【情報持ち出しの承認における課題とは？】約6割が、承認ワークフローの「申請項目の多さ」に課題感 51.4%から、「承認済み情報の管理と追跡」に労力がかかるとの声
〜申請から承認完了までの時間など、情報持ち出し承認の実態が明らかに〜
株式会社ボスコ・テクノロジーズ（本社：東京都港区、代表取締役：林 經正）は、情報持ち出しに関するセキュリティ対策を実施し、承認ワークフローを導入している企業にて、情報持ち出しの申請を承認する情報システム担当者111名を対象に、情報持ち出しの承認フローに関する課題調査を実施しましたので、お知らせいたします。
■調査サマリー
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01｜情報持ち出しの申請から承認まで、「1時間以内」で完了している企業は43.2%に留まる
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02｜約6割が、承認ワークフローの「申請項目の多さ」に課題感、「承認済み情報の管理と追跡」（51.4%）などに労力がかかるとの声
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03｜91.9%が、承認ワークフロー付きの情報管理システムを導入することで、「情報管理の安全性や安心感が高まる」と回答
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■調査概要
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調査名称：情報持ち出しの承認フローに関する課題調査
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調査方法：IDEATECHが提供するリサーチデータマーケティング「リサピー®︎」の企画によるインターネット調査
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調査期間：2024年12月3日〜同年12月3日
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有効回答：情報持ち出しに関するセキュリティ対策を実施し、承認ワークフローを導入している企業にて、情報持ち出しの申請を承認する情報システム担当者111名
※合計を100%とするため、一部の数値について端数の切り上げ処理を行っております。そのため、実際の計算値とは若干の差異が生じる場合がございます。
≪利用条件≫
1 情報の出典元として「株式会社ボスコ・テクノロジーズ」の名前を明記してください。
2 ウェブサイトで使用する場合は、出典元として、下記リンクを設置してください。
■情報持ち出し申請の承認ステップ、「3段階以上」が約6割を占める
「Q1.お勤め先では、情報持ち出し申請が承認されるまでに、何段階の承認ステップがありますか。」（n=111）と質問したところ、「3段階」が46.8%、「2段階」が35.1%、「4段階以上」が9.0%という回答となりました。
・1段階：6.4%
・2段階：35.1%
・3段階：46.8%
・4段階以上：9.0%
・わからない/答えられない：2.7%
■1回の情報持ち出しワークフローにおける承認者数、「3人」や「4人～5人」が上位
「Q2.1回の情報持ち出しワークフローで承認を担当する人は、あなたを含めて何人いますか。」（n=111）と質問したところ、「3人」が29.8%、「4人～5人」が27.9%、「2人」が12.6%という回答となりました。
・1人（自身のみ）：2.7%
・2人：12.6%
・3人：29.8%
・4人～5人：27.9%
・6人～7人：8.1%
・8人～9人：7.2%
・10人以上：9.9%
・わからない/答えられない：1.8%
■社員1人あたりの情報持ち出し申請数、月平均「10件以上20件未満」が31.6%で最多
「Q3.お勤め先では、申請者となる社員1人あたり、月平均で何件ほどの情報の持ち出しに関する申請が行われていますか。」（n=111）と質問したところ、「10件以上20件未満」が31.6%、「20件以上30件未満」が25.2%、「5件以上10件未満」が14.4%という回答となりました。
・5件未満：10.8%
・5件以上10件未満：14.4%
