マニュアルの作成・更新に携わる担当者の88.2%が更新が止まったマニュアルによる手戻り・誤案内などのトラブルを経験

〜更新を止めない打ち手の第1位は「AIによる下書き・修正案の作成」で43.1%。最も時間を要したトラブル対応は82.2%が3時間以上〜

トヨクモ株式会社

2026年10月2日 15時00分

【シンプルだから、みんな使える。カンターントヨクモ】

誰でも簡単に使えるビジネス向けのクラウドサービスを提供するトヨクモ株式会社（本社：東京都品川区、代表取締役社長：山本裕次、以下トヨクモ）は、従業員数20〜99名の企業に勤務し、業務マニュアル・手順書を作成または更新する立場にある責任者・担当者102人を対象に、社内マニュアルの更新停止と業務への影響に関する実態調査を実施しましたので、お知らせいたします。

01｜95.1%が直近1年で「更新が止まったマニュアル」を使用、週1回以上が73.5%

02｜更新が止まったきっかけ、第1位は「組織・体制の変更」61.5%

03｜止めない打ち手は「AIによる下書き・修正案」43.1%が最多、「閲覧状況の可視化」36.3%が続く

本調査のダウンロードはこちら：https://lp.notepm.jp/rs/projectmodeinc/images/manual_update_survey.pdf

調査概要

調査名称：社内マニュアルの更新停止と業務への影響に関する実態調査
調査方法：IDEATECHが提供するリサーチマーケティング「リサピー®︎」の企画によるインターネット調査
調査期間：2026年9月5日〜同年9月8日
有効回答：102人（対象者条件：「従業員数20〜99名の企業に勤務し、業務マニュアル・手順書を作成または更新する立場にある責任者・担当者」）

※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。また、複数の選択肢を合わせた割合は回答者数から算出しているため、グラフの数値の合計と異なる場合があります。

≪利用条件≫

1　情報の出典元として「トヨクモ株式会社」の名前を明記してください。

2　Webサイトで使用する場合は、出典元として、下記リンクを設置してください。

URL：https://lp.notepm.jp/rs/projectmodeinc/images/manual_update_survey.pdf

更新が止まったマニュアルの使用頻度　「週に数回程度」が31.4%で最多

「Q1. あなたは、直近1年間で、更新が止まったマニュアルを使って業務を行うことがどの程度ありましたか。」（n=102）と質問したところ、「週に数回程度」が31.4%、「週に1回程度」が26.5%という回答となりました。

・ほぼ毎日：15.7%

・週に数回程度：31.4%

・週に1回程度：26.5%

・月に1～2回程度：14.7%

・数ヶ月に1回程度：4.9%

・年に1回程度：2.0%

・使用した経験はない：3.9%

・わからない/答えられない：1.0%

業務トラブル　「作業のやり直し（手戻り）」が47.4%で最多

「Q2. Q1で「使用した経験はない」「わからない/答えられない」以外を回答した方にお聞きします。直近1年間で、更新が止まったマニュアルを使ったことで実際に発生したことを教えてください。（複数回答）」（n=97）と質問したところ、「作業のやり直し（手戻り）が発生した」が47.4%で最多となりました。

※業務トラブルを1つ以上経験した人は90人で、更新が止まったマニュアルの使用者（97人）の92.8%、調査対象全体（102人）の88.2%にあたります。

・作業のやり直し（手戻り）が発生した：47.4%

・顧客・取引先への誤案内が発生した：35.1%

・納期・スケジュールに遅れが生じた：35.1%

・誤った手順のまま作業してしまった（経理処理・受発注・設定作業など）：25.8%

・事故やトラブルにつながった：16.5%

・新人・後任への再教育が必要になった（古い手順で覚えてしまった）：6.2%

・その他：1.0%

・特に発生したことはない：7.2%

・わからない/答えられない：0.0%

「経理の計算ミスや発注ミス」や「時間がかかるようになった」などのトラブルも

「Q3. Q2で「特に発生したことはない」「わからない/答えられない」以外を回答した方にお聞きします。Q2で回答した以外に、更新が止まったマニュアルを使ったことで実際に発生したことがあれば、自由に教えてください。該当するものがない場合は「特になし」とご記入ください。（自由回答）」（n=90）と質問したところ、「経理の計算ミスや発注ミス」や「時間がかかるようになった」など41件の回答が寄せられました。

＜自由回答・一部抜粋＞

・経理の計算ミスや発注ミス。

・時間がかかるようになった。

・間違ったやり方をしてしまった。

・業務遂行時まれにあるケースが発生してその際に調べたらマニュアルがあり利用したが時代に即していなかった。

・トラブルの多発。

最も対応時間がかかったトラブルでは8割以上が対応に「3時間以上を要した」

「Q4. Q2で「特に発生したことはない」「わからない/答えられない」以外を回答した方にお聞きします。Q2でお答えのなかで、最も対応に時間や手間がかかった1件について、その対応（作業のやり直し・確認・謝罪・再教育など）に要したおおよその時間を教えてください。」（n=90）と質問したところ、「3時間以上」が82.2%という回答となりました。

