Sansan「企業の契約業務に関する実態調査」

～コロナ禍でも8割が「紙」で契約締結、「ハンコ出社」7割が経験、1人あたり月10時間の負担に～

Sansan株式会社が提供するクラウド契約業務サービス「Contract One」は、契約書関連の業務に携わるビジネスパーソン1078名を対象に「企業の契約業務に関する実態調査」を実施しました。

今回の調査では、契約書の形式は取引先の都合に左右されることから、電子契約の普及が進みつつある現在でも「紙での締結」が根強く、それに伴い「脱ハンコ」が難しいという実態が分かりました。また、押印に関連する作業に1人あたり月間で約10時間もかかっており、非効率、業務負荷増大の原因となっていることも明らかになりました。

■調査結果サマリ
・約8割が現在も「紙の契約書」を取り扱っており、6割以上が「取引先から紙の契約書を指定されたことがある」
・ハンコ出社したことがある人は7割以上。そのうち、約7割はリモートワークが可能な就業環境であった
・押印に関連する作業に、1人あたり月間で約10時間もかかっている
・押印をアシスタントや部下に代行してもらったことがある人は約6割
　その一方、押印代行サービスは半数近くが「検討したことがない」

■調査の背景
コロナ禍の影響でリモートワークを導入する企業が増えたことや、デジタル庁の重点項目に契約分野が挙げられていることなどを背景に、電子契約サービスの活用など契約業務のデジタル化が加速しています。一方、未だ多くの企業で紙の契約書が運用されており、印刷や製本、物理的な押印といったアナログな業務が残っていることで、完全なデジタル化ができず多様な働き方実現の妨げとなっています。
「脱ハンコ」の文脈で、押印作業の非効率性に社会の関心が高まった時期もありましたが、契約書は法的な制約もあることなどから、残存する紙の契約書や押印作業がもたらす企業への影響や課題の解決については、あまり論じられていません。
今回は、紙の契約書運用とそれに伴う押印作業の実態や業務負荷を明らかにし、契約業務のデジタル化における課題を探るために調査を実施しました。

■Sansan株式会社 Contract One Unit アシスタントゼネラルマネジャー 松尾佳亮のコメント
コロナ禍におけるリモートワークの普及で「脱ハンコ」が叫ばれてきましたが、契約書の分野においては、多くの企業でいまだに物理的な印鑑による押印作業が行われています。
今回の調査では、契約書について約8割が「紙での締結」に対応しており、取引先から紙の契約書を指定されたことがある人は6割以上に上ることが分かりました。契約書は取引先に左右されるという性質から、自社の意向だけでは電子化できません。それに伴う押印作業もすぐに完全になくすことは難しいでしょう。
押印作業は、社員のみならず役職者の業務時間をも圧迫しています。また、物理的な書類を扱うことから紛失などのリスクも発生します。契約書においては、法的に問題ないにも関わらず、押印作業をアウトソースするソリューションの導入はあまり検討されていません。
当社の契約業務サービスContract Oneでは、紙の契約書を締結する際に発生する印刷、押印、製本、郵送といったアナログ工程をオンラインで完結できる「スマート判子」機能を提供しています。
今回の調査結果からも「スマート判子」の潜在的なニーズは高いと感じており、機能提供を通じて企業の契約業務の効率化、多様な働き方の実現を後押ししたいと考えています。

■調査の結果
約8割が現在も「紙の契約書」を取り扱っている
取引先から、紙の契約書を指定されたことがある人は6割以上
契約書に関連する業務に携わるビジネスパーソン1078名に対して勤務先で取り扱う契約書の形式・フォーマットについてたずねたところ、80.8%が「紙での締結」があると回答しました。

また、取引先から「紙でないと契約を締結できない」と指定されたことがある人は、全体の60.6%に上り、自社の意向だけでは紙の契約書をなくせない、電子化が難しいという実態が分かりました。

約9割が現在も「物理的な印鑑での押印作業」をしており、
うち約3割は「今後も押印作業をなくすことはできない」と考えている
契約業務において、「現在も物理的な印鑑での押印作業がある」と答えた人は全体の90.4%に上りました。さらに、その中の32.4%は「今後も押印作業をなくすことはできない」と考えていることが分かりました。