・10件以上20件未満：31.6%
・20件以上30件未満：25.2%
・30件以上40件未満：10.8%
・40件以上：2.7%
・わからない/答えられない：4.5%
■情報持ち出しの申請から承認までの時間、27.1%が「半日以内」と回答、「1時間以内」で完了している企業は43.2%に留まる
「Q4.お勤め先では、情報持ち出しの承認が申請されてから完了するまでにどのくらいの時間がかかりますか。」（n=111）と質問したところ、「半日以内」が27.1%、「数十分以内」が20.7%、「1時間以内」が20.7%という回答となりました。
・数分以内：1.8%
・数十分以内：20.7%
・1時間以内：20.7%
・半日以内：27.1%
・1営業日以内：18.9%
・2営業日~3営業日以内：6.3%
・1週間未満：1.8%
・1週間以上：0.0%
・わからない/答えられない：2.7%
■情報持ち出し申請の内容、「社外秘の資料など秘匿性が高いデータの利用」「顧客情報などセキュリティの観点から機微なデータの利用」など
「Q5.情報持ち出しに関する申請の内容はどのようなものですか。（複数回答）」（n=111）と質問したところ、「社外秘の資料など秘匿性が高いデータの利用」が58.6%、「顧客情報などセキュリティの観点から機微なデータの利用」が55.9%、「外部クライアントへのデータ提供」が55.0%という回答となりました。
・社外秘の資料など秘匿性が高いデータの利用：58.6%
・顧客情報などセキュリティの観点から機微なデータの利用：55.9%
・外部クライアントへのデータ提供：55.0%
・社外での業務利用（リモートワーク含む）：43.2%
・外部会議・プレゼンテーション用資料：42.3%
・内部部門間でのデータ共有：41.4%
・取引先との共同プロジェクトでの活用：36.0%
・バックアップ目的でのデータ複製：36.0%
・研究開発目的でのデータ利用：28.8%
・監査・法的要件のための情報提供：24.3%
・教育・トレーニング目的での資料使用：19.8%
・その他：0.9%
・わからない/答えられない：1.8%
■約6割が、情報持ち出しの承認ワークフローについて、「申請に必要な項目が多い」という課題あり
「Q6.お勤め先の、情報の持ち出しに関する承認ワークフローではどのような課題がありますか。（複数回答）」（n=111）と質問したところ、「申請に必要な項目が多い」が58.6%、「承認者の権限管理が複雑」が44.1%、「申請に必要な手続きが複雑」が39.6%という回答となりました。
・申請に必要な項目が多い：58.6%
・承認者の権限管理が複雑：44.1%
・申請に必要な手続きが複雑：39.6%
・承認漏れや差し戻しが多い：34.2%
・情報の追跡が難しい：34.2%
・システムの操作性が悪い：32.4%
・承認状況の可視化が不十分：27.0%
・承認者の不在時に業務が停滞する：25.2%
・承認ルールの更新や変更が困難：20.7%
・モバイルデバイスからの承認操作が制限される：18.0%
・承認履歴の管理や監査への対応が煩雑：16.2%
・その他：0.0%
・課題はない：4.5%
・わからない/答えられない：2.7%
■情報持ち出しの承認に関して、「承認済み情報の管理と追跡」や「申請者からの問い合わせ対応」に労力がかかるとの声多数
「Q7.情報の持ち出しの承認に関して、労力がかかっている業務を教えてください。（複数回答）」（n=111）と質問したところ、「承認済み情報の管理と追跡」が51.4%、「申請者からの問い合わせ対応」が48.6%、「申請内容の詳細な確認作業」が43.2%という回答となりました。
・承認済み情報の管理と追跡：51.4%
・申請者からの問い合わせ対応：48.6%
・申請内容の詳細な確認作業：43.2%
・承認ルールの更新と周知：38.7%
・システムへの申請データ入力：38.7%
・セキュリティリスクの評価と判断：33.3%
・申請書類の作成支援：32.4%
・部門間での承認調整：31.5%
・承認プロセスの監査への対応：18.0%
・定期的な承認状況の報告作成：17.1%
・その他：0.0%
・特にない：5.4%
・わからない/答えられない：1.8%
■情報持ち出しの承認システムに求める機能、「承認者の代理設定機能」「複数のデータ持ち出しを一括で申請・承認する機能」など
