【LegalOn Technologies調査レポート】締結済みの契約書を「契約書管理に特化したシステムで保管」が約3年で8％から14％と1.75倍に増加。

一方、「紙でキャビネット管理」が61％と、まだ紙での管理が主流。

株式会社LegalOn Technologies

2024年8月20日 09時00分

AI法務プラットフォーム「LegalOn Cloud」を提供する株式会社LegalOn Technologies（本社：東京都渋谷区代表取締役執行役員・CEO：角田望）は、契約業務を行う会社員または会社役員500名に「契約業務に関する調査」を実施しました。

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「202407_契約業務に関する調査」（2024年7月実施）

■調査結果サマリ

契約書の管理方法、14％が「契約書に特化したシステムで保管」と回答。2021年3月に比べて1.75倍に増加。一方、61％が「紙でキャビネット管理」と回答し、紙での管理が主流。
約4人に1人（23％）が、「締結済みの契約書を紛失した経験がある」と回答。「締結済みの契約書の内容に違反した経験」は11％の方が経験ありと回答。
新しい取引の開始を検討するときや契約書レビューの際に、「過去の契約書を参考にしたい」と思う担当者は8割以上。一方で、半数以上（‍52％）が「参考にしたい契約書を見つけられなかった経験がある」と回答。

■調査結果詳細

契約書の管理方法、14％が「契約書に特化したシステムで保管」と回答。2022年1月に比べて2倍以上に増加。一方、61％が「紙でキャビネット管理」と回答し、紙での管理が主流。

締結済み契約書の主な管理方法について、「紙でキャビネット管理」（61％）、「汎用的な文書管理システムで管理」（25％）、「契約書管理に特化したシステムで管理」（14％）でした。「契約書管理に特化したシステムで管理」については、2022年1月は8％に比べ6ポイント増加。徐々に契約書管理に特化したシステムでの管理が広がっていることが分かります。

約4人に1人（23％）が、「締結済みの契約書を紛失した経験がある」と回答。締結済みの契約書の内容に違反した経験は11％の方が「経験がある」と回答。

約4人に1人（23％）が締結済みの契約書を「紛失してしまった経験がある」と回答。また「締結済みの契約書の内容に違反した経験」は11％の方が経験があると回答しました。

新しい取引の開始を検討するときや契約書レビューの際に、「過去の契約書を参考にしたい」と思う担当者は8割以上。一方で、半数以上（‍52％）が「参考にしたい契約書を見つけられなかった経験がある」と回答。

8割以上の契約業務担当者が、新しい取引の開始を検討するときや契約書レビューの際に、「過去の契約書を参考にしたい」と回答しました。一方で、半数以上（‍52％）が「参考にしたい契約書を見つけられなかった経験がある」と回答しました。また締結済み契約書を確認するタイミングで、「締結経緯や修正履歴」（47％）や「注文書」（43%）、「交渉経緯」（41％）など関連書類も併せて確認したいというニーズが明らかになりました。

■株式会社LegalOn Technologies　法務/弁護士　柄澤　愛子のコメント

取引に関連する契約書は法人税法上、7年の保存義務があります。また、契約書は取引を進めていく上でのいわばルールが記載されているものであり（このルールに違反すると、契約解除、損害賠償請求などの大きなリスクがあります）締結後も内容を確認する必要がある場面が出てくるものです。

そこで契約書は、作成、レビュー、締結だけではなくてその後の「管理」も非常に重要な要素となってきます。企業が成長していくと、当たり前ではありますが、取引は増えていきます。取引が増えれば契約、そして契約書も増えていきます。企業が管理すべき契約書の数はどんどん増えていき、管理も煩雑となります。比較的早い段階で、契約書をどのように管理するのか、つまり、どういった手段で契約書を保管するか、締結済みの契約書を探して確認しやすい体制をどのように構築するか、を考えておくのが望ましいです。

まだまだ紙で契約書を保管するケースも多いようですが、電子契約がこれからますます普及すること、締結済みの契約書を検索しやすいこと、場所を取らないこと、等から基本的にはシステムで保管することがおすすめです。文書保管、検索といった分野はテクノロジーの得意分野ですので、ここをテクノロジーを活用することで効率化し、法務人材がより高度な法務業務に注力するということが実現できればと考えています。

■調査概要

【調査回答者】契約業務を行うことがある会社員、会社役員500名

【調査方法】インターネット調査

【調査機関】2024年7月24日～7月29日

【調査実施】株式会社クロス・マーケティング

【企画】株式会社LegalOn Technologies

■「LegalOn Cloud」の契約書管理（コントラクトマネジメント）支援

LegalOn Technologiesが提供する「LegalOn Cloud」の「コントラクトマネジメント」サービスは、締結済みの契約書をアップロードするだけで、契約書情報を自動で抽出し、検索可能なデータベースに組み上げます。請求書や仕様書など、さまざまな文書を追加費用なく格納し、締結済み契約書に紐づけることが可能です。また「LegalOn Cloud」各サービスとの併用で、契約の背景、締結に至るまでの検討や交渉過程、参考情報などを管理し、蓄積された情報を手間なく探すことができます。契約管理業務の効率化だけでなく、企業のナレッジマネジメント体制の強化をサポートします。

■AI法務プラットフォーム「LegalOn Cloud」について

URL：https://www.legalon-cloud.com/

LegalOn Cloudは、これまでのリーガルテックとは異なる、企業法務のためのまったく新しいAIテクノロジープラットフォームです。LegalOn Cloudのお客様は、マターマネジメント体制、コントラクトマネジメント体制、契約審査体制、Contract Lifecycle Management（CLM）体制、法令調査体制、法律事務所作成の法律文書の書式の利用体制、等の様々な体制を、お客様の需要に応じて同一プラットフォーム上で自在に構築することが可能です。同時に、LegalOn Cloud上で業務を行うことで、自然とナレッジが蓄積され、AIが自動で整理。欲しい情報を欲しい時にAIがレコメンドする、これまでにない次世代のナレッジマネジメントを実現します。LegalOn Cloudはまったく新しい法務業務の執務環境を提供します。

■LegalOn Technologiesについて（ URL：https://legalontech.jp/ ）

株式会社LegalOn Technologiesは、「法とテクノロジーの力で、安心して前進できる社会を創る。」をパーパスに掲げ、2017年に森・濱田松本法律事務所出身の弁護士2名によって創業されました。法務知見と生成AIなどの最新のテクノロジーを組み合わせた企業法務の質の向上と効率化を実現するソフトウェアを開発・提供するグローバルカンパニーです。法務業務を全方位でカバーするAI法務プラットフォーム「LegalOn Cloud」を展開しています。また米国にも拠点を置きグローバル向けのAI契約書レビュープロダクト「LegalOn」を提供しています。日本初のAI契約書レビューサービス「LegalForce」、AI契約書管理システム「LegalForceキャビネ」など、グローバルでの導入社数は5,500社を突破しています。（2024年6月現在）