無人受付システム「Smart at reception」がkintoneと連携
〜kintoneで受付業務の一元管理と受付記録の分析・活用が可能に〜
kintoneを利用している企業で、紙や専用ツールを使って受付業務・記録管理をしている場合、本システムの連携オプションを利用することで、kintoneで受付業務を行えることに加え、受付記録を一元管理することが可能となります。紙や専用ツールからの転記が不要となり、またkintone内に蓄積された受付記録とkintoneの別アプリと連携したデータ分析も可能になります。
■背景
M-SOLUTIONSは現在25種類のkintoneプラグイン・連携サービスを提供しており、kintoneを提供するサイボウズ株式会社のオフィシャルパートナーです。kintoneのユーザーは増え続け、現在30,000社を超えています。また、新型コロナウィルスの5類感染症移行に伴い、オフィスへの来訪者も増え、受付管理を行う機会も増えてきました。来訪者が増えた現在、受付管理を本システムだけで行うよりも、一元管理することで業務効率化、受付記録を有効活用できると考え、多くの企業が導入しているkintoneと連携することに至りました。今回の連携オプション追加により、受付記録の一元管理だけでなく、受付システムだけでは柔軟に対応できなかったことをkintoneのカスタマイズ性や機能を活かして、ユーザーが簡単に各社の事情に合わせたオリジナルの受付管理・活用をすることが可能となります。
■Smart at receptionがkintoneと連携してできること
①kintoneから来訪者の招待ができる
本システムでは来訪者を事前に登録し、QRコード付きの招待状を送信する機能があります。これらの操作が本システムにログインすることなく、普段業務で使用しているkintoneから来訪者登録、QRコード発行・送信ができるようになります。
②kintoneで受付処理ができる
本システムを無人受付でご利用の場合、発行したQRコードを読み取ることで受付を行いますが、有人受付の場合では受付補助ツールとしてご利用いただけます。その際、受付担当者がkintoneの受付予約アプリで来訪予定者の一覧を確認し、受付ボタンを1クリックするだけで受付処理が行えるようになります。
③kintoneに受付記録を自動保存
本システムを使い、入館(受付)・退館手続きをした記録は全てkintoneへ自動連携し、受付履歴アプリに保存されます。kintoneで当日や過去の受付履歴をすぐに確認したり、受付履歴の分析をしたりすることも可能になります。
■Smart at receptionとkintone連携による業務活用例
①受付記録の管理について（オフィス受付の場合）
受付記録を管理している企業の多くは、システム化されておらず受付用紙などの紙で管理しています。その場合、受付用紙のファイリングや管理、監査等の提出時に記録を探すのが困難であり、またデータにしたい場合は転記する必要があります。本システムの連携オプションなら、受付記録がkintoneの受付履歴アプリに自動で保存・蓄積されるので、受付用紙の管理も必要なく、転記の必要もありません。
②業務フローについて（工場受付の場合）
守衛や警備員が受付業務を兼務している場合、来訪者の管理は受付用紙やExcel等の他のツールが使用されていることが多く、守衛や警備員は受付用紙と照らし合わせて、本人確認を行います。本システムの連携オプションを利用すると、kintoneの画面で来訪者情報の確認をし、受付処理をボタン１つで簡単に行うことが可能です。その際に既存の項目に加え、工場ごとに違う入館証管理や車両番号といった独自の項目も記録することができます。
③分析について（来店型店舗やショールームの場合）
来店型店舗やショールームでは、お客様の見学予約から来訪、そしてフォローの流れで営業活動が始まります。予約アプリ・受付履歴アプリから、お客様毎に管理しているアプリに連携することで、顧客毎の予約状況や、案件化までの期間などを分析し、営業活動に活かすことができます。
■Smart at receptionについて
国内最大級のIT製品・SaaSレビューサイトITreviewにおいて、最高位の「Leader」を受賞するなど、ユーザー評価でも4.0以上の高い評価を得ている受付システムです。クラウドPBXなどの様々な電話サービスに対応しており、チャットツールとの連携も豊富です。受付時には来訪があった担当者へ向けたテキスト通知(チャットツールやメールでの通知)に加えて、音声のみの通話やビデオ通話も可能です。利用企業の状況に合わせた柔軟な連絡・通知方法が設定できます。今回、kintone連携オプションが追加されました。今後も様々なサービスとの連携を予定しています。
■Smart at receptionの価格（税別）
kintone連携オプションをご利用いただくには本システムのご契約が必要となります。
プラン名 | 月額費用 | 初期費用 | 会社規模 | iPad数 |
Basic | ¥20,000 | ¥0〜 | 中小企業向け （5〜299名） | 1台 |
Premium | ¥30,000 | ¥0〜 | 中小企業向け （300〜999名） | 〜2台 |
Enterprise | ¥50,000 | ¥0〜 | 大企業向け （1000名以上） | 〜5台 |
HD Group | ¥100,000〜 | ¥0〜 | グループ企業向け （5社以上） | 〜5台 |
※オプションによって初期費用等が必要となる場合があります。詳しくはwebサイトをご覧ください。
■サービスについてのお問い合わせ
M-SOLUTIONS株式会社 営業部（岸田、高橋）
TEL: 03-6892-3166 / Email: msol_sales@m-sol.co.jp
■M-SOLUTIONS株式会社について
「情報革命で人々を幸せに 新たな価値を創造する」の経営理念の元、ソフトウェア開発・SI事業・プロダクト事業を展開。SI事業ではサイボウズ株式会社の提供する「kintone」のカスタマイズ・構築や、地方自治体のDX支援を実施。プロダクト事業としては受付サービス「Smart at reception」やkintoneプラグインを提供。
コーポレイトサイト：https://m-sol.co.jp/
サービスサイト：https://smartat.jp/
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