【調査結果】自治体の95.5％が文書・ファイル管理に課題。「サーバ容量の逼迫」67.7％、「目的のファイルが見つからない」65.4％ ― 94.0％が業務への影響を実感

一般社団法人自治体DX推進協議会

2026年7月31日 08時00分

一般社団法人自治体DX推進協議会（以下、本協議会）は、全国の自治体を対象に実施した「令和8年度自治体における文書・データ管理および生成AI活用に関する実態調査」の結果を取りまとめましたので、お知らせいたします。シリーズ第2弾となる本リリースでは、「文書・ファイル管理の実態」に焦点を当てた調査結果をご紹介します。

本調査は、自治体DXガイド増刊号『ファイル管理のリアル』の発刊にあわせ、2026年6月～7月に実施したもので、41都道府県・133自治体より回答をいただきました。

※本調査結果の概要は、2026年8月5日（水） 10:00〜11:00 の報告会にて発表致します。

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2026年8月5日（水） 10:00〜11:00　オンライン（Zoom）

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■調査概要

・調査期間：2026年6月～7月

・調査方法：全国の自治体を対象としたWebアンケート形式

・調査対象：全国の自治体（文書管理・情報システムご担当部署）

・回答数：41都道府県・133自治体

■95.5％の自治体が文書・ファイル管理に課題。上位は「容量」「探せない」「ルールがない」

現在の文書・ファイル管理の課題（複数回答）を尋ねたところ、「特に課題は感じていない」はわずか4.5％にとどまり、95.5％が何らかの課題を抱えていました。上位は以下のとおりです。

・サーバ容量の逼迫：67.7％

・目的のファイルが見つからない／探すのに時間がかかる：65.4％

・命名規則・フォルダ構成のルールがない：63.9％

・個人名フォルダ・出所不明ファイルの乱立：59.4％

・「最新」「最終版」など重複・版違いファイルの氾濫：53.4％

容量・検索性・ルールの三重苦が、全国共通の課題として浮き彫りになりました。

■全庁的な管理ルールが「運用されている」のは27.1％のみ

文書・ファイル管理の現状では、「全庁的な管理ルールがあり、運用されている」は27.1％にとどまり、「ルールはあるが徹底されていない」36.8％、「部署ごとの運用に任されている」25.6％、「特にルールはない」9.0％と、7割超の自治体で全庁的な運用が徹底されていないことが分かりました。

■「探せない・引き継げない」問題、94.0％が業務への影響を実感

「ファイルが見つからない」「異動時に引き継げない」といった問題の業務への影響については、「大きな影響が出ており対策が急務」6.8％、「一定の影響が出ており対策を検討」37.6％、「影響はあるが現状体制で対応」49.6％と、合わせて94.0％が影響を実感。最も負担に感じる業務は「容量管理や古いデータ削除の判断」（39.8％）が最多でした。

※本リリースは、調査結果の一部を抜粋した速報です。全設問の集計結果と解説は、2026年8月5日（水）開催のオンライン報告会にて、改めてご案内いたします。

■ 開催の背景

多くの自治体で生成AIの導入が進む一方、現場からは「思ったほどの成果が出ない」という声が上がっています。その要因のひとつとして指摘されているのが、AIに読み込ませる庁内データそのものの状態です。

庁内のファイルサーバーでは、容量の逼迫、個人名フォルダの乱立、どれが最新版か分からないファイルの氾濫、機密情報と通常ファイルの混在といった課題が積み重なっています。さらに、担当者の異動によって前任者のファイルや業務の経緯が引き継がれず、知識が途絶えてしまう――こうした状況は、生成AI活用の土台を揺るがすだけでなく、行政運営の継続性そのものにも関わる課題です。

当協議会では、こうした現場の実態を可視化するため、全国の自治体を対象に「自治体における文書・データ管理および生成AI活用に関する実態調査」を実施いたしました。本報告会では、その集計結果を広く共有するとともに、庁内DXの実践知を持つ有識者の視点から、異動があっても知識が“引き継げる組織”をどう築くかを考える場として開催するものです。

■ 特別講演「人ができないなら、AIにやらせればいい」
――procureTech StorageManagerが描く、新しい庁内DXのかたち――

川口弘行氏川口弘行合同会社代表社員

博士（工学）、公認情報システム監査人（CISA）。総務省地域情報化アドバイザー。越谷市CDO、宇都宮市DX専門官を務めるほか、高知県庁、港区、経済産業省、佐賀県庁等でCIO補佐官・情報企画監を歴任。自治体の現場を知り尽くしたエンジニアリングの専門家として全国で活躍。

特別講演では、庁内ファイルサーバーの現状が生成AI活用の足かせとなっている構造を解き明かし、AIエージェントによるファイルの自動整理・インデックス化という新たなアプローチを、自治体DXの実践知とともに紹介します。

■ 開催概要

名称	「自治体における文書・データ管理および生成AI活用に関する実態調査調査報告会」
日時	2026年8月5日（水）10:00 〜 11:00（60分）
形式	オンラインウェビナー（Zoom）
参加費	無料（事前登録制）
対象	自治体職員、GDX会員
主催	一般社団法人自治体DX推進協議会
協力	川口弘行合同会社