sento.group 2025年度FAX廃止に先駆け川崎水族館の団体予約のデジタル化を実現
政府方針に先駆け「完全オンライン予約化」で年間2,000時間・8,000枚の紙を削減 ―教育・文化施設におけるFAX廃止の先進事例として注目―
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sento.group合同会社(本社:東京都渋谷区、代表:和島祐生、以下「sento.group」)は、カワスイ 川崎水族館(所在地:神奈川県川崎市、以下「カワスイ」)の団体予約システムを全面的にデジタル化するプロジェクトを支援し、2023年10月1日よりFAXを廃止し、オンライン予約への完全移行を実現しました。このプロジェクトにより、予約対応業務の効率化と顧客体験の大幅な向上が確認されています。
この発表は、実運用開始から約1年が経過し、データ収集と分析を通じて効果が明確になったことを受けて行っております。 また、政府が2023年12月20日に開催した「デジタル行財政改革会議」※1 において、2025年度末までに教育現場でのFAX利用と押印を原則廃止する方針を示したことを踏まえ、カワスイの取り組みがこの方針に沿った先進事例として紹介されることとなりました。
政府方針に沿ったデジタル改革の推進
政府は2023年12月20日の「デジタル行財政改革会議」において、2025年度末までに教育現場でのFAX利用と押印を原則廃止する方針を示しました。※1※3
しかし、文部科学省の調査によれば、公立小中学校の95%以上が業務でFAXを使用しており、デジタル化の遅れが課題となっています。※2
sento.groupはカワスイと協働し、教育機関や文化施設の独自性や運用形態を踏まえた完全オンラインの予約システムを開発・導入しました。この取り組みは、政府方針に沿った先進事例として、他の教育・文化施設がデジタル化を進める上での参考例となることが期待されています。
デジタル化による具体的な成果
実運用開始から約1年が経過し、データ収集と分析を通じて明確な効果が確認されました。特に来館実績において顕著な成果が表れており、2022年4月〜2023年3月と2023年4月〜2024年4月の年間比較では、人数ベースで193.7%増加、団体数は188%増加を記録しています。
さらに、継続来館団体の比率も大きく向上し、2022年度から2023年度にかけては10.3%だったのに対し、2023年度から2024年度にかけては19.2%と8.9ポイントの増加が見られました。この増加傾向は、デジタル化による利便性向上が団体のリピート利用を促進した結果と分析されています。
カワスイ専用システムの主な特徴
①柔軟な入力フォーム設計
団体予約の特有業務である減免申請書の提出に対応した入力フォームを採用し、利用者の利便性を向上。
②オンラインでの予約管理機能
予約後も学校側など申込者側が編集可能なURLリンクを発行することで、登録など面倒な作業なく、来場人数の変更などが生じた際は、申込者が変更できることで、電話やFAXでのやり取りが不要に。
③集計業務の自動化
来館者データをリアルタイムで可視化し、集計業務を0に。常時明日、明後日の来場予約を館全体スタッフ全体で把握することで、スムーズな受けいれができるように。
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④MA(マーケティングオートメーション)機能
予約プロモーション、例えば「昨年予約があったのに今年まだ予約がない団体」に向けてMA(マーケティングオートメーション)を実施し来場を促す。
⑤アンケート回収の自動化
来館日翌日にアンケートフォームを送付することで、来館体験の新鮮なうちに感想や改善点などのフィードバックを回収することで、団体予約業務や水族館全体の改善に活用。
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⑥来場地域情報の可視化
来場地域の可視化を行うことで、路線場や高速道路上など来場ルートの把握と周辺の似た来場ルートを利用している施設様の例を案内など来場利便性の向上、また新たな地域での来場があった際の営業開拓先地域の把握
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導入効果と顧客の声
新システムの導入により、カワスイは以下の効果を確認しています
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予約対応時間を従来の約4分の1に短縮
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年間2000時間以上の業務時間削減
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ペーパーレス化で年間約8,000枚の紙を削減
カワスイ館長 田井村 勉氏のコメント
「従来のFAXによる予約では、PDFの印刷や記入、内容変更などが発生する場合、学校担当者の方にも、当館スタッフにも多くの業務負担がかかっていました。デジタル技術の活用により負担が大幅に軽減され、業務効率が大きく向上しました。今後もデジタル技術を活用し、来館者の体験向上に努めていきます。」
利用者の声:川崎市内の学校職員、佐々木恵理子先生
「カワスイさんの予約システムは、オンラインで予約編集ができ人数変更などにも柔軟に対応してもらえてとても楽になりました。念の為に予約の電話などをする際も、予約表を見てその後折り返しではなく、その場で回答いただけたのも大変ありがたかったです。学校業務の傍らとなりがちなので、どうしても折り返し電話に出られないことが多く日が経ってしまうことがしばしばなので、助かりました。予約業務が簡単なおかげでその他の準備に時間を充てることができ計画が格段にスムーズになりました。」
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sento.group 代表 和島祐生より 本プロジェクトに込めた思い
「カワスイさんとの取り組みで、団体予約という従来FAX中心だったニッチなプロセスを、施設独自の運用や利用者ニーズに合わせたデジタルソリューションへと変革しました。これにより、予約対応の効率化や顧客体験の向上が実現されたことはもちろん、施設のその他のデジタル化を進めるきっかけにもなっています。今後も多様な現場に応じたデータ基盤の構築とAIでのBPRを通じて、さらなるDX(デジタルトランスフォーメーション)の促進に貢献していく所存です。」
企業情報
社名:sento.group合同会社
代表者:代表取締役 和島祐生
所在地:東京都渋谷区恵比寿3-7-17 M2ビルB101
設立:2020年10月
事業内容:データベース設計開発、AI開発、Webシステム開発、コンサルティング
カワスイ 川崎水族館
株式会社MOFF
カワスイとsento.groupは、引き続きデジタル技術を活用し、顧客体験の革新と業務効率化を目指して取り組んでまいります。
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