関電システムズ、年間約12,000枚の契約関連書類の押印と取引先の収入印紙が不要に

~「BtoBプラットフォーム 契約書」導入で取引先と双方で進む業務改革~

 BtoBビジネスを革新する信頼のリーディングカンパニーを目指す、株式会社インフォマート(本社:東京都港区 代表取締役社長:長尾 收)は、関西電力株式会社の100%子会社として、関西電力の経営・業務改革をITシステムで支える株式会社関電システムズ(本社:大阪府大阪市 代表取締役社長:下村 匡、以下「関電システムズ」)が「BtoBプラットフォーム 契約書」を導入したことをお知らせします。

< 関電システムズ様「事例詳細」ページ >
URL:https://www.infomart.co.jp/case/0176.asp

 関電システムズは100社におよぶパートナー企業と共にシステムの開発や保守・運用を手掛けています。契約で発生する書類は年間約12,000枚。電子契約で非効率な作業をなくし、取引先と双方で進んだ業務改革について伺いました。



<「BtoBプラットフォーム 契約書」導入前の課題 >

 書面による契約の場合、各書類の印刷・製本等及び取り交わしに非常に手間が掛かっていました。パートナー企業と契約を交わす際には、見積依頼書、見積書、そして請求書など大量の書類が発生します。書類は各拠点の各部担当者が作成し、社印押印のために週2回程度の頻度で本部へ出向いていました。

 常駐型の請負契約を結んでいるパートナー企業の場合、先方で押印された書類は郵送してもらうのではなく、営業担当者に持参していただく、といったケースもあります。日程調整などもその都度発生し、先方にも負担がかかっていたと思います。

 年間約4,000件の契約にかかる押印が必要な書類はおよそ12,000枚にものぼります。また契約内容によって数百円から数万円まで開きがあるものの、取引先側で注文請書に収入印紙代が発生しているのも気にかかっていました。



< 「BtoBプラットフォーム 契約書」導入の決め手 >

 電子契約の導入にあたっては5社ほど比較検討した上で「BtoBプラットフォーム 契約書」を採用しました。
 他社製品に比べて、操作性に優れ、書類の進捗度合いもわかりやすい点、さらにコスト面に優位性があったからです。特に、イニシャルコストおよびランニングコストは、「この金額でいいの?」と話をした覚えがあります。



<「BtoBプラットフォーム 契約書」導入効果 >
(経理部調達グループ チーフマネジャー 松本 栄司氏、経理部調達グループ 橋口 昭夫氏より)

①複数書類のやりとりが画面上で完結し、作業時間短縮を実現
 受け渡しの手間が減り、紙の量も減少しました。「BtoBプラットフォーム 契約書」は画面がシンプルで、どの書類が未処理か、どの段階かといった状況が一目でわかります。取引先からも「進捗が可視化されて助かる」との声をいただいています。

②押印のための出社・訪問が不要になり、在宅勤務を促進
 取引先も電子書類を作成して送信できる点は「BtoBプラットフォーム 契約書」ならではですね。パートナー企業の約90社が導入され、多くの契約で押印が不要になりました。取引先も電子化のおかげで在宅勤務が可能になったようです。

③電子契約で取引先の印紙貼付が不要になり、費用負担を軽減
 収入印紙が不要になり、取引先数社からありがたいと喜びの声をいただきました。電子証明書の登録が無料で行えるのもメリットのようです。



< 関電システムズより、今後の展望 >

 まだ紙でやりとりしている他の書類についても電子化できないか、引き続き検討していきたいです。あらゆる分野でDXが推進される社会で、国民生活や経済活動の根幹をなすエネルギーの安全・安定供給を、今後も電力会社のITの担い手として、フルサポートしてまいります。関西電力の各事業部門とのパートナーシップを強化しながら、さらなる業務効率化・最適化を目指して抜本的な業務変革に取り組んでいきたいです。



< 会社概要 >

【関電システムズ】
会社名:株式会社関電システムズ (Kanden Systems Inc.)
代表者:代表取締役社長 下村 匡
本社所在地:〒530-8226
      大阪市北区梅田3丁目3番20号
設立:1967年4月1日
資本金:9,000万円 (関西電力100%出資)
事業内容:関西電力の経営・業務改革を支える
    ・新技術調査・研究・活用
    ・システム化構想・提案
    ・システム要件定義、開発・運用
従業員数:667名(2021年4月1日現在)
URL:https://kanden-sys.jp/

【インフォマート】
会社名:株式会社インフォマート(東証一部:2492)
代表者:代表取締役社長 長尾 收
本社所在地:東京都港区海岸1-2-3 汐留芝離宮ビルディング13階
設立:1998年2月13日
資本金:32億1,251万円
事業内容:BtoB(企業間電子商取引)プラットフォームの運営
従業員数:610名(2021年9月末現在)
URL:https://www.infomart.co.jp/
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