アナログな予約調整をWeb完結に変える病院向け予約管理システム「Hospital Manager」が導入拡大中

～24時間365日のWeb完結フローで、紹介・直接予約の応需漏れを防ぎ、予約調整コストを大幅削減～

株式会社メディカルノート（東京都港区、代表取締役：小林 裕貴、以下、メディカルノート）は、急性期病院の地域連携室や受付部門が直面する電話・FAXによるアナログな予約調整の課題を解決し、紹介元クリニックからの予約をWeb上で一元管理する病院向け予約管理システム「Hospital Manager」の導入を積極的に拡大しております。

■ サービス提供の背景

急性期病院における予約調整の業務では、いまだに多くのアナログな作業が残っており、現場では以下のようなお悩みが山積しています。

「Hospital Manager」では、急性期病院でよく見られる予約調整の課題をワンストップで解決し、病院・予約者側（患者さんご自身・連携医）双方にとってストレスのない予約管理を実現するために開発されました。

急性期病院でみられる予約調整の課題

①予約調整コストの増大

 紹介予約の申込・確認がFAXと電話に依存しており、日程調整に多くの工数がかかっている

②機会損失・応需漏れ

受付時間内にしか予約を受け付けられず、時間外・土日の問い合わせに対応できていない

③スタッフ工数の圧迫

地域連携室や受付スタッフが電話対応に追われ、本来の連携業務・患者対応を圧迫している

④院内連携の煩雑さ

予約状況の把握・確定作業に手間がかかり、診療科との調整フローが複雑になっている

⑤業務効率化の阻害

 予約管理が紙・電話・FAX混在のため、情報が分散しミスやダブルブッキングが起きやすい

⑥連携医からの評価低下

 連携医療機関から「予約の手間が大きい」と指摘を受けることがある

■ 「Hospital Manager」の4つの特徴・強み

本システムは、紹介予約から直接予約までの調整コストを大幅に削減し、Web完結へと導くワンストップシステムです。機能については、病院の運用にあわせてカスタマイズ可能です。

①紹介予約から直接予約まで、24時間365日対応のWeb予約で応需漏れを防止 

患者さんご自身や紹介元クリニックの連携医が、希望日時を24時間いつでもWebから申し込み可能です。受付時間外や土日の申し込みもカバーすることで、機会損失を最小化します。

②事前問診機能（最大10問）による来院時のスムーズな診療 

予約時に、診療科や疾患ごとにカスタマイズ可能な問診票（最大10問）をWeb上で入力できます。受診日までに必要な情報が揃うため、来院当日の診療を迅速に進めることが可能です。

③管理画面での一元管理と自動通知で“電話調整ゼロ”へ

申し込み内容はすべて管理画面に集約されます。電子カルテの空き枠を確認してシステム上で確定ボタンを押すだけで、患者さんへ自動で確定メールが送信されるため、煩雑な折り返し電話やFAXの往復をゼロにする運用が可能です。

④医療情報の安全管理に配慮した設計と運用体制

メディカルノートは、情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格であるISO/IEC 27001を取得しており、同認証の管理策に基づいた体制のもとでサービスの開発・運営を行っています。

システム基盤にはAWSを採用し、高い可用性とセキュリティ設計を備えたクラウド環境でサービスを提供しています。

社内のセキュリティ基準については、医療情報を取り扱う事業者向けの指針である「3省2ガイドライン（厚生労働省・総務省・経済産業省が定める医療情報システムの安全管理に関するガイドラインの総称）」を参照して策定しています。

■ 導入による期待効果

現在、「Hospital Manager」はがん研有明病院から始まり、厚木市立病院、大阪母子医療センター、仙台医療センターなど、数多くの医療機関に導入されております。 以下は、実際の導入医療機関における課題解決の成果です。

①電話・FAX対応の工数を大幅削減【年間200時間削減】

 地域連携室・受付が電話受電から解放され、本来の連携業務・患者対応に集中できます。

②受入機会を拡大し応需漏れを防ぐ【月次申込数27%UP】

24時間365日Web受付により、時間外・土日の申込をカバー（時間外申込が全体の46.7%を占める事例あり）し、機会損失を最小化します。

③既存フローを止めずスムーズに移行【最短2週間で導入完了】

専任のCS（カスタマーサクセス）チームが運用定着まで伴走し、現場の混乱を最小限に抑えた最短2週間でのスピーディーな導入が可能です。

本サービスの詳しい内容について、ぜひ特設ページをご覧ください。

 https://medicalnote.jp/static/mk/hospital_manager/

医療機関関係者の方の問い合わせはこちらから

https://medicalnote.co.jp/contact/03

株式会社メディカルノートについて

株式会社メディカルノートは、「医師と患者をつなぐ」をビジョンに掲げ、すべての人が“医療”に迷わない社会を目指す企業です。

医療情報メディア「Medical Note」を運営しており、臨床の第一線で活躍する約4,500名の医師・専門家の協力のもと、最新のエビデンスに基づいた信頼性の高い医療情報を一般生活者・患者向けに提供しています。特に、難病や希少疾患など、課題の大きな疾患領域に強みを有しています。

リアルとデジタルを融合することで医療をより身近なものとし、誰もが最適な医療を選択できる社会の実現を目指します。(https://medicalnote.jp/)

【会社概要】

会社名：株式会社メディカルノート

設立：2014年10月

所在地：〒105-0021　東京都港区東新橋二丁目3番3号　ルオーゴ汐留 ５階

代表取締役：小林 裕貴

事業内容：医療機関向け事業、製薬・事業会社向け事業、オンライン医療事業

コーポレートサイト： https://medicalnote.co.jp/