リーガルテック社、「リーガルテックVDR 取締役会」を用いて、社外取締役、監査役とのデータ共有を支援

〜VDRを活用し、取締役会の情報共有で成功を収める〜

国内・海外訴訟の支援サービスや、知的財産プラットフォーム「Tokkyo.Ai」、ブロックチェーン基盤の電子契約プラットフォーム「Keiyaku CLM」、法令判例検索サービス「Legal Search」、ブロックチェーン真贋判定システム「HyperJ.ai」といった、デジタルトランスフォーメーションを実現する次世代のDXサービスを展開するリーガルテック株式会社（本社：東京都港区、代表取締役社長　佐々木　隆仁　以下リーガルテック社）は、社外取締役および監査役との機密情報の共有を支援し、取締役会の情報共有で成功を収めるためのソリューション「リーガルテックVDR 取締役会」の提供を開始しました。

　　▲「リーガルテックVDR 取締役会」の画面

• 取締役会の資料共有の課題

取締役会における資料共有にはいくつかの課題が存在しますが、以下に代表的なものを挙げます。

 

＜お客様の課題＞

・セキュリティ

取締役会の資料には通常、非常に機密性の高い情報が含まれています。これらの文書を安全に共有することは、情報漏洩を防ぐ上で最も重要な課題です。

・アクセス制御

資料へのアクセスを厳格に管理することは、不正アクセスや情報漏洩を防ぐために不可欠です。取締役会メンバーだけが資料を閲覧できるようにする必要があります。

・配布の効率性

資料を迅速かつ効率的に取締役に配布する手段を確保することも課題です。物理的な資料の配布は時間がかかるだけでなく、紛失や遅延のリスクも伴います。

・更新とバージョン管理

資料が更新された場合に、すべての取締役が最新のバージョンを持っていることを保証することは、一貫した意思決定を行う上で重要です。

・利便性と使いやすさ

取締役がどこにいても資料に簡単にアクセスできるようにすること。特に、遠隔地にいるメンバーや旅行中のメンバーがいる場合、この課題はより顕著になります。

・環境への配慮

紙の使用を減らし、デジタル化を推進することで環境負荷を減らすことも近年の課題となっています。

＜ソリューション＞

これらの課題に対して、機密情報を安全に共有できる「リーガルテックVDR」を導入することは、有効なソリューションとなります。以下は、「リーガルテックVDR」を導入する企業の主なメリットです。

強化されたセキュリティ:

VDRは業界標準の暗号化を使用し、機密情報を保護します。また、不正アクセスを防ぐためにマルチファクター認証や水印などのセキュリティ機能を提供します。

・厳格なアクセス制御

管理者はユーザーごとにアクセスレベルを設定できるため、必要なメンバーのみが特定の文書にアクセスできます。これにより、情報のセグメント化とコントロールが可能になります。

