生成AIで文書管理における手作業を大幅に削減し、企業の知的資産の活用を促進

文書管理システム「活文 Contents Lifecycle Manager」の生成AIが、文書の情報抽出や登録をサポート

株式会社日立ソリューションズ

2025年11月20日 11時00分

　「生成AI連携属性抽出オプション」による、文書情報の自動抽出から、登録、活用までのイメージ

株式会社日立ソリューションズ（本社：東京都品川区、取締役社長：森田英嗣／以下、日立ソリューションズ）は、企業の知的資産かつナレッジである文書の活用を促進するため、高い検索性能とセキュリティを備える文書管理システム「活文 Contents Lifecycle Manager」を生成AIで拡充します。帳票やマニュアルなどの文書管理業務で重要となる、ファイルごとの管理情報を自動抽出できる「生成AI連携属性抽出オプション」を、11月21日から提供開始します。従来の文書管理で必要だったAI-OCRのための事前設定や手入力など煩雑な作業の省略や記載内容に基づく情報生成など、文書の活用しやすさを高め、人手不足や技能伝承の課題に生産性向上や業務効率化で貢献します。

　本オプションでは、登録されるファイルの内容から、取引日や部品番号など管理項目に該当する情報を、生成AIが自動抽出します。文書の種類や自社の文書管理ルールに応じて、生成AIが抽出する情報は定義可能です。これにより、担当者の業務は登録情報の正誤を確認するのみとなります。さらに、生成AIで文書の記載内容の評価・分析などを行って管理項目に登録することもできるため、文書一覧の画面からも内容を把握しやすく、文書の活用が促進されます。

　日立ソリューションズは、「DX by AX toward SX」をコンセプトに、AIの活用を通じたDXをベースに変革を推進し、価値創出と持続可能な社会の実現に貢献していきます。

■「活文 Contents Lifecycle Manager」「生成AI連携属性抽出オプション」の特長

１．従来のAI-OCR*1では必要だった抽出場所の設定やチューニングなどの煩雑な事前準備が不要。生成AIが文書内容を解析し、管理項目に必要な情報を自動的に抽出するため、担当者は、抽出情報の正誤を確認するだけで、登録作業が完了。人手作業が多い文書管理業務の負担を大幅に軽減

２．文書の分類など従来の管理項目に加え、文書の活用促進に必要な情報を、生成AIが文書の記載内容を基に作成して、管理項目に登録可能。例えば、顧客向けの店舗アンケートでは、あらかじめ定義しておくことで、店舗に対する評価や店舗への要望事項有無、自由記述の主な内容などを生成AIが管理項目向けに作成

３．生成AIで追加可能になる管理項目で、文書の管理効率化とナレッジ活用が実現可能。例えば、顧客向けの店舗アンケートでは、個々のアンケートに記載された店舗に対する評価について、ファイルを開くことなく文書一覧の画面からすぐに把握できるようになり、ナレッジ活用や業務改善、意思決定の質向上に貢献

【文書管理での活用イメージ（内容評価、分析結果を管理項目として登録）】

文書例	活用イメージ
店舗顧客アンケート、顧客満足度調査	アンケートの内容評価、分析
品質検査報告書、不具合報告書、クレーム対応記録	品質不具合レポートの原因分析
作業日報、工程管理表、作業指示書	工程改善ポイント抽出
納品書、検収報告、購買契約書、品質評価レポート	サプライヤー評価
コールセンター記録、メール対応履歴、チャットログ	苦情や要望の分析
監査報告書、内部統制評価書、業務改善報告書	コンプライアンスリスク検出

*1 AI-OCR（AI-Optical Character Recognition）画像データに記載されている文字を抽出し、文字データに変換する光学文字認識であるOCRにAIを加えた技術。読み取った情報をAIが解析するため、手書きやフォーマットがやや異なる書類からも文字の読み取りを可能にする

■今後の展開

　「活文 Contents Lifecycle Manager」は、生成AIによる属性抽出機能に加え、「活文企業内検索基盤」との連携により、文書活用の可能性をさらに広げます。RAG*2を活用した対話型AI検索を実現し、蓄積された文書から必要な情報を瞬時に引き出すことが可能になります。今後も、企業内の文書資産を、「使えるナレッジ」として活用できる環境づくりを支援していきます。

*2 RAG（Retrieval-Augmented Generation）検索拡張生成

■背景

　少子高齢化による人手不足や若手への技能継承の課題に対して、法令遵守への対応やリモートワーク環境の実現を支えてきた文書管理システムは、これまで担ってきた「保存」と「検索」に加えて、蓄積された文書を「活用」することへのニーズが高まっています。台頭する生成AIで、請求書や契約書、設計図面や報告書、申請書、業務マニュアル、アンケートなどのさまざまな文書に残されているデータや事例、ナレッジを検索しやすくすることで、それらの再利用による生産性向上や業務効率化が、これらの課題に貢献すると期待されています。しかしながら、検索性を高めるために必要な管理項目の入力は、AI-OCRを活用しても、主に人が担っており、誤入力や運用負担が障壁となっていました。

　そこで、日立ソリューションズは、文書のライフサイクルを一元管理する文書管理システム「活文 Contents Lifecycle Manager」を強化し、オンプレミスとクラウドいずれの環境でも利用可能な生成AIによる情報抽出を実現しました。

■「活文 Contents Lifecycle Manager」について

　日立ソリューションズは、文書や帳票、企業間でやり取りされたメッセージなど、企業に蓄積されたビジネスデータの活用を「保存管理」「伝達共有」「価値創出」の3つの力で支援する「活文」を提供しています。「活文 Contents Lifecycle Manager」は、企業に蓄積された文書資産を安全にかつ効率的に管理・活用する文書管理を担う製品です。保存・管理・活用と文書のライフサイクルを一元的に管理、電子帳簿保存法などの法対応にも活用可能です。

https://www.hitachi-solutions.co.jp/katsubun/clm/

日立ソリューションズについて

　日立ソリューションズは、お客さまとの協創をベースに、最先端のデジタル技術を用いたさまざまなソリューションを提供することで、デジタルトランスフォーメーションを実現します。欧米、東南アジア、インドの各拠点が連携し、社会や企業が抱える課題に対して、グローバルに対応します。

　そして、人々が安全にかつ安心して快適に暮らすことができ、持続的に成長可能な社会の実現に貢献していきます。

　詳しくは、日立ソリューションズのウェブサイト(https://www.hitachi-solutions.co.jp/)をご覧ください。

日立ソリューションズのAXの取り組みについて

　日立ソリューションズグループは、IT人財不足に備えた生産性向上、市場での競争力強化に向けて、「DX by AX toward SX」というコンセプトの下、国内外の拠点の従業員全員がAIや生成AI、AIエージェントを活用し、高い付加価値を創出することをめざしています。

　具体的には、 AIエージェントや生成AIを活用した開発のユースケース、よくある社内問い合わせ対応など、特定の業務向けのチャットボットが集約されたイントラの専用サイトも整備しています。また、活用促進に向けて、アイデアや事例を募集する全社コンテストも開催しています。

ソリューションに関するお問い合わせ先

株式会社日立ソリューションズ

https://www.hitachi-solutions.co.jp/inquiry/

※記載の会社名、製品名は、それぞれの会社の商標もしくは登録商標です。