ニデックが電子決裁サービス「Shachihata Cloud」導入で業務効率化へ承認フローにかかる時間を6分の1に短縮し数千万円のコスト削減を実現！
〜営業部門がシステム導入を主導し、社員へのフォローアップにより理解を獲得〜
※1 社名表記は「シャチハタ」ではなく「シヤチハタ」です。
●Shachihata Cloudサイト：
https://dstmp.shachihata.co.jp/
「Shachihata Cloud」は、新型コロナウイルス感染症の拡大に伴い社会全体に推進されたデジタル化の波を受け、ビジネスシーンにおいて普及するテレワークでの決裁業務をサポートするために、顧客ニーズの高まりを受け開発。それまでの電子決裁サービス「パソコン決裁Cloud」の機能を拡張し、2020年に発表した電子決裁サービスです。サービス開始の2020年7月からの捺印回数を合算すると5,291万7,915回を記録しており※2、導入数はシリーズ累計95万件※3、継続利用率も97％を誇ることから、多くの企業のデジタル化、業務効率に貢献しています。
精密小型モータなどの開発・製造・販売を手掛ける老舗メーカーであるニデックは、これまで社内で根付いていた「紙文化」の継続が、コロナ禍のリモートワークにより困難になったことから、ワークフロー改善のためにShachihata Cloudを導入。結果、見積もりの承認作業にかかる時間を6分の1に短縮し、さらに約80名の営業部門だけで年間数千万円単位のコスト削減に成功しました。
※2 2022年12月末時点
※3 1995年発売開始のオンプレ製品販売数量を加算した累計数字
■「承認フローの効率化」が叶うシステムとして導入を決定
ニデックでは、コロナ禍により在宅勤務が主流となった際、各種書類の承認作業のためだけに出社しなければならない状況を課題に感じていました。これまでも、複数の営業拠点間で紙の押印回覧が行き交い時間がかかっていたことや、申請書提出後に上司に電話で対応依頼をし、不在の際には覚書を作成の上、別社員に再度依頼するなど、複雑な申請プロセスが社員の負担となっていました。そこで、課題解決のために承認フローの効率化を目的としたシステムの導入を検討。ただ、これまでにもワークフローシステムの導入検討機会はあった一方で、既存業務の変更対応が多く社員の負担も増えることがネックとなっていたこともあり、「既存のワークフローやフォーマットに一切の変更を加えることなく導入できる」という点に魅力を感じ「Sｈachihata Cloud」の導入を決定しました。
■営業部門がシステム導入を主導！社員への細かいフォローアップにより理解を獲得
通常ニデックでは新システムの導入を情報システム部が主導となり決定していましたが、今回は初めて利用ユーザーとなる営業部門がシステム導入を企画して決定。当初、社外に出す重要書類に上司の印影や社印が不正に使われないかといった懸念点があったものの、社印などの印影は利用者設定で制限できること、「Shachihata Cloud」を利用して押印した印影はPDF上で確認できることで、これらの課題がクリアできると分かり安心して導入に進みました。また、一部の社員は、秘匿性の高い情報が詰まった見積書をクラウドサーバーに保管することに懸念を示していた点も、「Shachihata Cloud」のプライバシーポリシーが情報システム部からお墨付きを得たことを説明することで納得してもらいました。
新システム導入に関しては、少なからず現場社員からの拒否反応も出ることを予測し、そうした社員向けに、誰でも簡単に操作できるようにマニュアルを作成し丁寧に説明するなどで、社内の理解を得ることにも成功。営業部門が主体となり今回の導入がスムーズに実行されました。
■営業部門だけで数千万円のコスト削減。リードタイムも劇的に改善
今までは、最終的な承認までに作業時間だけで20〜30分ほどかかっていたものの、「Shachihata Cloud」導入によりその時間を5分まで短縮することに成功。さらに承認完了までのリードタイムも削減しました。これまでは、承認者を待っているだけで日をまたぎ、翌日以降にようやく書類が出来上がるということも珍しくなかったため、「Shachihata Cloud」導入後は移動中のちょっとした時間でスマホから承認が可能である点は、社員の業務削減に一役買っています。
また、これまでは、1回押印回覧を回すのに3回紙を印刷しなければならないこともありました。月に600〜700回の承認と回覧があり、これらが全てなくなったことによって、紙の印刷費用や印紙代、郵送費、削減できた工数から算出した費用を合算すると、営業部門だけでも数千万円単位でコスト削減に貢献しています。
【導入事例】ニデック株式会社
https://dstmp.shachihata.co.jp/case/nidec/
●ニデック株式会社 会社概要
2023年4月1日より社名変更したニデックは、「回すもの、動かすもの」すべてを手がける総合メーカーです。精密小型モータの会社として出発し、精密小型モータ、車載および家電・商業・産業用モータ、機器装置、電子・光学部品、その他の開発・製造・販売にいたるまで、世界中に約13万人の従業員・300社以上のグループ企業を擁しています。
●Shachihata Cloudについて
https://dstmp.shachihata.co.jp/
Shachihata Cloudは、リモートワーク時代のクラウド電子印鑑・電子署名サービスです。稟議書や申請書といった社内文書から、見積書や請求書、注文／請書等の取引先との決裁文書にいたるまで様々な文書の押印業務をデジタル化し、時間や場所を問わず簡単かつ安全に電子印鑑・電子署名を行うことができます。また、2022年には電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しました。シヤチハタは電子印鑑システムの市場展開を1995年より行っており、導入数は2022年12月時点で95万件を突破しています。
【参考】シヤチハタクラウドのあゆみ
https://dstmp.shachihata.co.jp/stamp/
●シヤチハタ株式会社 会社概要
シヤチハタは、1925年の創業以来、常にお客様に必要とされる商品を提供し続け、今年で創業98周年を迎えました。これからもアナログとデジタルの両面から企業の持続的成長を支援する「ハイブリッドDX」カンパニーとして、ユーザーファーストを追求した商品・サービスを提供してまいります。どうぞこれからもご期待ください。
社 名：シヤチハタ株式会社
設 立：1925年1月
年 商：単体163億円（2022年6月期）
従業員：単体356名（2022年6月末現在）
代表者：代表取締役社長 舟橋 正剛
事業内容： スタンプ台、インキ浸透印及び文具全般の製造・販売
https://company.shachihata.co.jp/company/kaisha/
【参考】シヤチハタのあゆみ：
https://company.shachihata.co.jp/company/kaisha/k7.php
＜サービスの内容に関するお問い合わせ先＞
シヤチハタ 電子印鑑システム担当
mail：shachihatacloud-press@shachihata.com
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