【『自治体DX』業務効率化を叶える一手とは？】地方公共団体の物品調達担当者、約6割が「帳票の取得や管理」に苦労　「業者への見積依頼」や「業者選定」に手間を実感

〜物品調達の業務効率化に向け、帳票出力機能に期待が集まる〜

プラス株式会社

2023年12月19日 11時00分

　地方公共団体向けのデリバリーサービス「スマートガバメント」事業を展開するプラス株式会社（本社：東京都港区、代表取締役社長：今泉忠久）は、地方公共団体に勤務する、物品（役務）調達担当者301名を対象に、地方公共団体における物品調達の実態調査を実施しましたので、お知らせいたします。

調査サマリー

調査概要

調査概要：地方公共団体における物品調達の実態調査

調査方法：IDEATECHが提供するリサーチPR「リサピー®︎」の企画によるインターネット調査

調査期間：2023年11月27日〜同年11月29日

有効回答：地方公共団体に勤務する、物品（役務）調達担当者301名

※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。

物品調達担当者の約6割が、「帳票の取得や管理が負担」と回答

　「Q1.あなたは、物品調達の業務に関連する「帳票」の取得や管理に負担を感じることがありますか。」（n=301）と質問したところ、「とてもある」が17.6%、「ややある」が38.5%という回答となりました。

Q1.あなたは、物品調達の業務に関連する「帳票」の取得や管理に負担を感じることがありますか。

・とてもある：17.6%

・ややある：38.5%

・あまりない：27.6%

・全くない：6.0%

・わからない/答えられない：10.3%

帳票の取得・管理に負担を感じる理由、約3割が「デジタル化が進まず効率的な作業が難しい」「依頼から届くまでに時間がかかる」

　Q1で「とてもある」「ややある」と回答した方に、「Q2.物品調達の業務に関連する「帳票」の取得や管理に負担を感じる理由を教えてください。（複数回答）」（n=169）と質問したところ、「業者の選定に手間がかかる」が46.7%、「業者への取り寄せ依頼に手間がかかる」が43.2%、「帳票の管理に時間もしくは場所を割かなければならない」が33.7%に次いで、「デジタル化が進まず効率的な作業が難しい」が30.8%、「依頼から届くまでに時間がかかる」が29.0%という回答となりました。

Q2.物品調達の業務に関連する「帳票」の取得や管理に負担を感じる理由を教えてください。（複数回答）

・業者の選定に手間がかかる：46.7%

・業者への取り寄せ依頼に手間がかかる：43.2%

・帳票の管理に時間もしくは場所を割かなければならない：33.7%

・デジタル化が進まず効率的な作業が難しい：30.8%

・依頼から届くまでに時間がかかる：29.0%

・見積書、納品書、請求書の紐付けに手間がかかる：29.0%

・業者によってフォーマットが異なる：24.9%

・紛失してしまう可能性がある：14.8%

・特定のデータを探す際に手間がかかる：9.5%

・その他：0.0%

・わからない/答えられない：2.4%

「電子データの保存管理が大変」や「帳票が統一されておらず、自動化が困難」などの理由も

　Q2で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q3.Q2で回答した以外に、物品調達の業務において、帳票の取得や管理に負担を感じる理由があれば、自由に教えてください。（自由回答）」（n=165）と質問したところ、「電子データの保存管理が大変」や「帳票が統一されておらず、自動化が困難である」など100の回答を得ることができました。

＜自由回答・一部抜粋＞

・依頼から見積取得、購入まで、何度も決裁が必要。

・一括管理したい。

・手作業による入力ミス。

・電子データの保存管理が大変。

・紙と電子の両方に書くのが手間。

・帳票が統一されておらず、自動化が困難である。

・時間がかかる。

・インボイスも始まり、保存年限が長いので、管理が難しい。

帳票の取得・管理で特に手間を感じる業務、第1位「業者への見積依頼」、第2位「業者の選定」

　Q1で「とてもある」「ややある」と回答した方に、「Q4.帳票の取得や管理において、特に手間を感じる業務はどのようなことですか。（上位3つまで）」（n=169）と質問したところ、「業者への見積依頼」が56.2%、「業者の選定」が36.7%、「納品書や請求書の取り寄せ」が34.9%という回答となりました。