物理的な印鑑での押印作業をなくすことができない理由として最も多かった回答は「取引先から紙での契約書締結を求められるから（56.6%）」で、法的な課題よりもむしろ周辺事情が多く影響していることが分かりました。紙の契約書が要因で、それに紐づく押印作業もなくすことができない実態が浮き彫りになりました。

ハンコ出社したことがある人は7割以上。そのうち、約7割はリモートワークが可能な就業環境であった
現在も「物理的な印鑑での押印作業」がある人のうち、押印作業のためにオフィスに出社（ハンコ出社）をしたことがある人は71.9%に上りました。そのうち68.6%はリモートワークに対応した企業に勤務していると回答。
リモートワークが可能な就業環境ながら押印のために出社せざるを得ない人がいることが分かりました。

押印に関連する作業に、1人あたり月間で約10時間もかかっている
「押印に関連する作業」にどの程度時間がかかっているか検証したところ1件あたり平均31分を要していることが分かりました。押印が必要な契約業務が月平均20件あることから、1人あたり月間約10時間もかかっていることが明らかになりました。

押印作業は、経営者・役員、役職者の業務時間も圧迫している
「上司のスケジュールに合わせて出社」「押印をもらうために本社まで行く」
「決められた順番で押印をもらう必要がある」など、非効率な規則や慣習も
現在も「物理的な印鑑での押印作業」がある人のうち67.9%の人が「押印作業に、経営者・役員、役職者の業務時間が取られてしまっている」と回答。押印作業は、現場の社員だけでなく役職者の業務時間も圧迫していることが分かりました。

また、「上司のスケジュールに合わせて出社しなければいけない」「押印をもらうために遠くの事業所や本社まで行く」「複数の役職者に決められた順番で押印をもらう必要がある」といった、押印作業に関する非効率な規則や慣習があるとの声も多く寄せられました。

押印をアシスタントや部下に代行してもらったことがある人は約6割
その一方、押印代行サービスは半数近くが「検討したことがない」
現在も「物理的な印鑑での押印作業」がある人のうち、60.8%が「押印をアシスタントや部下に代行してもらったことがある」と回答。企業内では押印代行がよく行われていることが分かりました。

一方で、押印作業にかかる時間を削減できる「押印代行サービス」については、半数近くの48.8%が「導入を検討したことはない」と回答しています。

■調査概要
調査名： 企業の契約業務に関する実態調査
調査方法：オンライン上でのアンケート調査
調査地域：全国
調査対象：契約書に関連する業務に携わるビジネスパーソン1078名
調査期間：2022年3月
調査企画：Sansan株式会社

（以上）

■契約業務のDXから、リスクを管理する「Contract One」
Contract Oneは、Sansan株式会社が提供するクラウド契約業務サービスです。印刷・製本、押印といった紙の契約書を締結する際に必要となるアナログな作業を代行し、契約業務をオンラインで完結できる環境を構築します。また、契約書を正確にデータ化し、混在する電子契約書と紙の契約書の一元管理を実現します。これまでアナログな対応が必要だった契約業務をDXすることで、企業のリスク管理を進化させるだけでなく、業務効率化やテレワークの推進、ペーパーレス化も後押しします。

Contract Oneの詳細については、ウェブサイトをご覧ください。https://contract-one.com

■Sansan株式会社 会社概要
「出会いからイノベーションを生み出す」をミッションとして掲げ、ビジネスにおける出会いを後押ししています。主なサービスとして、営業DXサービス「Sansan」や名刺アプリ「Eight」、クラウド請求書受領サービス「Bill One」を国内外で提供しています。

設立：2007年6月11日
URL：https://jp.corp-sansan.com
所在地：150-0001 東京都渋谷区神宮前5-52-2 青山オーバルビル13F
資本金：64億14百万円（2022年2月28日時点）
事業内容：働き方を変えるDXサービスの企画・開発・販売
Sansan　https://s.sansan.com
Eight　https://8card.net
Bill One 　https://bill-one.com