48.2%

・ややそう思う：37.3%

・あまりそう思わない：7.3%

・全くそう思わない：3.6%

・わからない/答えられない：3.6%

■業務上の負担や心理的な負担が軽減される理由、約8割が「複数人への依頼や確認する時間が短縮できるから」と回答

　Q7で「非常にそう思う」「ややそう思う」と回答した方に、「Q8.お勤め先における取締役会議事録の署名を電子化することで、業務上の負担や心理的な負担が軽減されると思う理由を教えてください。（複数回答）」（n=94）と質問したところ、「複数人への依頼や確認する時間が短縮できるから」が75.5%、「リモートワークなど多様性のある働き方に対応できるから」が51.1%、「漏えいや紛失のリスクがなくセキュリティを強化できるから」が44.7%という回答となりました。

・複数人への依頼や確認する時間が短縮できるから：75.5%

・リモートワークなど多様性のある働き方に対応できるから：51.1%

・漏えいや紛失のリスクがなくセキュリティを強化できるから：44.7%

・社外取締役への回収時のコストが削減できるから：41.5%

・電子化することで過去書類の検索がスムーズに行えるから：30.9%

・面と向かった依頼が不要になり心理的な負担が軽くなるから：27.7%

・重要書類を紙で持ち歩くことに対するプレッシャーが軽減されるから：25.5%

・災害時や非常事態にも円滑な情報共有が可能になるから：17.0%

・その他：0.0%

・わからない/答えられない：3.2%

■「各事業所で遠隔でもスムーズにオンタイムに決裁がもらえる」や「作業効率が上がる」などの理由も

　Q8で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q9.Q8で回答した以外に、お勤め先における取締役会議事録の署名を電子化することで、業務上の負担や心理的な負担が軽減されると思う理由があれば、自由に教えてください。（自由回答）」（n=91）と質問したところ、「各事業所で遠隔でもスムーズにオンタイムに決裁がもらえる」や「作業効率が上がる」など35の回答を得ることができました。

＜自由回答・一部抜粋＞

・55歳：社員に対して効率化を徹底させられる。

・43歳：各事業所で遠隔でもスムーズにオンタイムに決裁がもらえる。

・45歳：保存、整理が容易になります。

・62歳：作業効率が上がる。

■まとめ

　今回は、取締役会の議事録を管理している大企業（従業員数1000名以上）の総務・法務担当者110名を対象に、取締役会議事録の署名における実態調査を実施しました。

　まず、取締役会議事録の署名/捺印方法について聞いたところ、「紙（アナログ）」が70.9%、「電子署名（デジタル）」が61.8%という結果になりました。取締役会議事録の署名/捺印を紙で行うことに、約9割が「業務上の負担」を感じており、その理由として、72.9%が「出席取締役全員の署名/捺印を集めるため時間がかかる」を挙げています。また、紙で署名/捺印を行うことに対して「心理的な負担」を感じている人も8割以上にのぼり、具体的には、「取締役の多忙さを考慮した依頼をするのが難しい」（66.7%）、「取締役に対し催促を行う必要があり辟易する」（63.5%）などの負担を感じていることが分かりました。これに対して、約9割が、取締役会議事録の署名を電子化することで「業務上の負担や心理的な負担が軽減される」と期待しており、その理由について、約8割が、「複数人への依頼や確認する時間が短縮できるから」と回答しています。

　今回の調査では、出席取締役全員の署名/捺印が必須となる取締役会議事録に対し、「紙」で署名/捺印を集めることに負担を感じる担当者が多い実態が明らかになりました。総務・法務担当者の業務負担を軽減するため、高度なセキュリティを標準装備した電子契約・契約管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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■高機能で安心安全な電子契約・契約管理を実現できる「WAN-Sign」