クラスメソッド株式会社が『クラウドメール室』を導入し、契約業務のリードタイム短縮と属人化解消を実現
郵便物管理の作業工数が月あたり約3時間削減、PDF化や柔軟な転送機能によって業務を効率化。
郵便物・配達物クラウド管理システム『トドケール』を提供する株式会社トドケール（本社：東京都千代田区、代表取締役：野島剛、以下「トドケール」）は、クラスメソッド株式会社（本社：東京都港区、代表取締役：横田 聡、以下「クラスメソッド」）の『クラウドメール室』の活用事例を公開しました。
『クラウドメール室』導入の背景と目的
クラスメソッドが「クラウドメール室」を導入した背景には、新型コロナウイルス感染拡大によるリモートワークへの移行が大きく影響しています。以前は郵便物対応のために従業員が出社する必要があり、緊急事態宣言下では出社制限により週1〜2回、1/3程度の人数でしか対応できませんでした。これにより、営業からの依頼への即時対応が困難になり、対応完了までのリードタイム長期化や特定のメンバーへの業務負荷集中といった課題が発生しました。
さらに、導入前に利用していた私書箱サービスでは、書類の転送先が固定されており、担当者や本社に出社しているメンバーしか対応できなかったため、業務の属人化が進んでいました。また、書類が物理的に手元に届くまで内容を確認できなかったため、収入印紙の要否など、事前の準備が必要なケースでの対応に時間がかかってしまうという問題もありました。
これらの課題を解決するため、「クラウドメール室」の導入を検討しました。主な目的は以下の通りです。
・リモート環境下での郵便物対応の滞りない実施
・担当者の属人化解消
・郵便物管理業務の工数削減
・書類のPDF化による事前内容確認と準備期間の確保。
導入の効果
1. リードタイムの大幅な短縮と業務の属人化解消
PDF化された書類を事前に確認できるようになったことで、原本到着を待たずに内容確認や関連部署への共有、印紙の準備などを進められるようになり、業務全体のスピードが格段に向上しました。 また、転送先を柔軟に指定できるようになったため、特定のメンバーに業務負荷が集中することがなくなり、時短勤務者や休暇中のメンバーがいてもチーム内で業務をカバーできるようになり、精神的な安心感も生まれました。
2. 業務工数の削減
郵送物の受け取りからスキャン、仕分け、転送依頼といった一連の作業工数が、月あたり約3時間削減されました。
3. 利便性とサポート体制への満足
「安定稼働の実績」「柔軟な転送先指定」「セキュリティ」「PDF化」「充実したサポート体制」といった選定ポイントをすべて満たし、特にPDF化機能と柔軟な転送先指定機能が以前の課題を解決できました。 検討段階での問い合わせに対する迅速かつ丁寧なレスポンス、および導入後のサポートの早さも、導入の決め手となりました。
導入事例詳細
クラスメソッド株式会社
「クラウドメール室」で契約業務のリードタイム短縮と属人化解消を実現。 クラスメソッドが目指す、多様な働き方を支える業務基盤とは
https://www.todoker.com/stories/classmethod
クラスメソッド株式会社 概要
名称：クラスメソッド株式会社
本社所在地：東京都港区西新橋1-1-1
設立：2004年 7月
代表者：横田 聡
「トドケール」について
株式会社トドケールは「人とモノをつなぐ」をミッションに、人とモノの情報をデータ化し、「ウケワタシをカンタンに」することで、柔軟な働き方の推進と新しいオフィスの形を実現すること目指しています。特に近年、ハイブリッドワークやリモートワークという新しい働き方を取り入れる会社にとって、物理的なモノやモノに関係するアナログな情報はそれを取り扱う社員の足かせとなり、柔軟な働き方の阻害要因となっており、トドケールは総務領域のデジタル化を推進し、より自由な働き方と効率的なオフィス運営を実現します。
【サービスページ】
郵便物・配達物管理クラウドアプリケーション
「トドケール」
「トドケール」はスマートな総務・メール室のための郵便物・配達物管理クラウドアプリケーションです。大きな設備投資なく、スマートフォンとPCで手軽に郵便物や配達物のデジタル管理及び処理の自動化を始めることができます。障害者で運用するメール室のハイブリッドワーク適応化や受け取る社員のリモートワーク効率化とそれに伴うオフィス面積の最適化など、多くの効果を期待することができます。
【トドケール サービスページ】
郵便物・配達物管理ミニBPOサービス
「クラウドメール室」
「クラウドメール室」はオフィスに届く郵便物を電子化して配布する郵便物管理に特化したミニBPOサービスです。周囲がリモートワークの恩恵を享受する中、郵便物を確認、配布するために出社していた総務の業務をクラウドメール室が代行します。郵便物は画像形式で従業員のもとへ通知され、PDFスキャンや転送など、必要な処理をボタン一つで依頼することができます。総務の人材不足解消、社内の労働環境格差の解消に貢献します。
【クラウドメール室 サービスページ】
会社概要
会社名：株式会社トドケール
会社所在地：東京都千代田区平河町1丁目3番12号 第二秩父屋ビル1階
設立：2018年7月24日
代表取締役：野島 剛
事業内容：
オフィス・館内物流を管理するクラウドアプリケーション「トドケール」の開発・運営
オフィスに届く郵便物をデジタルに通知・管理するメール室業務代行サービス「クラウドメール室」の提供
導入事例：
公式キャラクター：トドの「トドケルくん」
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