【小売店の店舗における物品（間接資材）発注業務の苦労】約6割が「電話」「FAX」などデジタル以外のツールで発注を実施　「発注先で異なる発注書・請求書の管理」に悩みあり

〜半数以上から、発注業務の効率化により「売れる売り場づくり」に注力したいとの声〜

プラス株式会社

2023年11月14日 11時00分

　法人向けのオフィス用品通販サービス「スマートオフィス」事業を展開するプラス株式会社（本社：東京都港区、代表取締役社長：今泉忠久）は、小売店の店舗で物品の発注業務を行っている担当者306名を対象に、小売店店舗の物品発注に関する実態調査を実施しましたので、お知らせいたします。

調査サマリー

調査概要

調査概要：小売店店舗の物品発注に関する実態調査

調査方法：IDEATECHが提供するリサーチPR「リサピー®︎」の企画によるインターネット調査

調査期間：2023年10月10日〜同年10月16日

有効回答：小売店の店舗で物品の発注業務を行っている担当者306名

※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。

物品（間接資材）発注のツール第1位は「PC（デジタル）」という結果、一方で約6割が「デジタル以外」と回答

　「Q1.お勤め先の、物品（間接資材）発注は、どのようなツールを用いて行っていますか。（複数回答）」（n=306）と質問したところ、「PC（デジタル）」が47.1%、「専用の発注機器（デジタル）」が26.5%、「FAX（デジタル以外）」が25.8%という回答となりました。

Q1.お勤め先の、物品（間接資材）発注は、どのようなツールを用いて行っていますか。（複数回答）

・PC（デジタル）：47.1%

・専用の発注機器（デジタル）：26.5%

・FAX（デジタル以外）：25.8%

・電話（デジタル以外）：20.3%

・タブレット（デジタル）：18.6%

・スマートフォン（デジタル）：9.8%

・担当者へ口頭（メモ用紙や付箋などのフォーマット化されていない紙を含む）（デジタル以外）：8.8%

・郵送（デジタル以外）：3.6%

・その他：0.7%

・わからない/答えられない：13.7%

「デジタル以外」のツールで発注を行う約半数が「デジタル以外のツールを利用した物品（間接資材）発注に悩みあり」

　Q1で「電話」「FAX」「担当者へ口頭」「郵送」と回答した方に、「Q2.電話やFAXなど「デジタル以外」のツールを利用した物品（間接資材）発注において、悩みを感じたことがありますか。」（n=99）と質問したところ、「とてもある」が19.2%、「ややある」が30.3%という回答となりました。

Q2.電話やFAXなど「デジタル以外」のツールを利用した物品（間接資材）発注において、悩みを感じたことがありますか。

・とてもある：19.2%

・ややある：30.3%

・あまりない：42.4%

・全くない：7.1%

・わからない/答えられない：1.0%

「デジタル以外」のツールを活用した物品（間接資材）発注の悩み、第1位は「発注先ごとに異なる書類の管理に時間がかかる」「発注の際にミスが起こりがち」

　Q2で「とてもある」「ややある」と回答した方に、「Q3.電話やFAXなど「デジタル以外」のツールを利用した物品（間接資材）発注において感じたことのある悩みを教えてください。（複数回答）」（n=49）と質問したところ、「発注先ごとで異なる発注書や請求書の管理に時間がかかる」が46.9%、「発注の際にミスが起こりがち」が46.9%、「発注先の受付時間に合わせる必要がある」が44.9%という回答となりました。

Q3.電話やFAXなど「デジタル以外」のツールを利用した物品（間接資材）発注において感じたことのある悩みを教えてください。（複数回答）

・発注先ごとで異なる発注書や請求書の管理に時間がかかる：46.9%

・発注の際にミスが起こりがち：46.9%

・発注先の受付時間に合わせる必要がある：44.9%

・欲しい商品を選ぶ/探すのに時間がかかる：38.8%

・在庫確認などがリアルタイムに行えない：38.8%

・履歴などの管理が難しい：32.7%

・上長の承認までに時間がかかる：14.3%

・その他：4.1%

・わからない/答えられない：0.0%

その他の悩み、「時間がかかって手間」「在庫や値段がすぐにわからない」など

　Q3で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q4.Q3で回答した以外に、電話やFAXなど「デジタル以外」のツールを利用した物品（間接資材）発注において感じたことのある悩みがあれば、自由に教えてください。（自由回答）」（n=49）と質問したところ、「時間がかかって手間である、何かの合間にやりたいのでやりづらい」や「在庫や値段がすぐにわからない」など32の回答を得ることができました。

