Sansan「企業の受発注業務に関する実態調査」

～受注業務のための「FAX出社」を6割が経験、7割以上の担当者が注文書を電子化したいと回答～

働き方を変えるDXサービスを提供するSansan株式会社は、クラウド契約業務サービス「Contract One」が、受注業務を担当するビジネスパーソン1065名を対象に「企業の受発注業務に関する実態調査」を実施したことを発表します。

今回の調査では、注文書の受領形式が取引先の都合に左右されることから、郵送やFAXで受け取る「紙の注文書」でのやりとりが根強く残っていることが分かりました。また、リモートワークが可能な就業環境下にある受注業務担当者の約6割が、FAXで注文書の受信を確認するために出社する、いわゆる「FAX出社」を経験したことがあるという実態が明らかになりました。

■調査結果サマリ

• 4割以上の受注業務担当者が郵送またはFAXで「紙の注文書」を受け取っている
• リモートワークが可能な就業環境にもかかわらず、受注業務のために「FAX出社」をしたことがある受注業務担当者は約6割
• 7割以上の受注業務担当者が「注文書を電子化したい」と考えているが、3割以上が「取引先が紙の注文書を指定するため」に紙の注文書を減らせないと回答
• 取引先によって複数のデジタルツールを使い分けることを手間だと感じる受注業務担当者は8割以上
• 4割以上の受注業務担当者が改正電子帳簿保存法に注文書が適応されることを知らず、適応に向けた対応が済んでいる企業も3割以下

■調査の背景
コロナ禍の影響でリモートワークを導入する企業が増えたことや、2022年1月に改正・電子帳簿保存法（以下、電帳法）が施行されたことなどを背景に、企業の業務DXが加速しています。一方で、受発注業務においてはいまだ多くの企業が紙の注文書を使用しており、電子の注文書と混在することによる受注業務担当者の作業工数の増加や、郵送やFAXで注文書を受け取るために出社する必要があるなど、業務の効率化や多様な働き方実現の妨げとなっています。
今回は、受発注業務の実態と紙の注文書が残ることによる課題、電帳法への対応状況を明らかにするために、注文書のやりとりの多い「卸売商社」「建設／不動産業」「メーカー／製造業」「小売流通」に勤める受注業務担当者を対象に本調査を実施しました。

■調査の結果

• 4割以上の受注業務担当者が郵送またはFAXで「紙の注文書」を受け取っている

注文書の受け取り方法を聞いたところ、「メールPDF添付（63.7%）」と回答した人が最も多かったものの、次いで「FAX（47.7%）」、「郵送（42.7%）」での受け取りが多く、コロナ禍でリモートワークが推進される中においても、紙の注文書を受け取る機会がいまだ多く残っていることが分かりました。
 

• リモートワークが可能な就業環境にもかかわらず、受注業務のために「FAX出社」をしたことがある受注業務担当者は約6割

注文書をFAXで受け取っていると回答した508人に、勤務先でリモートワークを推進しているかをたずねたところ、38.7%が「はい」と回答しました。そのうち、注文書の確認のためにオフィスに出社（FAX出社）をしたことがあると回答した人は58.4%でした。
リモートワークが可能な就業環境ながら、注文書の受信を確認するために出社せざるを得ない人が半数以上の約6割いることが分かりました。
 

 

• 7割以上の受注業務担当者が「注文書を電子化したい」と考えているが、3割以上が「取引先が紙の注文書を指定するため」に紙の注文書が減らないと回答

受注業務において、注文書業務を電子化したいと思うかを聞いたところ、「そう思う（35.3%）」「どちらかというとそう思う（37.8%）」の合計が73.1%に上りました。なお、「すべて電子化している」と答えた人は全体の4.5%にとどまっています。
 

コロナ禍前と今で紙の注文書の枚数を比較すると、「増えた（1.3%）」、「どちらかというと増えた（3.2%）」、「変わらない（51.2%）」と回答した人が半数以上でした。
 

紙の注文書を減らすことができない理由として最も多かった回答は「取引先が紙の注文書を指定するため」で、35.1%でした。自社の意向だけでは注文書を減らすことができないという課題が見受けられる結果となりました。
 

 

• 取引先によって複数のデジタルツールを使い分けることを手間だと感じる受注業務担当者は8割以上

取引先が発注業務にデジタルツールを導入していると答えた60.2%の受注業務担当者のうち、73.8%が取引先によって複数のデジタルツールを使い分けていました。また複数のデジタルツールを使い分けることを手間に感じるかを聞いたところ、「感じる（34.5％）」「どちらかというと感じる（46.9％）」の合計が81.4％に上りました。
このような受注業務担当者が感じる手間を省くために、受注業務を一元化するニーズが一定あることが示唆される結果となりました。
 

