多くの企業がワークフローシステムを複数利用している中で、70％強が運用に対して課題を抱えている。特に多い回答は「他システムとのデータ連携で発生する工数」

ーワークフローシステム利用における実態調査ー

jinjer株式会社

2024年2月27日 15時00分

クラウド型人事労務システム「ジンジャー」を提供しているjinjer株式会社（本社：東京都新宿区　代表取締役社長：桑内孝志以下、jinjer）は、企業の人事、情シス担当者の計606名を対象に「社内申請に関連するワークフローシステム利用」における実態調査を実施しました。

■調査サマリー

■調査の背景

昨今、人事労務、勤怠管理、人事評価、経費精算など、社内業務を効率化するための各種システムの導入・活用が普及してきています。

そのような中で、社内申請に関連するワークフローシステムを導入・活用する企業も年々増加しており、今後も導入企業が拡大していくと予測されています（※）。

※参考：ITR Market View：RPA/iPaaS/ワークフロー市場2023

https://www.itr.co.jp/report-library/M-23001500#link02

一方で、数多くのシステム導入が進んだことによって、新たな課題も散見されるようになってきています。本調査では、ワークフローシステムに焦点をあて、その利用状況や、利用する中で感じた課題等を把握し、これからのシステム導入・活用の一助となれるよう調査を実施しました。

ワークフローシステムの利用数は2～3つが多く、複数利用する企業が70％弱。

各種申請や稟議は、契約締結、経費精算、勤怠管理、人事評価など、さまざまな場面で発生します。その業務を効率的に行うために、多くの企業でワークフローシステムが活用されています。

その中で、各種申請・稟議のワークフローにおけるシステムの利用数を質問したところ、「2～3つの利用（35.0％）」「4～5つの利用（20.8％）」「6つ以上の利用（12.2％）」と、複数のシステムを利用している企業があわせて70％弱という回答になりました。

複数のワークフローシステム運用で課題を感じている企業は70%強。課題のTOP3は「他システムとのデータ連携に時間・手間がかかる」「セキュリティへの不安」「システムごとに操作性が違うため使いづらい」。

複数のワークフローシステムを利用する企業で「課題をやや感じている（61.5%）」「課題をかなり感じている（15.2%）」と、あわせて76.7%が何かしらの課題感を持っていると回答しています。

また、利用する中で感じた課題として最も多い回答は「他のシステムとのデータ連携（API連携・ファイル連携）に時間・手間がかかる（39.3%）」。次いで「セキュリティへの不安（38.1%）」「システムごとに操作性が違うため使いづらい（35.0%）」「コストの増加（32.3%）」という結果でした。

特に回答が多かった「他のシステムとのデータ連携に時間・手間がかかる」に関しては、所属部署・役職・入退職・住所・扶養等、何かしらの従業員情報に変更があった際に、その内容をシステムごとに更新反映する作業が生じてしまうため、そのような部分で課題を感じているのではないかと考えられます。

複数のワークフローシステムを利用する企業の約95％は、同一ベンダー・同一データベースに統一した方が良いと回答。その実現のために「従業員にとって使いやすいシステムを選定する」「人事のデータベースとの連携を強化していく」と回答した企業が多く見られる。

複数のワークフローシステムを利用する上で、「同一ベンダー・同一データベースに統一した方が良いと思うか」という質問をしたところ「非常にそう思う（32.3%）」「ややそう思う（63.0%）」であわせて95.3％の企業が、統一した方が良いと回答しました。

また、同一ベンダー・同一データベースに統一した方が良いと感じている現状を受けて、注力して取り組んでいること、今後取り組もうとしていることについて質問したところ、「従業員にとって使いやすいシステムを選定すること（59.6%）」が最多回答でした。次いで「人事のデータベースとの連携を強化していくこと（40.8%）」、「各種申請・承認後の業務にも対応できること（31.8%）」、「承認ルートを統一すること（28.6%）」という結果となりました。