ニッセイコムが社内依頼作業のDXで、年間3,400時間を削減

依頼管理が効率化できる「グループタスク リマインダーサービス」を高評価

　株式会社日立ソリューションズ（本社：東京都品川区、取締役社長：山本 二雄／以下、日立ソリューションズ）は、日本全国で顧客の課題に適したITサービスを提供するシステムインテグレーターの株式会社ニッセイコム（本社：東京都中央区、代表取締役社長：小林 毅／以下、ニッセイコム）へ、社内ポータル画面上に、従業員が実施すべき依頼や調査依頼などを表示し、完了するまでフォロー可能な「グループタスク リマインダーサービス」を導入しました。ニッセイコムは、全従業員約800名の依頼作業をDX化することで、年間で、依頼対応に掛かる時間を約2,700時間、依頼管理に掛かる時間を約700時間削減できるなど、作業の効率化を実現しました。

　ニッセイコムでは、これまで、年末調整や健康診断の申し込み、社内研修の課題やアンケート提出など、さまざまな従業員向けの依頼作業がありました。メールや社内掲示板で依頼を発信されていましたが、従業員が見落としてしまうこともあり、全従業員の対応が期日までに完了することはまれでした。また、回収状況の確認や催促は、メールで個別に行うため、依頼発信者や部門管理者にとっては負荷が掛かっていました。　　
　「グループタスク リマインダーサービス」の導入で、従業員は自身への依頼をポータル画面で直感的にわかるようになり、アンケートの回収率は60％から90％に向上、依頼対応に掛かる時間も削減しました。また、未回答の従業員へのフォローなども自動的に行えるため、依頼発信者や部門管理者の管理時間も削減できました。
　日立ソリューションズは今後も、業務のDXやガバナンス強化を支援し、企業経営のサステナビリティ・トランスフォーメーション(SX)に貢献していきます。

図：グループタスク リマインダーサービスを適用した依頼管理イメージ

■ サービス導入の背景
　ESG経営が重要視され、法規制への対応やコンプライアンス遵守といったコーポレートガバナンスの重要性はますます高まっています。企業では、従業員に対して、法令や会社規則を周知徹底させるための教育やセキュリティ対策の実施、健康管理など、さまざまな作業を依頼する機会が増加しており、それらの依頼作業を確実に実施してもらい、効率的に管理することが課題です。
　ニッセイコムでは、総務部門や人事部門からの依頼作業が年間を通して数多くあります。特に、人事部門が実施している年間10回前後ある階層別の社内研修では、事前事後の課題提出や実施後アンケートが行われていましたが、従業員とのやり取りはメールとなっており、回収状況をチェックする作業に毎回1時間弱を要するなど手間と時間が課題でした。そのほかの全社一斉に依頼する作業でも同じ課題があったことから、社内での依頼作業の管理を効率化できる手段を模索していました。
　そのような中、個人タスクやプロジェクト工程の管理ではなく、社内依頼管理の効率向上に特化したサービスが市場にはなく、製品選定は困難を極めていました。ニッセイコムは、日立ソリューションズとの情報交換の中で紹介された「グループタスク リマインダーサービス」が、今回の課題解決につながると確信し、導入に至りました。

■ 導入効果
1. 従業員が利用するポータル画面に、期限で色分けされた付箋で依頼事項が表示され、従業員の見落とし防止を

　 実現。アンケートなどの回収率を60％から90％に向上。依頼対応にかかる時間も、年間で約2,700時間削減。
2. 依頼の実施状況が、全社と部門単位での自動集計・可視化され、依頼発信者や部門管理者側の依頼管理に掛か

　 る時間を年間700時間削減。
3. 締切日が近くなると依頼の未実施者へリマインドメールが自動的に送られるため、依頼者や部門管理者側の催

　 促にかかる負荷が軽減。
4. 導入計画時、40件程度と想定していた依頼が、利用開始後は80件以上と想定の倍以上の依頼を管理。当初の計

　 画以上に依頼管理のDX化へ貢献。

■ お客さまからのコメント
　株式会社ニッセイコム IT統制本部 本部長 新井 洋一氏より、コメントをいただいております。
「当初は全社一斉配信の作業依頼が年間40件と想定していたのですが、フタを開けてみると倍の年間80件以上の利用があるほか、各部署でも独自の作業依頼に使っているようです。それでも性能面の問題が生じることはなく、われわれの計算では依頼管理にかかっていた時間を年間約700時、また、依頼対応にかかる時間を全社で年間約2,700時間の削減するという効果が生まれています。エンドユーザーの視覚に訴えるようなソリューションも抜群だと感心しました。導入前のテストは慎重に進めましたが、われわれの要望を汲んで寄り添ってくれる姿勢には安心感を覚えましたね。」

■ 「グループタスク リマインダーサービス」について
　グループタスク リマインダーサービスは、企業や組織にとって従業員への作業依頼を効率化できることに加えて、従業員が能動的に依頼に対応する仕掛けによって、確実な依頼作業の履行を支援するクラウドサービスです。2020年の提供開始以来、企業への導入が進み、10万人以上に利用されています（2024年４月現在）。

■ 「グループタスク リマインダーサービス」のホームページ
　URL：https://www.hitachi-solutions.co.jp/grouptask-reminder/

■ 導入事例紹介のサイト
　URL：https://www.hitachi-solutions.co.jp/grouptask-reminder/case03/

■日立ソリューションズの「デジタルソリューション創出プラットフォーム」について
　本サービスは、日立ソリューションズのサービス協創基盤「デジタルソリューション創出プラットフォーム」で提供しています。
　「デジタルソリューション創出プラットフォーム」は、Broadcom社の「VMware Tanzu🄬」を採用しています。
　日立ソリューションズが長年培ってきたリーン開発などのノウハウを生かし、迅速な立ち上げから、カスタマーサクセスを実現する継続的な改善をお客様との協創で進めます。今後もお客様との協創でデジタルビジネスを強力に支援していきます。

■ 商品・サービスに関するお問い合わせ先
　URL：https://www.hitachi-solutions.co.jp/inquiry/

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