京都済生会病院が全職員へ「LINE WORKS」を導入、院内の情報共有体制を強化

管理者機能やガイドラインを活用しセキュアに運用

ビジネス現場のコミュニケーションツール「LINE WORKS」を提供するワークスモバイルジャパン株式会社（本社：東京都渋谷区、代表取締役社長：増田 隆一、以下 ワークスモバイルジャパン）は、社会福祉法人恩賜財団京都済生会病院（所在地：京都府長岡京市、病院長：吉田 憲正、以下 京都済生会病院）が「LINE WORKS」を導入したことをお知らせいたします。

• 導入の背景

京都済生会病院では、各部署への案内は紙で行われ、多量のコピーと配布する手間やコストが発生していました。また、セキュリティのかかったUSBを使ったデータの受け渡しや、院長から各部門責任者への情報伝達は電話か対面で実施するなど、スムーズな共有が難しい状況でした。新築移転を機に院内のDXを推進する上で、厚生労働省による「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」をはじめ、医療機関がデータ活用をするときに望まれる「3省2ガイドライン」に沿い、セキュアに利用できる環境の整備を検討。チャットに加えてグループウェアとしての機能を持つ「LINE WORKS」の全職員への導入を決定しました。

 

• 導入の効果

トークによる院内での瞬時の情報共有、意思決定のスピーディ化

グループトークやフォルダ、掲示板など「LINE WORKS」の活用によって、院内の情報共有体制が整った結果、600人近い職員への情報周知も即座に行え、既読機能により誰に見てもらえたかもわかるため、伝達にかかる時間を短縮できるようになりました。新型コロナ感染症の拡大期には、現場から院長や事務部長などの幹部に判断を仰ぐ必要があるケースが多くありましたが、「LINE WORKS」によってスピーディに意思決定が行われ、迅速な対応ができました。

8割の職員が「LINE WORKSから情報を得ている」とアンケート回答

2022年の全職員での運用開始後に行った院内の情報共有に関する職員向けアンケートでは、およそ8割の職員が「LINE WORKSから情報を得ている」と回答。情報共有の速度や内容が充実し、紙媒体では共有が難しい写真や動画なども即座に共有できるため、職員間の連絡ツールとして、今ではなくてはならないツールになっています。

ペーパーレス化による紙の使用量の削減

10名程が参加する事務課長会議では、会議の告知から資料の配付、会議中の資料の共有まですべて「LINE WORKS」で行っており、ペーパーレス化を実現しています。また、事務だけでなく、薬剤部や診療放射線技師、臨床検査技師、福祉相談、栄養科など専門職会議やプロジェクト会議などでも、有効に活用されています。

左：通達等の文書も動画ファイルも、職員が随時閲覧できるよう掲示板にアップすることで効果的に周知している。
右：会議の資料や議事録はグループのフォルダで管理。紙資料の出力がなくなりペーパーレスが進んでいる。

 

• 導入における工夫

インターネットの分離と運用ガイドライン

新病院のWi-Fiは、職員用と患者用の2系統があり、「LINE WORKS」は職員用の系統につなぎ、院内で患者が利用するインターネットと完全に切り離されセキュアな環境を構築しています。

セキュリティポリシーの運用徹底

全職員での「LINE WORKS」運用にあたり、運用ルールを策定。病院全体の情報セキュリティポリシーとして位置づけている「患者さんの個人情報をやり取りしない」のほか、「利用は業務時間内に限り、緊急時以外は翌営業日にする」等のルールを明記した運用ガイドラインを作成し展開しました。

管理者側での運用管理
管理者側では「LINE WORKS」のログ監視のほか、管理者機能で、個人のデバイスへのファイルのダウンロード制限やトークでやり取りしたデータは1年で削除される等の設定をしています。また、BYOD（スマートフォン等の個人端末を業務利用すること）で「LINE WORKS」を利用する職員に対し個人の端末へのMDM（遠隔デバイス管理ツール）のインストールも必須としています。

• 今後について

災害拠点病院である京都済生会病院では、災害時の事業継続計画（BCP）作成が義務付けられており、BCP対策が極めて重要です。地震対策をはじめ、近年増加傾向にある水害対策など、今後の災害発生時や緊急時における全職員の安否確認について「LINE WORKS」の活用を検討しています。また、地域の医療機関との連携強化や、済生会にある全国82病院との情報共有や組織横断的活動、研究活動において活用することができれば、さらなる業務の効率化に繋がると考えています。

ワークスモバイルジャパン株式会社WEBサイトにおいて、京都済生会病院へのインタビューを掲載しております。

URL： https://line.worksmobile.com/jp/cases/kyoto-saiseikai/ ‎

「LINE WORKS」とは

チャットやスタンプはもちろん、掲示板、カレンダー、アドレス帳、アンケートなど、現場で活用できる充実したグループウェア機能を揃えたビジネスチャットです。コミュニケーションアプリ「LINE」のような使いやすさを保ちながら独自に開発・提供を行っており、ユーザーの教育も最小限に導入したその日から誰でもすぐに使えます。PCやタブレットのほか、スマートフォンだけでもほとんどの機能が使えるため、オフィスワークだけでなく、拠点や店舗などPCを使う時間の少ない「現場」での活用が進んでいます。無料版、有料版（スタンダード・アドバンスト）があり、無料でもほとんどの基本機能を使うことができ、顧客や取引先など社外とのやりとりにも活用していただけます。

富士キメラ総研「ソフトウェアビジネス新市場2018〜2023年版」では、2017年度~2022年度まで6年連続で有料ビジネスチャット国内シェアNo.1を獲得しました。

■会社概要

社名：ワークスモバイルジャパン株式会社

本社：東京都渋谷区神宮前1-5-8 神宮前タワービルディング11F​

設立：2015年6月

代表者：代表取締役社長 増田 隆一

資本金：55億2,000万円

URL：https://line.worksmobile.com/jp/

※記載の会社名、製品名は、それぞれの会社の商標または登録商標です。

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