・3時間以上：82.2%

・1時間～3時間未満：15.6%

・30分～1時間未満：1.1%

・30分未満：1.1%

・わからない/答えられない：0.0%

実態と合わないと気づいた際の対処　最多は「別の資料やチャットの履歴を探して確認した」が59.8%

「Q5. Q1で「使用した経験はない」「わからない/答えられない」以外を回答した方にお聞きします。あなたが、使用しているマニュアルが業務の実態と合っていないと気づいたとき、実際にどのように対処しましたか。（複数回答）」（n=97）と質問したところ、「別の資料やチャットの履歴を探して確認した」が59.8%で最多となりました。

・別の資料やチャットの履歴を探して確認した：59.8%

・自分で修正・更新した：36.1%

・マニュアルを参考程度にとどめ、自己流で作業した：33.0%

・作成者や関係者に更新を依頼し、反映された：21.6%

・詳しい人に口頭で確認し直した：19.6%

・更新を依頼したが、反映されないままになった：5.2%

・その他：0.0%

・特に対処せず、そのまま作業を進めた：2.1%

・わからない/答えられない：1.0%

確認し直した1回あたりの所要時間　「5分～10分未満」が約7割を占める

「Q6. Q5で「詳しい人に口頭で確認し直した」「別の資料やチャットの履歴を探して確認した」と回答した方にお聞きします。その確認1回あたりに、おおよそどの程度の時間がかかりましたか。」（n=67）と質問したところ、「5分～10分未満」が67.2%、「10分～30分未満」が11.9%という回答となりました。

・5分未満：10.4%

・5分～10分未満：67.2%

・10分～30分未満：11.9%

・30分以上：10.4%

・わからない/答えられない：0.0%

最も長く更新が止まっていた期間は「3ヶ月～半年未満」が49.5%　「半年以上」放置された経験も約4割

「Q7. Q1で「使用した経験はない」「わからない/答えられない」以外を回答した方にお聞きします。あなたが直近1年間で使用した更新が止まったマニュアルのうち、最も長いものでは、更新が止まってからどの程度の期間が経過していましたか。」（n=97）と質問したところ、「3ヶ月～半年未満」が49.5%、「半年～1年未満」が23.7%という回答となりました。

・3ヶ月未満：11.3%

・3ヶ月～半年未満：49.5%

・半年～1年未満：23.7%

・1年～3年未満：10.3%

・3年以上：4.1%

・わからない/答えられない：1.0%

更新停止のきっかけ　「組織変更や体制変更で更新が途切れた」が61.5%にのぼる

「Q8. Q7で「わからない/答えられない」以外を回答した方にお聞きします。Q7でお答えの、最も長く更新が止まっていたマニュアルについて、更新が止まったきっかけとして当てはまるものを教えてください。（複数回答）」（n=96）と質問したところ、「組織変更や体制変更で更新が途切れた」が61.5%、「繁忙期に後回しにしたまま再開されなかった」が35.4%、「業務手順やシステムの変更に追いつかなくなった」が31.3%という回答となりました。

・組織変更や体制変更で更新が途切れた：61.5%

・繁忙期に後回しにしたまま再開されなかった：35.4%

・業務手順やシステムの変更に追いつかなくなった：31.3%

・複数の版が乱立し、直す対象が曖昧になった：24.0%

・更新を担当していた人が異動・退職した：20.8%

・ツールや形式が使いにくく、修正に手間がかかった：6.3%

・更新しても読まれず、優先度が下がった：4.2%

・その他：0.0%

・わからない/答えられない：1.0%

43.1%がマニュアルの更新を止めないために「AIが下書きや修正案を自動で作成する機能」が効果的と回答

「Q9. あなたは、マニュアルの更新を止めないために、効果があると思う打ち手を教えてください（上位3つ）。」（n=102）と質問したところ、「AIが下書きや修正案を自動で作成する機能」が43.1%、「閲覧状況やよく見られるページの可視化」が36.3%、「更新内容をメンバーへ自動で通知する機能」が30.4%という回答となりました。

・AIが下書きや修正案を自動で作成する機能：43.1%

・閲覧状況やよく見られるページの可視化：36.3%

・更新内容をメンバーへ自動で通知する機能：30.4%

・マニュアルを1か所に集約して管理する仕組み：27.5%

・更新履歴が自動で残り、変更点を確認できる機能：18.6%

・担当者が変わっても引き継げる編集権限・体制の仕組み：15.7%

・更新担当者・更新タイミングのルール化：11.8%

・誰でも簡単に編集できるツールへの移行：2.0%

・その他：0.0%

・わからない/答えられない：0.0%

約9割がAI支援機能の活用に前向き

「Q10. あなたは、AIがマニュアルの更新箇所の提案や下書きの作成を支援してくれる機能があれば、活用したいと思いますか。」（n=102）と質問したところ、「非常にそう思う」が20.6%、「ややそう思う」が67.6%という回答となりました。