 

• 4割以上の受注業務担当者が電帳法に注文書が適応されることを知らず、適応に向けた対応が済んでいる企業も3割以下

2022年1月に施行された電帳法では、請求書や見積書などに加えて、注文書も電子保存の対象となる証票類に指定されていますが、そのことを「知らない」と回答した受注業務担当者が42.1%に上りました。
 

さらに、注文書に関して電帳法に「すでに対応している」と回答した人は27.9%にとどまる結果となりました。最も多かったのは「対応に取り組んでいる」の40.4％で、「対応方法を検討している（16.4%）」と「まだ何もしていない（11.5%）」と回答した人の合計は27.9％と3割近くにおよんでいます。

2023年12月の宥恕（ゆうじょ）措置期間終了に向けて、注文書の電子化対応が急務になる企業がまだまだ多い状況がうかがえる結果となりました。
 

■Sansan株式会社 Contract One Unit アシスタントゼネラルマネジャー 松尾 佳亮のコメント
コロナ禍になり、事業継続やリモートワークの推進を目的とした業務DXの必要性が叫ばれています。注文書は売買取引において用いられる重要な書類であり、2022年1月に施行された電帳法の対象証票です。業界によっては毎月1万枚を超える注文書が処理されています。しかし、日々お客さまが抱える課題と向き合う中で、受発注業務のDXはいまだ取り組みが進んでいない企業が多く、受注担当者の業務負担が大きいと感じています。

また、企業によって注文書のデジタル化の推進度が異なることにより、さまざまな受領方法が混在しています。デジタルツールやメール添付で受け取る電子の注文書に加えて、FAXや郵送、手渡しで受け取る紙の注文書があり、受注処理業務や原本管理業務が煩雑化しています。
さらに、FAXや郵送で受け取る紙の注文書は、受注業務のために出社する必要があったり、ペーパーワークから発生するミスを防げなかったりする課題があります。

そこで、受注処理業務のDXや原本のデジタル管理、電帳法対応ができていないといった課題を解決するのが当社のクラウド契約業務サービス「Contract One」の機能「スマート注文書管理」です。あらゆる方法で受領した注文書をデジタル化し、受注業務の効率化を実現します。また、受注体制や原本管理体制を強化し、事業継続リスクや原本の紛失、漏えいといったリスクを管理できます。

今回の調査結果からも注文書の一元管理ニーズは高いと感じており、本機能の提供を通じて受注業務の生産性向上、多様な働き方の実現をサポートしたいと考えています。

Contract Oneの詳細については、ウェブサイトをご覧ください。https://contract-one.com

■調査概要
調 査 名：企業の受発注業務に関する実態調査
調査方法：オンライン上でのアンケート調査
調査地域：全国
調査対象：注文書のやりとりが多い「卸売商社」「建設／不動産業」「メーカー／製造業」「小売流通」業界で受注業務に携わるビジネスパーソン1065名
調査期間：2022年9月6日～2022年9月7日
調査企画：Sansan株式会社
補　　足：本調査結果において、比率は小数点以下第2位を四捨五入しているため、必ずしも合計した数字が100％にならない場合があります。

（以上）

■契約業務のDXから、リスクを管理する「Contract One」
Contract Oneは、Sansan株式会社が提供するクラウド契約業務サービスです。印刷・製本、押印といった紙の契約書を締結する際に必要となるアナログな作業も含め、契約業務をオンラインで完結できる環境を構築します。また、契約書を正確にデータ化し、混在する電子契約書と紙の契約書の一元管理を実現します。これまでアナログな対応が必要だった契約業務をDXすることで、企業のリスク管理を進化させるだけでなく、業務効率化やテレワークの推進、ペーパーレス化も後押しします。

■Sansan株式会社 会社概要
「出会いからイノベーションを生み出す」をミッションとして掲げ、働き方を変えるDXサービスを提供しています。主なサービスとして、営業DXサービス「Sansan」やキャリアプロフィール「Eight」、インボイス管理サービス「Bill One」、クラウド契約業務サービス「Contract One」を国内外で提供しています。

設立：2007年6月11日
URL：https://jp.corp-sansan.com
所在地：150-0001 東京都渋谷区神宮前5-52-2 青山オーバルビル13F
資本金：64億26百万円（2022年5月31日時点）
事業内容：働き方を変えるDXサービスの企画・開発・販売
Sansan　https://s.sansan.com
Eight　https://8card.net
Bill One　https://bill-one.com
Contract One　https://contract-one.com