Q4.帳票の取得や管理において、特に手間を感じる業務はどのようなことですか。（上位3つまで）

・業者への見積依頼：56.2%

・業者の選定：36.7%

・納品書や請求書の取り寄せ：34.9%

・記載内容の確認：32.0%

・社内での確認や承認のための回覧：27.8%

・見積書、納品書、請求書の紐付け：24.9%

・ファイリングや保管場所の確保：18.3%

・特定のデータを検索する：5.9%

・紛失の際の再取り寄せ：4.7%

・その他：0.0%

・わからない/答えられない：2.4%

取得・管理に苦労している帳票、「見積書」が69.8%で最多

　Q1で「とてもある」「ややある」と回答した方に、「Q5.取得や管理に苦労している帳票の種類を具体的に教えてください。（複数回答）」（n=169）と質問したところ、「見積書」が69.8%、「請求書」が50.3%、「納品書」が33.1%という回答となりました。

Q5.取得や管理に苦労している帳票の種類を具体的に教えてください。（複数回答）

・見積書：69.8%

・請求書：50.3%

・納品書：33.1%

・領収書：21.3%

・発注書：18.9%

・発注請書：13.6%

・レシート：5.9%

・入出庫伝票：4.7%

・返品伝票：1.2%

・その他：1.2%

　ー請書

・特にない：2.4%

・わからない/答えられない：3.0%

53.1%が、業務効率化に繋がる機能を備えた「地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービス」を活用したいと回答

　「Q6.あなたは、物品の調達において、自治体の業務効率化に繋がる機能を備えた「地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービス」を活用したいと思いますか。」（n=301）と質問したところ、「非常にそう思う」が14.6%、「ややそう思う」が38.5%という回答となりました。

Q6.あなたは、物品の調達において、自治体の業務効率化に繋がる機能を備えた「地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービス」を活用したいと思いますか。

・非常にそう思う：14.6%

・ややそう思う：38.5%

・あまりそう思わない：18.9%

・全くそう思わない：7.6%

・わからない/答えられない：20.3%

「地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービス」に望む機能、約6割が「登録業者への発注が手間なくできる」「見積書・納品書・請求書などの帳票をWebから出力し保存できる」

　Q6で「非常にそう思う」「ややそう思う」と回答した方に、「Q7.あなたは、自治体の物品調達業務の負担を軽減させることのできる「地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービス」にどのような機能を望みますか。（複数回答）」（n=160）と質問したところ、「登録業者への発注が手間なくできる」が58.1%、「見積書・納品書・請求書などの帳票をWebから出力し保存できる」が56.2%、「地方公共団体で使用頻度の高いオフィス用品が厳選されている」が48.8%という回答となりました。

Q7.あなたは、自治体の物品調達業務の負担を軽減させることのできる「地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービス」にどのような機能を望みますか。（複数回答）

・登録業者への発注が手間なくできる：58.1%

・見積書・納品書・請求書などの帳票をWebから出力し保存できる：56.2%

・地方公共団体で使用頻度の高いオフィス用品が厳選されている：48.8%

・注文から納品までが早い：38.8%

・品揃えが豊富で必要な商品が揃っている：37.5%

・カスタマーセンターのサポートがある：24.4%

・Web（デジタルカタログ）/紙のカタログと用途に応じた使い分けができる：21.9%

・環境に配慮した商品を選べる：16.9%

・その他：0.0%

・わからない/答えられない：1.2%

「地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービス」を活用したいと思わない理由、約4割が「現在の調達方法に慣れているから」と回答