＜自由回答・一部抜粋＞

・35歳：時間がかかって手間である、何かの合間にやりたいのでやりづらい

・42歳：履歴が後々消えてしまう

・46歳：納期が早くない少量では発注できない

・37歳：ちゃんと発注できているか相手からなかなか返事がないので時間がかかる

・49歳：担当の人以外だと、在庫や値段がすぐにわからない

・46歳：商品を探すのに時間がかかる

・37歳：きちんと頼めているか不安

「デジタル」な方法での物品（間接資材）発注の悩み、「発注先が複数に分かれていて時間がかかる」が21.5%で最多

　Q1で「PC」「スマートフォン」「タブレット」「専用の発注機器」と回答した方に、「Q5.「デジタル」な方法での物品（間接資材）発注において、感じたことのある悩みがあれば、教えてください。（複数回答）」（n=242）と質問したところ、「発注先が複数に分かれていて時間がかかる」が21.5%、「専用の発注機器やアプリがないと発注ができない」が17.4%、「システムが複雑で分かりにくい」が12.8%という回答となりました。

Q5.「デジタル」な方法での物品（間接資材）発注において、感じたことのある悩みがあれば、教えてください。（複数回答）

・発注先が複数に分かれていて時間がかかる：21.5%

・専用の発注機器やアプリがないと発注ができない：17.4%

・システムが複雑で分かりにくい：12.8%

・履歴などを探すのに時間がかかる：12.8%

・発注先の問い合わせ方法が分かりにくい：11.2%

・上長の承認までに時間がかかる：10.3%

・属人性が強く担当者でないと行えない：6.6%

・その他：0.4%

・特にない：37.6%

・わからない/答えられない：5.8%

発注業務の効率化によって注力したい他の業務、半数以上が「売れる売り場づくり」と回答

　「Q6.あなたは、物品（間接資材）発注業務が今よりもっと効率化された場合、どのような業務に注力したいですか。（複数回答）」（n=306）と質問したところ、「売れる売り場づくり」が51.3%、「質の高い顧客対応」が28.4%、「従業員への教育」が23.2%という回答となりました。

Q6.あなたは、物品（間接資材）発注業務が今よりもっと効率化された場合、どのような業務に注力したいですか。（複数回答）

・売れる売り場づくり：51.3%

・質の高い顧客対応：28.4%

・従業員への教育：23.2%

・店内の修繕や清掃：21.6%

・社内マニュアルの作成：10.8%

・他店舗の視察：7.5%

・その他：0.0%

・特にない：14.1%

・わからない/答えられない：12.1%

その他の注力したい業務、「労働時間短縮」や「業務効率化の検討」など

　Q6で「わからない/答えられない」以外を回答した方に「Q7.Q6で回答した以外に、物品（間接資材）発注業務が効率化された場合に注力したい業務があれば、自由に教えてください。（自由回答）」（n=269）と質問したところ、「常に人手が足りないので、普段出来ない作業をやりたい」など144の回答を得ることができました。

＜自由回答・一部抜粋＞

・44歳：労働時間短縮

・41歳：仕事の効率化を検討する時間にあてたい。今までのやり方がこうだったから。。と古いやり方がありなかなか改善されない

・35歳：お客様と接する時間が増やせるので販売に繋げられる

・49歳：新商品、テレビ紹介商品のコーナー展開など売れる売場作りに注力したい

・31歳：社員教育や業務簡素化による、時間経費削減

・36歳：常に人手が足りないので、普段出来ない作業をやりたい

・36歳：店舗内の環境整備。売場作成。清掃。接客対応や発注、品出し等が忙しいとどうしても後回しにしがち。効率化して出来た時間を上記の作業に充てたい。

約6割が、物品（間接資材）発注業務をより効率化する「オフィス用品通販サービスを活用したい」と回答

　「Q8.あなたは、商品選定や都度検索の手間が省け、物品（間接資材）発注業務をよりスマートに行うことが可能な、オフィス用品通販サービスを活用してみたいと思いますか。」（n=306）と質問したところ、「非常にそう思う」が21.3%、「ややそう思う」が35.6%という回答となりました。

