株式会社ノダキがinvoxをシリーズで導入、FAXによる帳票送信を廃止しペーパーレス化を加速

～受領も発行もまとめて効率化、請求書業務に関する残業をゼロに～

invox

2024年12月17日 07時10分

株式会社invox（本社：東京都新宿区、代表取締役：横井朗）が提供する「invox受取請求書」、「invox発行請求書」、「invox電子帳簿保存」が株式会社ノダキに導入されたことを報告いたします。この導入により、株式会社ノダキはペーパーレス化を推進し、FAXによる帳票送信を廃止するなど、大幅な業務効率化とテレワーク体制の整備を含めた働き方改革を実現しました。

ペーパーレスの第一歩として請求書の電子化を検討

当社では、ちょうどコロナ禍あたりに社内の電子化を検討し始めました。当時の請求業務は取引先から様々な形式で、受領・発行していましたので、まずは請求書の電子化に取り組むために請求書関連のサービスを検討しました。

当時、取引先の中には、株式会社インフォマートの『BtoBプラットフォーム請求書』を採用している企業が増えてきていましたので、『BtoBプラットフォーム請求書』を導入し、電子処理ができる体制を構築しました。ですが、どうしても紙やPDFなどで残ってしまう請求書の処理に悩んでいた時に、『BtoBプラットフォーム請求書』と連携ができる『invox受取請求書（BP Storage for 請求書）』の存在を知り、「まさに、求めていたものはこれだ！」と思い、導入をしました。

受領する請求書は電子化が進み、かなり効率化されたものの、発行する請求書のうち、3分の1は取引先ごとの独自システム内で作成される指定請求書や、送付方式が限定されていたため、電子化できずにいました。そんな時にinvox社からinvox発行請求書のご紹介をいただき、インボイスの保存と電帳法対応のためにinvox発行請求書の導入を決めました。

ペーパーレス化によるFAX送信の廃止で業務効率を飛躍的に向上

invoxの導入後、『BtoBプラットフォーム請求書』以外で受領する請求書はメールアドレスに送ってもらう方式に変更しましたので、請求書の集約・管理がスムーズにできています。紙で受領する請求書はまだ残っていますが、以前の紙管理に比べたら圧倒的に手間も少ないですし、楽になりましたね。

請求書などの書類が営業所に届いても、以前のように郵送で送ってもらう必要はなく、invoxにアップロードする方式に変えたので、営業所間のやり取りもスムーズです。

以前は請求書の受領と発行だけで1週間ほどかかっていましたが、受領も発行も効率化されたことで、請求業務で残業が発生することは、ほぼなくなりました。また、電子化によって無理に出社しなくても良い体制になり、テレワークも推進しやすくなりました。

発行する請求書は取引先が構築している独自システム内で、指定請求書の作成や検収処理がされるので、invox発行請求書は主に指定請求書の保存と検索に使っています。ファイル名を指定すれば、PDFを取り込むだけで取引先情報にもきちんと紐づくようになっています。

稀にですが、店舗に現金などで商品をご購入にいらっしゃる方もいますので、そういった方への請求書はinvox発行請求書で作成して、その場で印刷して手渡ししています。自由なレイアウトで設定して、整った請求書が簡単な操作で作成できるので重宝しています。

また、この約3年にわたるシステム導入で、ペーパーレス化を推進していくことで、社内でFAXによる帳票送信を廃止することができました。もちろん取引先からご要望があった際にはFAXでお送りすることはできるようにはしてありますが、システム導入をすることで、FAXを使わずに社内連携が取れる体制になったことを実感しましたので、「もうFAXはやめよう」と声掛けできるようになりました。これにより、業務効率は飛躍的に向上したと思います。

業界トレンドに合わせて継続的にペーパーレスを推進

今後は契約書や納品書などの電子化をしたいと考えています。物を取り扱う企業ですから、納品書はかなり多いです。ですが、業界のトレンドを見ると、ひと昔前の紙の納品書から、納品情報を掲載するページを作って、必要に応じて当社がダウンロードする形式を採用し始めた取引先も出てきました。当社もその方式でいいのではないかと個人的には考えています。ペーパーレス化は進んだといっても電子契約など、まだまだ改善の余地もあると考えています。長い道のりかとは思いますが、引き続きペーパーレスに取り組んでいきたいと思います。

株式会社ノダキについて

株式会社ノダキは、110年以上にわたり機械工具の専門商社として事業を展開しております。

「挑み続け、変わり続ける」というスローガンのもと、常に新しい価値の創出に挑戦し、革新を続ける企業文化が根付いており、「Challenge for the NEXT 100」をビジョンに掲げ、次の100年に向けて果敢な挑戦を続けています。

持続可能な社会の実現に向け、当社では、積極的にSDGsに関連する活動を展開し、社会的責任を果たしながら、環境負荷の軽減や社会貢献を推進しています。

今後も伝統と革新を両立させ、顧客と社会に価値を提供し続ける企業として、成長を続けてまいります。

invox受取請求書について

invox受取請求書（https://invox.jp）は、どんな形式の請求書が届いても、AI OCRとオペレータが99.9％正確に自動でデータ化。インボイス制度と電子帳簿保存法に対応しながら、請求書の受取から入力・支払・計上業務を自動化する請求書受領システムです。

invox発行請求書について

invox発行請求書（https://invox.jp/send/）は、紙でも、電子でも、インボイス制度に対応した請求書を発行して売上計上や入金消込・督促まで自動化。請求書だけでなく見積書や納品書、支払通知書などさまざまな書類を自由なレイアウトで発行できる請求書発行システムです。

invox電子帳簿保存について

invox電子帳簿保存（https://invox.jp/storage/）は、電子帳簿保存法の電子取引とスキャナ保存の要件に対応。
PDFや紙で受け取った請求書や納品書などあらゆる国税関係書類の「取引年月日・金額・取引先」をAI OCRとオペレータが自動でデータ化して、訂正削除の履歴や申請・承認の記録を残しながら電子保存する文書管理システムです。