SmartHR、管理部門が従業員に対しSmartHR内で直接連絡が行える「メッセージ」機能を新たに提供

SmartHR

2025年3月18日 11時00分

　株式会社SmartHR（本社：東京都港区、代表取締役CEO：芹澤雅人、以下「当社」）が運営するクラウド人事労務ソフト「SmartHR（スマートエイチアール）」は、「SmartHR」内で人事・労務などの管理部門が対象となる従業員に対し直接メッセージを送信できる「メッセージ」機能を3月18日より提供します。本機能を通して、個別に発生する人事・労務にまつわる機微な情報のやり取りを「SmartHR」内で完結できます。「SmartHR」のアカウントを持つ全ての従業員とメッセージのやり取りを行えるため、PCを持たない従業員や多拠点で従事する従業員とのやり取りの効率化を促進します。

■ 「メッセージ」機能の概要

　人事・労務にまつわる業務は管理部門だけで完結せず、書類不備の連絡や申請の確認、重要情報の伝達など、従業員との個別連絡が必要な場面が多く発生します。現場従業員やパート・アルバイト従業員をはじめとするノンデスクワーカーなど、個別のPCを持たず、管理部門と直接連絡する手段を持たない従業員にこれらの確認・連絡を行う場合、正社員や店舗責任者が仲介役となって伝言を行う必要がありました。仲介役が必要となることで、情報のやり取りに時間がかかる上に不要な負荷が発生し、さらに人事・労務にまつわる機微な情報が誤った意図で伝わってしまったり、伝え漏れが発生してしまうリスクもありました。

　当社が新たに提供する「メッセージ」機能は、管理部門がメッセージを送りたい従業員を指定して「SmartHR」内で直接連絡を行えます。メッセージ内では、テキストメッセージに加え画像・ファイルなどの送付が可能で、詳細な情報伝達が行えることで認識のズレを防止します。さらに、従業員の既読状況が確認できるため、情報伝達をより確実なものとします。

「メッセージ」機能サービスページ

　当社が協力企業と行った事前テストでは、管理部門が送信したメッセージの既読率は平均85％以上となり、当社が提供するスマートフォン向けアプリを利用した場合の返信スピードはアプリを利用していないユーザーと比較して約2倍早くなるなど、大きな効果が得られています。

＜「メッセージ」機能の特長＞

　「メッセージ」機能では、人事・労務担当者が対象の従業員を選択してメッセージを送信できます。メッセージ内ではjpeg / png / PDF / txt / csv / xlsx / docx 形式のファイルを送信でき、従業員の既読状況の確認が行えます。メッセージは人事・労務担当者と対象従業員のみが閲覧できるやり取りとなるため、個人情報やマイナンバーといった機微な情報を仲介者を挟まず直接且つ安全に取り扱えます。さらに、管理部門が起点となってメッセージの発信をコントロールできるため、従業員からの多数の問い合わせが集中することによる業務負荷を防止します。

　なお、「メッセージ」機能のユーザーインタフェースはやさしい日本語を含む8言語に対応しており、日本語が得意ではない従業員や障害を持つ従業員でも簡単にご利用いただけます。（※1）SmartHRでは、誰もが使いやすい製品を提供するために、アクセシビリティ対応を推進しています。

※1：「メッセージ」機能内でやり取りされた内容を翻訳するものではありません。

■ スマートフォン向けアプリとの併用でより便利に

　「メッセージ」機能で送信したメッセージは、スマートフォン向けアプリを通じて、従業員にプッシュ通知でお知らせできます。従業員が日頃から使う端末に通知を届けられるため、情報の見落としや連絡不通の課題が大幅に解消されます。さらに、メッセージのやり取りはアプリ上でも行えるため、PCを持たない従業員や多拠点に在籍する従業員、業務時間帯が異なる従業員との直接かつスムーズなやり取りが期待できます。

■ 今後の展開

　「メッセージ」機能は、これまで直接の連絡手段を持たなかった管理部門と従業員がシームレスに繋がることで、複雑かつ多岐にわたる人事・労務手続きの大幅な業務効率化を実現します。今後は、管理部門と従業員の双方向のコミュニケーションをより柔軟に行えるアップデートや、メッセージ機能の活用シーンを広げるアップデートを予定しています。すでに提供している「年末調整」機能や「入社手続き」機能などと「メッセージ」機能を組み合わせてご利用いただくことで、SmartHRを日常業務へより深く浸透させ、さらなる業務効率化と働きやすい環境づくりへ貢献してまいります。

■ SmartHRが取り組むアクセシビリティ対応について

　アクセシビリティとは、サービスや情報を"いつでも・どんな人でも使えるようにする"という、初歩的な環境整備の1つです。障害を持つ人や高齢者、外国人などさまざまな特性の従業員が増える昨今、労働環境におけるアクセシビリティの向上は重要性を増しています。

　SmartHRは、「well-working 労働にまつわる社会課題をなくし、誰もがその人らしく働ける社会をつくる。」というコーポレートミッション実現の一環として、製品開発において “誰もが使える”を目指しており、視覚に障害がある方やマウスが使えない方などの負担を軽減するアプリケーションの設計や開発、高齢者や眩しい環境で操作する方にも有効な見やすく使いやすいデザインの採用、第一言語が日本語ではない従業員の利用を想定した多言語化対応などを進めています。

　多様な特性を持つ従業員一人ひとりが特別な配慮なく価値ある仕事に集中するために、「仕組みで解決できることを、やさしさで解決しない。」を指針に、誰もがその人らしく働ける社会の実現を目指してまいります。

SmartHRのアクセシビリティに関する取り組み

■ クラウド人事労務ソフト「SmartHR」について

　「SmartHR」は、労務管理クラウド6年連続シェアNo.1(※)のクラウド人事労務ソフトです。

　採用管理の情報から内定者の雇用契約や入社手続き、年末調整などの多様な労務手続きをペーパーレス化し、データとして蓄積。さらに、「SmartHR」に溜まった従業員データを活用した「人事評価」「従業員サーベイ」「配置シミュレーション」「スキル管理」などのタレントマネジメント機能により、組織の活性化や組織変革を推進し生産性向上を支援しています。アプリストアサービス「SmartHR Plus」は勤怠や給与などのサービスと連携できるアプリケーションを展開し、個社ごとのカスタマイズ性を高め、正確性や安全性の高いデータ連携を実現しています。

　「SmartHR」は、企業の生産性向上を後押しし、すべての人が働きやすい環境づくりに貢献します。

※ デロイトトーマツミック経済研究所「HRTechクラウド市場の実態と展望 2023年度版」労務管理クラウド市場・出荷金額（2023年度見込） https://mic-r.co.jp/mr/03030/