Q8.あなたは、商品選定や都度検索の手間が省け、物品（間接資材）発注業務をよりスマートに行うことが可能な、オフィス用品通販サービスを活用してみたいと思いますか。

・非常にそう思う：21.3%

・ややそう思う：35.6%

・あまりそう思わない：16.0%

・全くそう思わない：5.2%

・わからない/答えられない：21.9%

オフィス用品通販サービスに求める機能、第1位「商品ラインナップが豊富で発注先を統一できる」

　Q8で「非常にそう思う」「ややそう思う」と回答した方に、「Q9.オフィス用品通販サービスを活用する上で、欲しいと思う機能や仕組みを教えてください。（複数回答）」（n=174）と質問したところ、「商品ラインナップが豊富で発注先を統一できる」が56.3%、「在庫と最短お届け日がリアルタイムで確認可能」が50.6%、「よく注文する商品や社内指定品などを登録しておける機能」が45.4%という回答となりました。

Q9.オフィス用品通販サービスを活用する上で、欲しいと思う機能や仕組みを教えてください。（複数回答）

・商品ラインナップが豊富で発注先を統一できる：56.3%

・在庫と最短お届け日がリアルタイムで確認可能：50.6%

・よく注文する商品や社内指定品などを登録しておける機能：45.4%

・予算額超過時のアラート機能がある：21.8%

・社内システムに応じた経費管理機能：21.3%

・承認依頼～承認、却下、差戻しがWeb上で実施可能：19.5%

・環境に配慮した商品を分かりやすく選定できる：11.5%

・その他：0.6%

・わからない/答えられない：2.9%

まとめ

　今回は、小売店の店舗で購買業務を行っている担当者306名を対象に、小売店店舗の物品発注に関する実態調査を実施しました。

　まず、お勤め先の物品（間接資材）発注に使っているツールについて尋ねたところ、第1位が「PC（デジタル）」とデジタルに移行しつつあることが分かる一方で、約6割が「FAX」や「電話」などの、いわゆる”デジタルツール以外”を利用していることが明らかになりました。また、「デジタル以外」のツールを活用している人の約半数は悩みを感じており、「発注先ごとに異なる書類の管理に時間がかかる」や「発注の際にミスが起こりがち」という実態があるようです。もし物品（間接資材）発注業務を効率化できたら注力したい業務には、半数以上が「売れる売り場づくり」を挙げており、発注業務をより効率化するオフィス用品通販サービスに関して、約6割が「活用したい」と回答しました。

　今回の調査では、物品（間接資材）発注業務を未だ「デジタルツール以外」で発注している人もまだまだ多く、アナログ業務が故の業務負担やミスが発生している実態が明らかになりました。また、デジタルの有無に関わらず、物品発注や手配において、発注（手配）先が複数に分かれていることへの悩みは共通していることから、発注や手配業務負担の軽減には発注（手配）先の統一が望まれています。業務効率化が叶うオフィス用品通販サービスを導入することで、本来注力するべきコア業務に時間を割くことができ、好循環のサイクルが生まれそうです。

スマートオフィスで日々の物品（間接資材）手配・管理業務を”スマート”に！

「smartoffice(スマートオフィス)」はプラス株式会社ジョインテックスカンパニーが運営する法人向けのオフィス用品通販サービスです。

　スマートオフィスでは、事務用品・OAサプライをはじめ、飲料食品、防災用品、家電、オフィス家具、さらに、OA・PC用品を取り扱う専門サイトなども連携し幅広い商品を取り揃えております。また、Webサイトには、承認機能や予算管理機能なども搭載しています。それらを活用することで、発注業務の効率化、時短化を図り、本来業務に集中していただくことが可能です。

▼詳しくはこちら：

https://www.smartoffice.jp/info/smartoffice-first/