　Q6で「あまりそう思わない」「全くそう思わない」と回答した方に、「Q8.物品の調達において、自治体の業務効率化に繋がる機能を備えた「地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービス」を活用したいと思わない理由を教えてください。（複数回答）」（n=80）と質問したところ、「現在の調達方法に慣れているから」が38.8%、「現在の方法から変更する必要性を感じないから」が30.0%、「新しいサービスを導入するまでのプロセスが多いから」が23.8%という回答となりました。

Q8.物品の調達において、自治体の業務効率化に繋がる機能を備えた「地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービス

・現在の調達方法に慣れているから：38.8%

・現在の方法から変更する必要性を感じないから：30.0%

・新しいサービスを導入するまでのプロセスが多いから：23.8%

・独自の細かいニーズに対応できるか心配だから：17.5%

・一部スタッフからの理解が得られないと思うから：8.8%

・その他：2.5%

　ー新たな費用が生ずるから

　ー地元業者が参入できるかどうか分からないから

・わからない/答えられない：8.8%

地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービスで「帳票出力機能」が利用できる場合、81.1%が「複数の登録業者への見積依頼がWebから同時にできる機能」を要望

　Q7で「見積書・納品書・請求書などの帳票をWebから出力し保存できる」と回答した方に、「Q9.地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービスにおいて、「帳票出力機能」が利用できる場合、具体的にどのような機能があれば、使いやすいと感じますか。（複数回答）」（n=90）と質問したところ、「複数の登録業者への見積依頼がWebから同時にできる」が81.1%、「見積書が好きなタイミングでダウンロードできる」が61.1%、「登録業者への見積依頼（価格交渉など）がWebで簡単にできる」が55.6%という回答となりました。

Q9.地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービスにおいて、「帳票出力機能」が利用できる場合、具体的にどのような機能があれば、使いやすいと感じますか。（複数回答）

・複数の登録業者への見積依頼がWebから同時にできる：81.1%

・見積書が好きなタイミングでダウンロードできる：61.1%

・登録業者への見積依頼（価格交渉など）がWebで簡単にできる：55.6%

・請求書が好きなタイミングでダウンロードできる：54.4%

・納品書が好きなタイミングでダウンロードできる：42.2%

・帳票への自由入力欄があり自治体の指定内容が記載できる：35.6%

・出力される帳票に登録業者の印影（社印や実印）が表示される：27.8%

・その他：4.4%

　ー見積書等の日付を空欄で出せたら最高です

　ー当市の会計システムと接続し、会計登録まで出来たら嬉しい

・わからない/答えられない：0.0%

まとめ

　今回は、地方公共団体に勤務する、物品（役務）調達担当者301名を対象に、地方公共団体における物品調達の実態調査を実施しました。

　まず、地方公共団体の物品調達担当者の約6割が、「帳票の取得や管理」に負担を感じており、その理由について、約半数が「業者の選定に手間がかかる」と回答しました。帳票の取得・管理で特に手間を感じる業務に関しては、第1位「業者への見積依頼」（56.2%）、第2位「業者の選定」（36.7%）という結果が出ています。また、53.1%が、物品調達において、業務効率化に繋がる機能を備えた「地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービス」を活用したいと回答し、そのうち約6割が、このサービスに対して「登録業者への発注が手間なくできる機能」「見積書・納品書・請求書などの帳票をWebから出力し保存できる機能」を望んでいることが分かりました。一方で、「地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービス」を活用したいと思わない方の約4割が、その理由として「現在の調達方法に慣れているから」を挙げました。最後に、地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービスで「帳票出力機能」が利用できる場合にどんな機能を求めるか聞いたところ、81.1%が「複数の登録業者への見積依頼がWebから同時にできる機能」と回答しました。

　今回の調査では、地方公共団体の物品調達担当者が、帳票の取得・管理に苦労している実態が明らかになりました。業務の負担軽減に繋がる「地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービス」への期待は大きいようです。年度末の繁忙期が迫る中、地方公共団体向けに特化したデリバリーサービスを利用することで、業務の効率化が実現できるのではないでしょうか。