アルティウスリンク、DXで印刷業務をスマート化！障がい者雇用の現場から生まれた業務効率化の実践をレポート

アルティウスリンクでは、デジタル技術による業務改革が社会全体で加速する中、さまざまなDXに関する取り組みを推進しています。本ブログでは、当社の障がい者雇用専門部署である「事務サポートユニット」でメンバーが主体的に推進した、業務効率化に向けた取り組みをご紹介します。

取り組みの背景

「事務サポートユニット」では、社内の事務・庶務業務をはじめ、印刷や社内便などの業務を、それぞれの内容に応じてチームを分けて担当しています。2016年のユニット立ち上げから現在に至るまで、障がい者雇用ではなく活躍を目指し、職場定着のサポートやチューター制度の導入など、さまざまな取り組みを行ってきましたが、業務効率化に向けた取り組みは今回が初のチャレンジとなります。

本取り組みの背景として「注文者の利便性を向上したい」という想いがありました。印刷業務では、注文者の工数負担や入力ミスといった課題を抱えていました。従来のExcel注文書では、記入項目が分かりづらく、誤入力が頻発。その結果、注文内容の確認や修正のやり取りが何度も発生、注文者にとっても手間のかかる状況となっており、印刷不備につながるケースも見受けられました。

こうした課題を踏まえ、印刷業務に携わるメンバーから「Power Automate※を活用し、注文者がよりスムーズに依頼できる仕組みを整えられないか」という提案があり、「印刷チーム」での業務効率化に向けた取り組みがスタートしました。

 

※Power Automateは、Microsoft 365に含まれる業務自動化ツールです。ノーコードでフォーム入力やファイル管理、通知などの定型業務を自動化できます。

業務効率化に向けた挑戦　研修実施と新運用展開への道のり

印刷業務の経験やスキルはメンバーによってさまざまです。そこで、この取り組みを進めるにあたり、チームメンバーが目的を理解し、納得したうえで業務に取り組めるように工夫しました。印刷チームでは、2025年度の目標を「DX化に関われるように考えること」とし、新しい取り組みにチャレンジする意義を共有しました。こうした、前向きに取り組める雰囲気づくりを大切にしています。

また、チームメンバーそれぞれが持っている経験や知識を活かすことも重視しました。今回の取り組みは発案者であるHさんがメイン担当者となり、ITツールの知見があるNさんのサポートを受けながら推進していきました。業務を理解する2人が、運用方法の構築や新しい注文書の制作を担当し、他メンバーへの研修内容の構築や資料の準備も進めました。

研修で利用した資料（抜粋）研修資料はすべてHさんが中心となって作成しました

約3か月におよぶ準備期間を経て、いよいよ研修当日。印刷チームの全メンバーが参加し、「Power Automateを知り、体験すること」を目的に、実際に操作しながら学べる構成としました。講師はHさん、操作サポートはNさんが担当し、参加者の理解を深めながら研修を進行しました。

HさんとNさんが連携しながら研修を進めます

まず、Power Automateの概要を説明し、その後、業務内容に即したPower Automateのフローを作成します。エラーが出て躓くこともありましたが、Nさんがすぐにメンバーをフォローし、全員で一つひとつの工程をクリアしていきました。フローが正常に動作すると、自然と拍手が起こる場面も。

エラーもありましたが、すべての工程をクリア！思わず拍手がわきます

研修の最後に小島ユニット長から参加者に向けて「この研修をきっかけに、”この業務も自動化できるかも！” と気づけるようになり、実現してほしいと思っています。毎日同じことを繰り返すのではなく、DXの波をキャッチアップし、私たち自身も進化していけるように引き続き尽力しましょう。そして、研修を担当してくれたHさん、Ｎさん、ありがとうございました！」とメッセージがありました。Hさん、Nさんに向けてチームメンバー全員からの拍手で感謝の気持ちを伝え、研修が終了しました。

事務サポートユニット　小島ユニット長

Power Automate活用による新運用がスタート！そして、次のステージへ

8月から新たな挑戦が始まりました。Power Automateを活用した運用がついにスタート。まずは注文数の多い商品から段階的に導入し、着実に成果を積み重ねています。すでに利用者からは、「入力が簡単でスムーズになり、注文までの工数が減った」「納品が早くなった」「他の商品も新しい運用方法で注文できると良い」という声もあがっています。

10月以降、新運用での対象商品をさらに拡大していく計画が進行中です。そして、印刷業務以外についても効率化の波を広げるべく、次なる一手も検討中。事務サポートユニットの挑戦は、始まったばかり。まだまだ続きます！

管理者からのコメント　従業員が主体的に取り組める環境づくりの秘訣

普段から、メンバーが意見を発言しやすい雰囲気づくりを意識し、アイデアの実現に向けて共に考えることを心がけています。事務サポートユニットでは面談の機会を多く設け、一人ひとりと丁寧に向き合う時間を大切にしています。こうした対話を重ねることで、チームメンバーの特性を深く理解し、それぞれの個性を活かした業務の推進につなげています。今回の取り組みも、面談の中で、Hさんからの提案がきっかけでした。Hさん、Nさんのそれぞれの「得意」を活かせたからこそ、実現できた取り組みです。

また、チーム全員が研修を受講することで、メンバーの気づきを促し、新たな挑戦につながると考えています。

事務サポートユニットを支える管理者

アルティウスリンクは、今後もDE&I（ダイバーシティ・エクイティ＆インクルージョン）を推進するとともに、従業員の活躍や職場の取り組みを発信してまいります。

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「そのつながりを、もっとつよく。うつくしく。おもしろく。」をパーパスに掲げ、人と企業、社会のつながりをより豊かにしながらお客様企業とともに価値を創造し、持続可能な社会の発展に貢献してまいります。

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