・効率的な文書配布と管理

「リーガルテックVDR」を使用すると、文書を瞬時に全取締役に配布できます。物理的な配布の手間とリスクを排除し、時間とコストを節約できます。

・リアルタイムの更新とバージョン管理

文書はリアルタイムで更新され、常に最新の情報が利用可能です。バージョン管理により、過去のバージョンも追跡可能です。

・アクセスの利便性

「リーガルテックVDR」はインターネットがあればどこからでもアクセスできるため、取締役が世界中どこにいても重要な文書にアクセスできます。

・監査証跡とコンプライアンス

「リーガルテックVDR」は全ての活動を記録し、詳細な監査証跡を提供します。これはコンプライアンス要件の証明に役立ちます。

・環境に優しい

「リーガルテックVDR」は紙の使用を削減し、企業の環境に対する影響を低減します。

・コラボレーションの強化

メンバーは資料にコメントをつけたり、リアルタイムで質問をしたりして、効率的なコラボレーションを行うことができます。

・カスタマイズ可能なワークフロー

「リーガルテックVDR」は取締役会のニーズに合わせてテンプレートをカスタマイズ可能であり、企業の特定のプロセスに合わせてテンプレートを調整できます。

これらの機能により、「リーガルテックVDR」は取締役会の資料共有の課題に対する包括的なソリューションを提供し、機密情報の管理と共有を効果的に行うことができます。

• 取締役会での機密文書のやり取り

Officeファイル、文書ファイル、画像、図面など、さまざまなファイルを確認でき、直感的なユーザーエクスペリエンスで誰でも簡単に使用できます。サブスクリプション/重要/タグなどのパーソナライゼーション機能のサポートにより、効率的に資料を収集し、共有することができます。多言語メニューとマニュアルのサポートが多国間で行われるため、外国人社外取締役との情報共有にも便利です。

• 機密文書を最も安全に共有し、レビュー

取締役会ごとにルームを完全に分離して使用することができ、ユーザー/ルーム/フォルダ別の詳細な権限設定で承認された関連者のみが機密文書にアクセスできます。

取締役会の資料をより安全に守ります。ユーザーのPCには何の資料も残らず、機密文書の流出を防ぐことができます。

• 取締役会のデータ管理と共有

所外からいつでもどこでも安全なデータ共有と効率的なデータ管理を求めていた取締役会で、メールに変わるセキュアな情報共有・管理システムとして「リーガルテックVDR」を導入されています。

大量に紙で管理していた取締役会資料を電子化し、外出先からでもアクセスできる環境を構築しました。元は紙のファイルもPDF化して、OCR機能で自動的にテキストデータを変換し、検索可能となりました。また、フォルダ単位の権限管理機能やコメント機能も活用しています。「リーガルテックVDR」は、ファイルのバージョン管理もできるために、最新版がどれなのかを確認することもでき、メールの管理に比べて、取締役会の資料共有が効率化されました。

• VDRとは

VDRとは、「Virtual Data Room」の略語で、インターネットを利用して機密データを保存し、第三者と共有するためのSaaS（Software-as-a-Service）ソリューションです。メモやブックマーク、質疑応答（Q&A）ツール、多要素認証や電子透かしなどの機能を備えています。物理的なデータ保管の必要がなく、どこからでもすぐにアクセスできるため、取締役会での機密情報の共有サービスとして機能します。そのため、VDRは、世界中の取締役会で採用され、日々の取締役会での資料の共有・管理に利用されています。

• VDRの世界市場は、2021年に16億ドル、2026年には、32億ドルに倍増

ResearchStationによるとVDRの世界市場は、2021年に16億ドルとのことですが、これが、2026年には、32億ドルに倍増する見通しとのことです。

https://researchstation.jp/report/MAM/26/Virtual_Data_Room_2026_MAM2657.html

• 製品概要

製品名： 　「リーガルテックVDR 取締役会」

提供開始日：2023年11月8日　

URL：

https://www.legaltechvdr.jp/notice/director/

 

■動作環境（ブラウザ）

    

OS	ブラウザ
Microsoft Windows	Google  Chrome
Mac OS	Google  Chrome

【リーガルテック株式会社について】

名 称：リーガルテック株式会社　代表者：佐々木 隆仁

設 立：2012年6月　

所在地：東京都港区虎ノ門5-13-1 虎ノ門40MTビル4F

資本金：5,100万円　

URL： https://www.LegalTech.co.jp/

1995年創業のリーガルテックの老舗企業、AOS テクノロジーズ株式会社の100%子会社として2012 年に設立。以来、eディスカバリ、フォレンジックサービスを提供し、2015 年には犯罪捜査や企業の不正検証の技術で国民生活の向上に著しく貢献したとして、第10 回ニッポン新事業創出大賞で「経済産業大臣賞」を受賞。今後は、日本でも本格化する LaaS(LegalTech as a Service) への取り組みにシフトし、ブロックチェーン真贋判定システム　「HyperJ.ai」、次世代電子契約ポータル「Keiyaku.Ai」、法律ポータル「LegalSearch.jp」、 知財ポータル「Tokkyo.Ai」といった、デジタルトランスフォーメーションを実現する次世代のAIサービスを提供して参ります。