「Q8.情報持ち出しに関する承認にて導入しているシステムにどのような機能が欲しいと感じますか。（複数回答）」（n=111）と質問したところ、「承認者の代理設定機能」が49.5%、「複数のデータ持ち出しを一括で申請・承認する機能」が47.7%、「リアルタイムの承認状況追跡」が45.9%という回答となりました。
・承認者の代理設定機能：49.5%
・複数のデータ持ち出しを一括で申請・承認する機能：47.7%
・リアルタイムの承認状況追跡：45.9%
・多段階承認ワークフロー設定：44.1%
・部門別・役職別の権限設定：41.4%
・自動リマインダー機能：34.2%
・データ暗号化・セキュリティ機能：30.6%
・条件付き自動承認機能：29.7%
・外部システムとの連携機能：28.8%
・承認ルールのカスタマイズ機能：27.0%
・モバイルデバイスからの承認機能：27.0%
・申請内容のテンプレート機能：27.0%
・承認履歴の詳細ログ管理：19.8%
・承認統計・レポート作成機能：18.0%
・その他：0.0%
・特にない：4.5%
・わからない/答えられない：1.8%
■91.9%が、承認ワークフロー付きの情報管理システムを導入することで、「情報管理の安全性や安心感が高まる」と回答
「Q9.情報持ち出し対象の情報資産を格納する設備やシステム、サービスへの接続を承認ワークフロー付きで管理・制限し、接続先からのファイルのダウンロードを制限または証跡記録できる仕組みを導入することで、情報管理の安全性や安心感が高まると思いますか。」（n=111）と質問したところ、「非常にそう思う」が43.3%、「ややそう思う」が48.6%という回答となりました。
・非常にそう思う：43.3%
・ややそう思う：48.6%
・あまりそう思わない：5.4%
・全くそう思わない：0.9%
・わからない/答えられない：1.8%
■まとめ
今回は、情報持ち出しに関するセキュリティ対策を実施し、承認ワークフローを導入している企業にて、情報持ち出しの申請を承認する情報システム担当者111名を対象に、情報持ち出しの承認フローに関する課題調査を実施しました。
まず、情報持ち出し申請の承認ステップとしては、「3段階以上」が約6割を占め、社員1人あたりの情報持ち出し申請数は、月平均「10件以上20件未満」が31.6%で最も多いことが分かりました。また、情報持ち出しの申請から承認までの時間については、27.1%が「半日以内」と回答しており、「1時間以内」で完了している企業は43.2%に留まります。さらに、約6割が、情報持ち出しの承認ワークフローについて、「申請に必要な項目が多い」という課題を感じており、情報持ち出しの承認に関して、「承認済み情報の管理と追跡」（51.4%）や「申請者からの問い合わせ対応」（48.6%）に労力がかかるとの声が挙がりました。最後に、91.9%が、情報持ち出し対象の情報資産の格納先への接続を承認ワークフロー付きで管理・制限し、ファイルのダウンロードを制限または証跡記録できる仕組みを導入することで、「情報管理の安全性や安心感が高まる」と回答しています。
今回の調査では、情報持ち出しの承認プロセスにおける運用上の課題が浮き彫りになりました。承認ワークフロー付きの情報管理システムによる安全性向上に期待を寄せる声が多く、代理承認機能や一括申請機能など、業務効率化につながる機能が求められています。情報持ち出し承認に関する担当者の業務負担を軽減するため、効率的かつ安全な承認システムへのニーズが高まっていると言えるでしょう。
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■株式会社ボスコ・テクノロジーズについて
自動化・仮想化・セキュリティの技術開発を強みに、国内最大手通信事業会社の基幹システム開発、官公庁のネットワークシステム開発に従事し、情報社会インフラ、交通社会インフラを支えてきました。また、ソフトウェア製品 SMART Gateway を開発し、官公庁、自治体、国内大手企業を始め多数の組織に展開しています。
URL ：https://www.bosco-tech.com/
所在地 ：東京都港区西新橋一丁目 6 番 13 号 虎ノ門吉荒ビル 4F
設立 ：2012年2月29日
代表 ：林 經正
事業内容：社会インフラ・サービス開発事業、技術コンサルティング事業
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