・非常にそう思う：20.6%

・ややそう思う：67.6%

・あまりそう思わない：8.8%

・全くそう思わない：1.0%

・わからない/答えられない：2.0%

まとめ

今回の調査では、直近1年間で「更新が止まったマニュアル」を使用した経験のある担当者は95.1%にのぼり、そのうち92.8%が手戻りや誤案内などの業務トラブルを経験していました。最も対応に時間がかかったケースでは、82.2%が3時間以上を要しており、更新停止は「気づいた時には大きな損失になっている」問題であることがうかがえます。

更新が止まる主な要因は「組織・体制の変更」（61.5%）で、担当者個人の努力だけでは防ぎにくい構造的な課題であることがうかがえます。属人的な運用のままでは、異動や体制変更のたびに更新の手が止まり、引き継ぎのたびに情報が古びていく構造だといえます。

その上で、更新を止めないための打ち手として担当者自身が最も期待しているのは「AIによる下書き・修正案の自動作成」（43.1%）で、AI機能の活用意向についても約9割が前向きな回答を示しています。

今後は、AIによる下書き・更新支援や閲覧状況の可視化など、更新業務そのものを軽くする仕組みをどう組み込むかが、マニュアル運用を考えるうえでの論点の一つです。誰もが簡単に更新できるようにすることは、担当者が変わっても更新を止めない組織・体制づくりにも直結するためです。

社内マニュアルの運用体制を見直そうとする責任者・担当者の方は、次の一手を考える判断材料として、今回の結果をご活用ください。

本調査のダウンロードはこちら：https://lp.notepm.jp/rs/projectmodeinc/images/manual_update_survey.pdf

属人化した情報を会社のナレッジに｜NotePM AI

トヨクモの子会社である株式会社プロジェクト・モードが開発・提供する「NotePM（ノートピーエム）」は、マニュアルやノウハウを簡単に投稿でき、AI検索（チャットボット）機能と全文検索で欲しい情報をすぐ見つけられるAIナレッジ管理サービスです。ITに不慣れなメンバーでも扱えるシンプルな操作性で、マニュアル、手順書、業務ノウハウ、社内FAQ、日報・議事録など、ストック型の情報管理に適しています。

本調査で、マニュアルの更新を止めない打ち手の上位に挙がった「AIが下書きや修正案を自動で作成する機能」「閲覧状況やよく見られるページの可視化」「更新内容をメンバーへ自動で通知する機能」を、NotePMは次の機能で実現しています。

AIによる作成・更新の負担軽減

AIがマニュアルの下書きを作成するAIマニュアル作成機能や、Word・Excel・PDFなどの既存資料を読み取りページとして自動生成するAIファイル取込機能に加え、翻訳・要約・文章校正などのAI機能も追加料金なしで利用でき、マニュアルの作成・更新にかかる負担を軽減します。

活用状況の可視化

ページごとの表示回数・閲覧ユーザー数・最終更新日などをまとめた「活用状況レポート」をExcel形式で出力でき、よく見られているのに更新が止まっているマニュアルを特定して、更新の優先順位を付けられます。ユーザーごとの投稿・閲覧状況も把握できるため、更新の担い手の偏りにも早期に気づけます。

更新の自動通知と変更履歴

更新内容はメンバーへ通知され、変更履歴も自動で残るため、「気づかれない更新」「戻せない変更」を防ぎやすくします。

体制が変わっても止まらない運用

本調査で更新停止のきっかけ1位となった「組織変更・体制変更」（61.5%）に対し、編集権限の管理と情報の一元管理により、担当者や体制が変わっても更新が途切れにくい運用を支えます。

このほか、自然言語で質問できるAI検索（チャットボット）機能や、表記ゆれ・同義語を自動で検知する関連度検索が、Word・Excel・PowerPoint・PDFの中身まで対象に、「必要な情報にたどり着けない」「ノウハウが属人化している」という課題の解決を支援します。

情報セキュリティの国際規格「ISO/IEC 27001」に基づくISMS認証を取得しており、その運用プロセスに基づいて生成AIプラットフォームの規約や仕様変更も定期的に確認しています。お客さまが入力されたデータは厳重に管理され、生成AIプラットフォームの学習に使用されることはありません。生成AIプラットフォームや入力データの取り扱いの詳細は、NotePM AI利用規約（https://notepm.jp/terms-ai）をご参照ください。

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