保育園に電子契約システム「eformsign」を導入し、業務運営を効率化

日本フォーシーエス株式会社

2023年9月25日 09時00分

日本フォーシーエス株式会社（本社：東京千代田区、代表取締役社長：梁泰植、以下フォーシーエス）が提供する電子契約サービス「eformsign」が、保育施設であるぽかぽか保育園コープ高倉（所在地：東京都八王子市）に導入されました。

【東京都八王子市・2023/8/9】 - 保育園の業務効率化を支える電子契約サービス「eformsign」が、ぽかぽか保育園に導入され、新たに運用が開始されました。保育園の業務プロセスが効率化された一例として、その導入事例をご紹介します。

導入の背景

ぽかぽか保育園は、これまで紙帳票を使用して長期間の保管が必要な書類の保管方法や、1回の契約で提供する書類の多さに悩みを抱えていました。また、定期監査の際には大量のファイルの中から必要な書類を探して用意する必要があり、保育士の負担が増える原因となっていました。

このような問題の解決方法を探す中で電子契約サービスの存在を知り、費用・機能面からeformsignの導入を決定されました。

対象帳票

■保護者に記入してもらう書類

　入園申込書

　病児保育利用同意書

　一時預かり保育利用書

　病児初回登録帳票

　食物アレルギーチェックリスト

　など

【導入効果】eformsignの5つのメリット

ぽかぽか保育園はこれまで、紙帳票を利用して各帳票への記入・管理を行っていましたが、「eformsign」による電子化を行ったことにより、これまで問題となっていた紙帳票の保管場所・コストの問題が解決されたほか、

保護者に書類を郵送・手渡しする必要なく、一度の送信で記入をお願いできるようになりました。さらに検索性の向上により、定期監査の際に必要な書類がすぐ用意できるようになりました。

また、eformsignが持つ便利な機能により、以下のようなメリットが生まれました。

・以前の入力内容を反映: 園児の成長に合わせてアレルギーの内容は変化（増減）していくため、逐次食物アレルギーチェックリストの更新が必要です。以前入力した情報が自動入力されるため、入力は既存の情報を更新するだけで済み、作業時間を短縮することができました。

・対面契約にも対応: eformsignは対面契約にも対応しています。保護者が来園される場合や、遠方での契約に関わらず、場所を問わずに電子契約を行うことができるようになりました。

・情報共有の効率化: 職員が作成した文書を他の職員も閲覧できるようになり、情報共有が円滑に行えるようになりました。

・詳細な権限設定機能: eformsignはユーザーごとに詳細な権限設定を行うことができます。各園同士での情報閲覧を制限してプライバシーを守りつつ、代表管理者は複数の施設アカウントを同時に管理することより、保育園管理の新たな体制を作ることができました。

・利用方法に合わせた料金プラン: 一般的なサブスクリプション型のプランは毎月定額のため、利用が少ない月にも同額の費用が発生します。eformsignのチャージ型プランなら必要な分だけ購入することができるので、最低限の料金で利用できるうえ自動で料金が発生しないため、安心してご利用いただいています。

これらのメリットにより業務環境の改善を行うことができただけでなく、業務改善により得られた時間を保育園児たちに対して使えるようになったことで、保護者からもサービス向上の高い評価をいただきました。